Les systèmes de réservation de salles de réunion fournissent des outils simples pour réserver des salles de conférence et d'autres espaces ou ressources au sein d'un bureau ou d'un lieu de travail partagé. Ce logiciel garantit que les organisateurs et les participants disposent des aménagements nécessaires pour des réunions importantes, tout en permettant aux gestionnaires de bureau de maintenir une vue précise et à jour de l'utilisation des ressources de l'entreprise. Les gestionnaires de bureau peuvent programmer ces plateformes avec des autorisations d'utilisateur et d'autres restrictions pour garantir l'utilisation appropriée de ces ressources précieuses. Les systèmes de réservation de salles de réunion sont principalement utilisés pour planifier et inviter d'autres personnes à des réunions telles que des scrums d'équipe, des appels de vente, des entretiens individuels et des séances de brainstorming. Ils sont également utilisés par les membres et les gestionnaires communautaires des espaces de coworking pour réserver des salles, des bureaux, des zones d'appel désignées et des espaces calmes. Ces outils améliorent l'efficacité du lieu de travail tout en évitant les doubles réservations ou d'autres situations où les espaces de réunion et les ressources ne sont pas disponibles à des moments critiques. Certains produits de cette catégorie offrent des fonctionnalités d'analyse pour fournir un aperçu de l'utilisation des espaces partagés et aider à affiner le protocole de planification des salles.
Les systèmes de réservation de salles de réunion s'intègrent couramment avec des logiciels de calendrier afin que les organisateurs et les participants puissent consulter ou gérer les détails des réunions, tels que l'heure et le lieu, par rapport à leurs horaires généraux. Ces outils offrent également des intégrations avec des logiciels de messagerie électronique, facilitant l'envoi d'invitations électroniques aux participants par les organisateurs. Ces outils s'intègrent souvent avec ou partagent des fonctionnalités de logiciels de gestion des visiteurs pour enregistrer et suivre les informations sur les participants aux réunions, en particulier ceux de l'extérieur de l'entreprise. Un certain nombre de systèmes de réservation de salles de réunion fournissent des fonctionnalités de signalisation numérique pour afficher les détails des réunions à l'extérieur des salles de conférence et permettre des processus d'enregistrement simplifiés. Cela impliquera généralement du matériel externe tel que des tablettes ou des écrans numériques, soit d'un tiers, soit du fournisseur de logiciel lui-même.
Pour être inclus dans la catégorie des systèmes de réservation de salles de réunion, un produit doit :
Fournir un aperçu des salles de conférence de l'entreprise, ainsi que des horaires et des détails des réunions programmées
Permettre aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées de réserver des salles de réunion disponibles, de modifier les détails des événements et d'inviter des participants
Équiper les administrateurs, tels que les gestionnaires de bureau, d'outils pour modifier les autorisations des utilisateurs, les détails des salles et des ressources, et les informations spécifiques aux réunions
Synchroniser avec les outils de calendrier et/ou de messagerie électronique des organisateurs et des participants
