Mejores Software ERP
¿Qué es ERP? La planificación de recursos empresariales (ERP) es un término utilizado para describir una solución empresarial integral que conecta una variedad de departamentos dentro de una empresa. Para las ofertas estándar de ERP, estas ramas pueden incluir contabilidad, cadena de suministro, gestión de cartera de proyectos, fabricación y recursos humanos, entre otros. Las herramientas que caen bajo la categoría de ERP proporcionan una mayor eficiencia para los profesionales en contabilidad y finanzas, gestión de activos empresariales, servicios profesionales y gestión de proyectos. Aunque están dirigidos a empresas de tamaño empresarial, estos productos pueden ser utilizados por pequeñas y medianas empresas con alta producción. Cada subcategoría de ERP se enumera a continuación, sin embargo, algunas categorías cruciales de software ERP incluyen:
Automatización de Servicios Profesionales
El software de automatización de servicios profesionales (PSA) mejora los procesos de las empresas de servicios profesionales al ofrecer información sobre la información de proyectos y la asignación de recursos. Estos productos permiten a los gerentes asignar proyectos a recursos disponibles, rastrear el progreso de los proyectos, registrar el tiempo y los gastos de cada proyecto, e incluso enviar facturas a los clientes directamente desde el software. Al registrar las finanzas de los proyectos, el software PSA permite una mejor previsión del presupuesto y los recursos para futuros productos. Esto ayuda con la consultoría, la publicidad o cualquier otra empresa de servicios profesionales orientada al cliente que trabaje de manera orientada a proyectos.
Los sistemas y suites ERP son suites de software complejas y expansivas que abarcan todos los aspectos de las empresas basadas en productos. La aplicación principal de estos productos son los módulos de contabilidad. Sin embargo, proporcionan funcionalidad para presupuestación y previsión, gestión de inventario y almacenes, fabricación y distribución, entre otros. Al tener todos estos departamentos trabajando en un sistema centralizado, las suites ERP facilitan un negocio más transparente. También proporcionan a los profesionales de gestión financiera observaciones e información directa sobre cómo los factores de la cadena de suministro impactan la rentabilidad.
Sistemas ERP Basados en Proyectos
Los sistemas ERP basados en proyectos proporcionan la misma transparencia que las ofertas estándar de ERP, pero están específicamente dirigidos a empresas que utilizan un modelo de negocio orientado a proyectos en lugar de orientado a productos. Estas soluciones ofrecen contabilidad de proyectos, de manera similar al software de automatización de servicios profesionales, pero para industrias fuera de los servicios profesionales. Las empresas que utilizan un modelo de negocio basado en proyectos no deberían intentar implementar una suite ERP estándar, lo que puede causar una gran cantidad de complicaciones, y volverse costoso e ineficiente muy rápidamente.
Gestión de Activos Empresariales
Los productos de gestión de activos empresariales (EAM) ayudan a rastrear los activos físicos controlados por una empresa. Estas soluciones ayudan a rastrear el ciclo de vida de los activos para asegurar que no se vuelvan obsoletos o ineficientes. Registrar la productividad de los activos puede ayudar con el mantenimiento potencial de reparaciones, e incluso ofrecer soluciones de mantenimiento predictivo que en última instancia ayudarán con la rentabilidad. Estos sistemas ofrecen a las empresas una gran cantidad de datos, que pueden ser analizados para determinar cuándo se requiere el mantenimiento o reemplazo de activos.
Cada uno de estos productos de software ofrece aspectos de la planificación de recursos empresariales y mejora la transparencia de los procesos empresariales. Alcanzan a través de departamentos internos e industrias para ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad. Cada una de las siguientes categorías de software cae bajo este concepto general.
Software de adquisición
El software de adquisiciones ayuda a las organizaciones a automatizar sus esfuerzos de compra. Con el software de adquisiciones, las empresas pueden manejar la mayoría de las actividades relacionadas con las adquisiciones en línea, incluyendo la creación y aprobación de órdenes de compra, la selección y pedido de productos, la recepción y conciliación de órdenes y facturas, y la realización de pagos. Los departamentos de adquisiciones también pueden usar productos de adquisiciones para coordinar los envíos de pedidos para una capacidad óptima, o para interactuar con proveedores que compiten por el negocio. Los principales beneficios proporcionados por el software de adquisiciones son la reducción del tiempo y esfuerzo dedicados a gestionar compras, el aumento de la coordinación con los proveedores y la capacidad de aprovechar las economías de escala.
El software de adquisiciones no debe confundirse con el software en la categoría de Gestión de Almacenes o la categoría de Compras, a pesar de cierta superposición en funcionalidades entre estas categorías.
