Beste HR-Compliance-Software
Vorgestellte HR-Compliance-Software auf einen Blick
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Mehr über HR-Compliance-Software erfahren
Was ist HR-Compliance-Software?
HR-Abteilungen stehen vor erheblichen Compliance- und Durchsetzungsrisiken, da sie alle internen und externen Richtlinien verwalten. HR-Fachleute und Manager nutzen HR-Compliance-Software, um mit den sich ständig ändernden Vorschriften der Bundes-, Landes- und Kommunalregierungen, Arbeitsgesetzen, Unternehmensrichtlinien usw. Schritt zu halten. Durch den Einsatz dieser Technologie können HR-Fachleute die Einhaltung von Vorschriften aufrechterhalten und verwalten, bestimmen, wie sich dies auf die Unternehmensleistung auswirkt, und die Compliance-Programme ihrer Unternehmen verbessern.
Da neue Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ihren Anwendungsbereich weiter ausdehnen, müssen Organisationen diese ständig zunehmenden und sich ausweitenden Gesetze im Auge behalten, um die Compliance aufrechtzuerhalten. Regulatorische Technologie (Regtech) wurde typischerweise als Unterkategorie der Finanztechnologie (Fintech) betrachtet, da sie Finanzinstituten hilft, finanzielle Compliance-Vorschriften einzuhalten. Regtech hat in den letzten Jahren an Popularität gewonnen, teilweise aufgrund des Aufstiegs disruptiver Fintech-Produkte sowie der wesentlichen Rolle, die Regtech im HRtech spielt. Regtech und HRtech werden sich weiter vereinen, da Gesetze wie die DSGVO beeinflussen, wie Organisationen Mitarbeiterinformationen speichern, verarbeiten und verwalten können.
HR-Compliance-Technologie kann Unternehmen, Managern und HR-Fachleuten helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. HR-Compliance-Software wird oft in Kern-HR, Human Resource Information Systems (HRIS) oder Human Resource Management Systems (HRMS) integriert oder als Zusatzlösung angeboten. Diese Compliance-Lösungen bieten den Nutzern eine zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung aller compliancebezogenen Probleme, Aktivitäten und Aufgaben. HR-Compliance-Software hält aktuelle Informationen über branchenspezifische Gesetze bereit, was es Unternehmen erleichtert, die Branchen-Compliance aufrechtzuerhalten. HR-Compliance-Software rationalisiert die Organisation von Mitarbeiterunterlagen, die Einhaltung von Lohn- und Leistungsanforderungen, die Sicherheit sensibler Informationen und die Minderung von Fehlern, die zu unbeabsichtigter Nichteinhaltung führen könnten.
Wichtige Vorteile von HR-Compliance-Software
- Aufrechterhaltung der Einhaltung von Bundes-, Landes- und Unternehmensrichtlinien für Gehaltsabrechnung, Leistungen, Risiko und Sicherheit, Rekrutierung, Mitarbeiterbeziehungen usw.
- Erstellen von Benachrichtigungen und Warnungen für relevante Gesetzes- und Regelaktualisierungen
- Verfolgen von Änderungen und Aktualisierungen von Mitarbeiterdokumenten und -dateien
- Sichere Aufbewahrung aller Mitarbeiterdokumente und -daten
- Automatisieren von Berichten für relevante Gesetze und Regeln
- Erstellen spezifischer Rollen und Berechtigungen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen
Warum HR-Compliance-Software verwenden?
HR-Compliance-Software hilft Organisationen, HR-Abteilungen und HR-Personal, die Compliance aufrechtzuerhalten, komplexe regulatorische Änderungen zu verwalten und HR-Praktiken zu verbessern. Wenn Unternehmen die Compliance nicht genau einhalten, können Fehler und Probleme zu Folgendem führen:
Strafen — Strafen sind hoch für jeden Fehltritt in der Compliance, dazu gehören Fehler und Auslassungen, fehlende Formulare oder das Vorhandensein von Formularen, die hätten gelöscht werden sollen, Inkonsistenzen, unrechtmäßige Beschäftigung usw. HR-Compliance-Software hilft HR-Abteilungen, Compliance-Fehler zu vermeiden und Konsistenz über alle Dokumente hinweg aufrechtzuerhalten. Zum Beispiel wird die Compliance-Technologie HR darauf hinweisen, wann Formulare nach einer Kündigung eines Mitarbeiters verworfen werden müssen. Nichteinhaltungsstrafen könnten Arbeitgebern zwischen 25 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Tag für Fehler bei der Neueinstellungsmeldung bis zu über 1.500.000 US-Dollar pro Jahr für 1099-Strafen kosten.
Wer nutzt HR-Compliance-Software?
Große, kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich an die sich ständig ändernden staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze und Unternehmensrichtlinien halten. HR-Compliance-Software bietet Unternehmen, HR-Abteilungen und HR-Personal optimierte Lösungen, um alle Compliance-Anforderungen in der Organisation sorgfältig zu verwalten und aufrechtzuerhalten. Diese Lösungen könnten HR-Compliance-Schulungen, HR-Audit-Management, Mitarbeiterhandbücher und mehr umfassen.
Insbesondere kleine und mittelständische Organisationen könnten Schwierigkeiten haben, mit der HR-Compliance Schritt zu halten, da ständig neue Gesetze eingeführt werden. Besonders wenn das HR-Team klein ist (oder sogar nur aus einer Person besteht), wird ihre Bandbreite schnell überlastet. HR-Compliance-Software ist unerlässlich, um die Compliance in allen Abteilungen so optimiert und vereinfacht wie möglich aufrechtzuerhalten.
