Mejores Software de adquisición

El software de adquisiciones ayuda a las organizaciones a automatizar sus esfuerzos de compra. Con el software de adquisiciones, las empresas pueden manejar la mayoría de las actividades relacionadas con las adquisiciones en línea, incluyendo la creación y aprobación de órdenes de compra, la selección y pedido de productos, la recepción y conciliación de órdenes y facturas, y la realización de pagos. Los departamentos de adquisiciones también pueden usar productos de adquisiciones para coordinar los envíos de pedidos para una capacidad óptima, o para interactuar con proveedores que compiten por el negocio. Los principales beneficios proporcionados por el software de adquisiciones son la reducción del tiempo y esfuerzo dedicados a gestionar compras, el aumento de la coordinación con los proveedores y la capacidad de aprovechar las economías de escala.

El software de adquisiciones no debe confundirse con el software en la categoría de Gestión de Almacenes o la categoría de Compras, a pesar de cierta superposición en funcionalidades entre estas categorías.

Consideraciones de Compra para el Software de Adquisiciones

1. Antes de elegir un producto de software de adquisiciones, debe asegurarse de que las características que requiere van más allá de las ofrecidas por los productos de software de compras. Aunque muchas personas usan los términos adquisiciones y compras indistintamente, estas dos categorías de software son de hecho bastante diferentes a pesar de compartir algunas características. Para contexto, los pasos del ciclo de adquisición a pago (P2P) son los siguientes:
1. Identificación de la Necesidad
2. Autorización de la Solicitud de Compra
3. Aprobación de la Solicitud de Compra
4. Adquisición
5. Identificación de Proveedores
6. Consultas/Recepción de la Cotización
7. Negociación
8. Selección del Proveedor
9. Reconocimiento de la Orden de Compra
10. Aviso de Envío Anticipado
11. Recepción de Bienes
12. Registro de Factura
13. Conciliación de Tres Vías
14. Pago al Proveedor
2. Mientras que el software de adquisiciones está diseñado para cubrir todos los pasos del ciclo de adquisición a pago (P2P), el software de compras se limita a un subconjunto específico de pasos que abarcan desde el reconocimiento de la orden de compra hasta la recepción de bienes y finalmente al pago al proveedor. Aunque estos pasos del ciclo P2P son importantes, generalmente no están adaptados para ajustarse al alcance y tamaño de las empresas individuales, y en su lugar son rutinarios y fundamentales para una buena práctica de compras.
3. Software de adquisiciones vs. software de compras: El software de adquisiciones incluye estos pasos así como aquellos asociados con la búsqueda y la identificación inicial de requisitos así como de proveedores potenciales. La negociación con proveedores y la búsqueda estratégica de bienes y servicios también se gestionan dentro del ámbito del software de adquisiciones, mientras que generalmente no son manejados por el software de compras.
4. Facilidad de búsqueda con el producto de adquisiciones: Los productos de software de adquisiciones deben ser capaces de facilitar adecuadamente el proceso de búsqueda dentro del ciclo P2P, de modo que los análisis de mercado, RFx, y las comunicaciones, negociaciones y contratación con proveedores se manejen dentro del software. Además, el software de adquisiciones debe proporcionar vistas macro fáciles de usar del proceso de búsqueda, para que los esfuerzos futuros puedan ser optimizados o adaptados a entornos cambiantes.
5. ¿El producto se integra con sus sistemas existentes?: Al elegir un producto de software de adquisiciones, es importante estar al tanto de las integraciones disponibles con sus sistemas existentes. Si su empresa ya utiliza y está satisfecha con una herramienta de software de compras, un producto de software CPQ, o una suite de cadena de suministro, por ejemplo, puede querer mantener esos sistemas si es posible mientras invierte en software de adquisiciones en lugar de reemplazarlos por completo.
6. ¿El software es fácilmente escalable?: A medida que su empresa y sus necesidades de adquisiciones crecen, debe estar seguro de que el software de adquisiciones que elija podrá escalar con ellas. Cualquier herramienta de adquisiciones que elija debe ser personalizable para ajustarse a sus circunstancias y necesidades cambiantes con el tiempo. Además, debe verificar si las personalizaciones que necesitará están incluidas en el costo del software o si requieren un cargo adicional. Si no se ofrece personalización, puede querer considerar otra opción de software de adquisiciones para asegurarse de que el producto sea escalable con su negocio.
7. ¿Cómo se gestionan las actualizaciones de software y qué tan fuerte es el soporte al cliente?: Por último, pero no menos importante, debe considerar la regularidad y facilidad de las actualizaciones de software. La forma en que el proveedor de adquisiciones notifica a los clientes es importante, ya que no querrá ser sorprendido una mañana con un aviso de que debido a problemas con una actualización automática de software podría no poder usar el software para sus funciones regulares. Además, el costo y la frecuencia de estas actualizaciones de software son relevantes para su decisión, al igual que la calidad del soporte del proveedor en caso de que surjan problemas como resultado de estas actualizaciones.

Beneficios Clave del Software de Adquisiciones

Hemos discutido cómo el software de adquisiciones puede ayudarle a optimizar las funciones de búsqueda y compra del ciclo de adquisición a pago, pero una herramienta de adquisiciones exitosa puede beneficiar directamente a su empresa de otras maneras también.

Con el software de adquisiciones, puede:

• Reducir costos aprovechando las relaciones con proveedores para mejorar el rendimiento
• Asegurar el cumplimiento de contratos con seguimiento centralizado de transacciones
• Mejorar la eficiencia del personal de adquisiciones automatizando el procesamiento de pedidos
• Simplificar las comunicaciones y negociaciones con proveedores
• Reducir retrabajos y errores con un sistema de adquisiciones completamente integrado
• Mejorar los controles de gasto con procesos de aprobación estandar