Consideraciones de Compra para el Software de Adquisiciones
- Antes de elegir un producto de software de adquisiciones, debe asegurarse de que las características que requiere van más allá de las ofrecidas por los productos de software de compras. Aunque muchas personas usan los términos adquisiciones y compras indistintamente, estas dos categorías de software son de hecho bastante diferentes a pesar de compartir algunas características. Para contexto, los pasos del ciclo de adquisición a pago (P2P) son los siguientes:
- Identificación de la Necesidad
- Autorización de la Solicitud de Compra
- Aprobación de la Solicitud de Compra
- Adquisición
- Identificación de Proveedores
- Consultas/Recepción de la Cotización
- Negociación
- Selección del Proveedor
- Reconocimiento de la Orden de Compra
- Aviso de Envío Anticipado
- Recepción de Bienes
- Registro de Factura
- Conciliación de Tres Vías
- Pago al Proveedor
- Mientras que el software de adquisiciones está diseñado para cubrir todos los pasos del ciclo de adquisición a pago (P2P), el software de compras se limita a un subconjunto específico de pasos que abarcan desde el reconocimiento de la orden de compra hasta la recepción de bienes y finalmente al pago al proveedor. Aunque estos pasos del ciclo P2P son importantes, generalmente no están adaptados para ajustarse al alcance y tamaño de las empresas individuales, y en su lugar son rutinarios y fundamentales para una buena práctica de compras.
- Software de adquisiciones vs. software de compras: El software de adquisiciones incluye estos pasos así como aquellos asociados con la búsqueda y la identificación inicial de requisitos así como de proveedores potenciales. La negociación con proveedores y la búsqueda estratégica de bienes y servicios también se gestionan dentro del ámbito del software de adquisiciones, mientras que generalmente no son manejados por el software de compras.
- Facilidad de búsqueda con el producto de adquisiciones: Los productos de software de adquisiciones deben ser capaces de facilitar adecuadamente el proceso de búsqueda dentro del ciclo P2P, de modo que los análisis de mercado, RFx, y las comunicaciones, negociaciones y contratación con proveedores se manejen dentro del software. Además, el software de adquisiciones debe proporcionar vistas macro fáciles de usar del proceso de búsqueda, para que los esfuerzos futuros puedan ser optimizados o adaptados a entornos cambiantes.
- ¿El producto se integra con sus sistemas existentes?: Al elegir un producto de software de adquisiciones, es importante estar al tanto de las integraciones disponibles con sus sistemas existentes. Si su empresa ya utiliza y está satisfecha con una herramienta de software de compras, un producto de software CPQ, o una suite de cadena de suministro, por ejemplo, puede querer mantener esos sistemas si es posible mientras invierte en software de adquisiciones en lugar de reemplazarlos por completo.
- ¿El software es fácilmente escalable?: A medida que su empresa y sus necesidades de adquisiciones crecen, debe estar seguro de que el software de adquisiciones que elija podrá escalar con ellas. Cualquier herramienta de adquisiciones que elija debe ser personalizable para ajustarse a sus circunstancias y necesidades cambiantes con el tiempo. Además, debe verificar si las personalizaciones que necesitará están incluidas en el costo del software o si requieren un cargo adicional. Si no se ofrece personalización, puede querer considerar otra opción de software de adquisiciones para asegurarse de que el producto sea escalable con su negocio.
- ¿Cómo se gestionan las actualizaciones de software y qué tan fuerte es el soporte al cliente?: Por último, pero no menos importante, debe considerar la regularidad y facilidad de las actualizaciones de software. La forma en que el proveedor de adquisiciones notifica a los clientes es importante, ya que no querrá ser sorprendido una mañana con un aviso de que debido a problemas con una actualización automática de software podría no poder usar el software para sus funciones regulares. Además, el costo y la frecuencia de estas actualizaciones de software son relevantes para su decisión, al igual que la calidad del soporte del proveedor en caso de que surjan problemas como resultado de estas actualizaciones.
Beneficios Clave del Software de Adquisiciones
Hemos discutido cómo el software de adquisiciones puede ayudarle a optimizar las funciones de búsqueda y compra del ciclo de adquisición a pago, pero una herramienta de adquisiciones exitosa puede beneficiar directamente a su empresa de otras maneras también.Con el software de adquisiciones, puede:
- Reducir costos aprovechando las relaciones con proveedores para mejorar el rendimiento
- Asegurar el cumplimiento de contratos con seguimiento centralizado de transacciones
- Mejorar la eficiencia del personal de adquisiciones automatizando el procesamiento de pedidos
- Simplificar las comunicaciones y negociaciones con proveedores
- Reducir retrabajos y errores con un sistema de adquisiciones completamente integrado
- Mejorar los controles de gasto con procesos de aprobación estandar
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