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Software de Aquisição ajuda as organizações a automatizar seus esforços de compras. Com o software de aquisição, as empresas são capazes de lidar com a maioria das atividades relacionadas à aquisição online, incluindo a criação e aprovação de pedidos de compra, seleção e pedido de produtos, recebimento e correspondência de pedidos e faturas, e realização de pagamentos. Os departamentos de aquisição também podem usar produtos de aquisição para coordenar o envio de pedidos para capacidade ideal, ou para se envolver com fornecedores que estão concorrendo por negócios. Os principais benefícios proporcionados pelo software de aquisição são a redução do tempo e esforço gastos na gestão de compras, aumento da coordenação com fornecedores e a capacidade de alavancar economias de escala.

O software de aquisição não deve ser confundido com software na categoria de Gestão de Armazém ou categoria de Compras, apesar de alguma sobreposição nas funcionalidades entre essas categorias.

Considerações de Compra para Software de Aquisição

1. Antes de escolher um produto de software de aquisição, você deve garantir que os recursos que você precisa vão além dos oferecidos por produtos de software de compras. Embora muitas pessoas usem os termos aquisição e compras de forma intercambiável, essas duas categorias de software são, de fato, bastante diferentes, apesar de compartilharem algumas características. Para contexto, as etapas do ciclo de aquisição para pagamento (P2P) são as seguintes:
1. Identificação da Necessidade
2. Autorização do Pedido de Compra
3. Aprovação do Pedido de Compra
4. Aquisição
5. Identificação de Fornecedores
6. Consultas/Recebimento da Cotação
7. Negociação
8. Seleção do Fornecedor
9. Aceitação do Pedido de Compra
10. Aviso de Envio Antecipado
11. Recebimento de Mercadorias
12. Registro de Fatura
13. Conferência Tríplice
14. Pagamento ao Fornecedor
2. Enquanto o software de aquisição é projetado para cobrir todas as etapas do ciclo de aquisição para pagamento (P2P), o software de compras é limitado a um subconjunto específico de etapas que abrangem a aceitação do pedido de compra até o recebimento de mercadorias e, finalmente, o pagamento ao fornecedor. Embora essas etapas do ciclo P2P sejam importantes, geralmente não são adaptadas para atender ao escopo e tamanho de empresas individuais, sendo, em vez disso, rotineiras e fundamentais para uma boa prática de compras.
3. Software de aquisição vs. software de compras: O software de aquisição inclui essas etapas, bem como aquelas associadas à obtenção e identificação inicial de requisitos, assim como potenciais fornecedores. A negociação com fornecedores e a obtenção estratégica de bens e serviços também são gerenciadas dentro do escopo do software de aquisição, enquanto geralmente não são tratadas pelo software de compras.
4. Facilidade de obtenção com o produto de aquisição: Os produtos de software de aquisição devem ser capazes de facilitar adequadamente o processo de obtenção dentro do ciclo P2P, de modo que análises de mercado, RFx, e comunicações, negociações e contratos com fornecedores sejam todos gerenciados dentro do software. Além disso, o software de aquisição deve fornecer visões macro fáceis de usar do processo de obtenção, para que esforços futuros possam ser simplificados ou adaptados a ambientes em mudança.
5. O produto se integra aos seus sistemas existentes?: Ao escolher um produto de software de aquisição, é importante estar ciente das integrações disponíveis com seus sistemas existentes. Se sua empresa já usa e está satisfeita com uma ferramenta de software de compras, um produto de software CPQ, ou um conjunto de cadeia de suprimentos, por exemplo, você pode querer manter esses sistemas, se possível, enquanto investe em software de aquisição em vez de substituí-los completamente.
6. O software é facilmente escalável?: À medida que sua empresa e suas necessidades de aquisição crescem, você deve ter confiança de que o software de aquisição que escolher será capaz de escalar com elas. Qualquer ferramenta de aquisição que você escolher deve ser personalizável para se ajustar às suas circunstâncias e necessidades em mudança ao longo do tempo. Além disso, você deve verificar se as personalizações que você precisará estão incluídas no custo do software ou se requerem um custo adicional. Se a personalização não for oferecida, você pode querer considerar outra opção de software de aquisição para garantir que o produto seja escalável com sua empresa.
7. Como as atualizações de software são gerenciadas e quão forte é o suporte ao cliente?: Por último, mas não menos importante, você deve considerar a regularidade e facilidade das atualizações de software. A forma como o fornecedor de aquisição notifica os clientes é importante, pois você não quer ser surpreendido uma manhã com um aviso de que, devido a problemas com uma atualização automática de software, você pode não conseguir usar o software para suas funções regulares. Além disso, o custo e a frequência dessas atualizações de software são relevantes para sua decisão, assim como a qualidade do suporte do fornecedor caso surjam problemas como resultado dessas atualizações.

Principais Benefícios do Software de Aquisição

Com o software de aquisição, você pode:

• Reduzir custos aproveitando os relacionamentos com fornecedores para melhorar o desempenho
• Garantir conformidade contratual com rastreamento centralizado de transações
• Melhorar a eficiência da equipe de aquisição automatizando o processamento de pedidos
• Simplificar comunicações e negociações com fornecedores
• Reduzir retrabalho e erros com um sistema de aquisição totalmente integrado
• Melhorar o controle de gastos com processos de aprovação padronizados