Arten von HR-Compliance-Software
HR-Compliance deckt eine Vielzahl von Bereichen ab, um Unternehmen und HR-Abteilungen zu helfen, die Compliance auf Unternehmensebene aufrechtzuerhalten. Während einige Anbieter umfassende Lösungen anbieten, die alle Bereiche der HR-Compliance abdecken, konzentrieren sich die meisten Anbieter auf eine spezifische Compliance-Lösung wie Leistungen oder Gehaltsabrechnung. Die folgende Liste zeigt Bereiche, die HR-Compliance-Software abdeckt:
Leistungs-Compliance — Leistungsprogramme müssen spezifische Gesetze einhalten. HR-Compliance-Software hilft Programmdirektoren, die Einhaltung der neuesten Affordable Care Act (ACA), Flexible Spending Account (FSA), Health Savings Account (HSA), Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) und Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) Vorschriften aufrechtzuerhalten. Diese Lösungen konzentrieren sich auf folgende Compliance-Bedenken: Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Family and Medical Leave Act (FMLA), Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA), Children’s Health Insurance Program Reauthorization Act (CHIPRA), Mental Health Parity and Addiction Equity Act (MHPAEA) und Fair Labor Standards Act (FLSA).
Mitarbeiterbeziehungen — Diese Art von HR-Compliance-Software hilft Organisationen, komplexe regulatorische Änderungen zu verwalten und sich auf Audits des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) vorzubereiten. Sie bieten auch Einblicke in Affirmative Action Programs (AAP) mit konformen Plänen, Management, Schulungen und quantitativer Analyse zur Unterstützung von Talententscheidungen und zur Reduzierung von Strafen und Bußgeldern.
Arbeit und Beschäftigung — Eine ordnungsgemäße Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung ist notwendig, um die Identität eines neuen Mitarbeiters zu bestätigen und zu überprüfen, dass er zur Beschäftigung berechtigt ist. HR-Compliance-Software hilft HR-Personal, alle Dokumentationen zur Beschäftigungsberechtigung zu sammeln, zu organisieren und zu verwalten.
Gehaltsabrechnung — Gehaltsabrechnungsprozesse müssen den lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen entsprechen. Die Gehaltsabrechnungs-Compliance überwacht alle Aspekte der Gehaltsabrechnungsproduktion, einschließlich der Erfassung und Berechnung von Gehaltsdaten. Diese HR-Compliance-Lösungen verwalten auch die Spezifikationen von Bundes- und Landesgesetzen und passen die Compliance-Bemühungen an den Standort der Organisation oder des Mitarbeiters an. Sie konzentrieren sich auf folgende Compliance-Bedenken: FLSA, Federal Insurance Contributions Act (FICA), Federal Unemployment Tax Act (FUTA) und Sarbanes-Oxley Act (SOX).
Risiko und Sicherheit — HR-Abteilungen und Fachleute nutzen HR-Compliance-Software, um die Arbeitssicherheit in der gesamten Organisation zu überwachen, zu verwalten und durchzusetzen. Diese Lösungen konzentrieren sich auf folgende Compliance-Bedenken: Mine Safety and Health Administration (MSHA) und Occupational Safety and Health Administration (OSHA).
Rekrutierung — Organisationen und HR-Abteilungen müssen bei der Rekrutierung und Einstellung neuer Talente die Einhaltung staatlicher und bundesstaatlicher Vorschriften sicherstellen. Die Rekrutierungs-Compliance kann besonders schwierig für kleine und mittelständische Unternehmen zu verwalten sein, die nur kleine HR-Teams oder einzelne HR-Mitarbeiter haben. Diese Lösungen konzentrieren sich auf folgende Compliance-Bedenken: Consumer Credit Protection Act (CCPA), FLSA, Equal Employment Opportunity/Affirmative Action (EEO/AA), Department of Labor, Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP).
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit HR-Compliance-Software
Die folgenden Lösungen werden entweder in HR-Compliance-Software integriert oder bieten Compliance als Teil ihrer Geschäftslösung an.
Kern-HR-Software — Kern-HR-Software wird oft als Teil einer integrierten HR-Management-Suite implementiert und bietet entweder HR-Compliance-Funktionen oder integriert sich mit HR-Compliance-Technologie, um die Compliance in allen erforderlichen Bereichen zu gewährleisten.
Gehaltsabrechnungssoftware — Gehaltsabrechnungslösungen helfen HR- und Buchhaltungsteams, Gehaltsabrechnungsprozesse zu automatisieren, um Zeit zu sparen und eine genaue Buchführung und Compliance sicherzustellen.
Leistungsverwaltung-Software — Leistungsverwaltung-Software hilft Organisationen und HR-Abteilungen, wettbewerbsfähige Mitarbeiterleistungsprogramme zu verwalten und gleichzeitig die Compliance aufrechtzuerhalten.
PEO-Software — Professional Employer Organization (PEO)-Lösungen werden typischerweise von kleinen bis mittelständischen Unternehmen (KMU) genutzt, die möglicherweise keine eigenständige HR-Abteilung haben. Diese Lösungen helfen kleinen Unternehmen, skalierbare und erschwingliche HR-Lösungen zu nutzen und gleichzeitig die Compliance aufrechtzuerhalten.
