Melhor Software de Conformidade de RH
Melhor Software de Conformidade de RH Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Conformidade de RH
O que é Software de Conformidade de RH?
Os departamentos de RH enfrentam riscos significativos de conformidade e aplicação ao gerenciar todas as políticas internas e externas. Profissionais e gerentes de RH usam software de conformidade de RH para se manterem atualizados com as regulamentações governamentais federais, estaduais e locais em constante mudança, leis trabalhistas, políticas da empresa, e assim por diante. Através do uso dessa tecnologia, os profissionais de RH são capazes de manter e gerenciar a conformidade regulatória, determinar como isso impacta o desempenho da empresa e melhorar os programas de conformidade de seus negócios.
À medida que novas legislações, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da UE, continuam a se expandir, as organizações devem se manter atualizadas com essas leis cada vez mais crescentes e expansivas para manter a conformidade. A tecnologia regulatória (regtech) tem sido tipicamente considerada uma subcategoria da tecnologia financeira (fintech) porque ajuda instituições financeiras a atenderem às regulamentações de conformidade financeira. A regtech experimentou um aumento de popularidade nos últimos anos, em parte devido ao surgimento de produtos fintech disruptivos, bem como ao papel essencial que a regtech desempenha no HRtech. Regtech e HRtech continuarão a se fundir à medida que legislações como o GDPR influenciam como as organizações podem armazenar, processar e gerenciar informações de funcionários.
A tecnologia de conformidade de RH pode ajudar empresas, gerentes e profissionais de RH a tomarem decisões mais informadas. O software de conformidade de RH é frequentemente integrado com sistemas centrais de RH, sistemas de informação de recursos humanos (HRIS) ou sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS), ou é oferecido como uma solução complementar. Essas soluções de conformidade fornecem aos usuários um centro central para gerenciar todas as questões, atividades e tarefas relacionadas à conformidade. O software de conformidade de RH mantém informações atualizadas sobre leis específicas do setor, facilitando para as empresas a manutenção da conformidade do setor. O software de conformidade de RH simplifica a organização de documentos de funcionários, conformidade de salários e benefícios, segurança de informações sensíveis e mitigação de quaisquer erros que possam resultar em não conformidade não intencional.
Principais Benefícios do Software de Conformidade de RH
- Manter a conformidade com políticas federais, estaduais e da empresa para folha de pagamento, benefícios, risco e segurança, recrutamento, relações com funcionários, e assim por diante
- Criar notificações e alertas para atualizações relevantes de legislação e regras
- Acompanhar mudanças e atualizações em documentos e arquivos de funcionários
- Proteger com segurança todos os documentos e dados de funcionários
- Automatizar relatórios para legislação e regras relevantes
- Criar funções e permissões específicas com diferentes níveis de acesso
Por que Usar Software de Conformidade de RH?
O software de conformidade de RH ajuda organizações, departamentos de RH e pessoal de RH a manter a conformidade, gerenciar mudanças regulatórias complexas e melhorar as práticas de RH. Se as empresas não conseguirem manter a conformidade com precisão, erros e problemas podem resultar no seguinte:
Penalidades — As penalidades são severas para qualquer deslize na conformidade, incluindo erros e omissões, formulários ausentes ou existência de formulários que deveriam ter sido excluídos, inconsistências, emprego ilegal, e assim por diante. O software de conformidade de RH ajudará os departamentos de RH a evitar erros de conformidade e manter a consistência em todos os documentos. Por exemplo, a tecnologia de conformidade alertará o RH sobre quando os formulários precisam ser descartados após a rescisão de um funcionário. As penalidades por não conformidade podem custar aos empregadores de $25 por funcionário por dia para erros de relatórios de novas contratações até mais de $1.500.000 por ano para penalidades de 1099.
Quem Usa Software de Conformidade de RH?
Empresas grandes, pequenas e médias devem cumprir a legislação estadual e federal em constante mudança e as políticas da empresa. O software de conformidade de RH fornece às empresas, departamentos de RH e pessoal de RH soluções simplificadas para gerenciar e manter cuidadosamente toda a conformidade em toda a organização. Essas soluções podem incluir treinamento de conformidade de RH, gestão de auditorias de RH, manuais de funcionários, e mais.
Organizações pequenas e médias, em particular, podem ter dificuldade em acompanhar a conformidade de RH à medida que novas legislações são continuamente introduzidas. Particularmente quando a equipe de RH é pequena (ou até mesmo apenas uma pessoa), sua capacidade rapidamente se torna limitada. O software de conformidade de RH é essencial para manter a conformidade em todos os departamentos de uma maneira tão simplificada e simplificada quanto possível.
Tipos de Software de Conformidade de RH
A conformidade de RH abrange uma variedade de áreas para ajudar empresas e departamentos de RH a manter a conformidade em escala empresarial. Enquanto alguns fornecedores oferecem soluções abrangentes que abordam todas as áreas de conformidade de RH, a maioria dos fornecedores se concentra em uma solução de conformidade específica, como benefícios ou folha de pagamento. A seguir está uma lista de áreas que o software de conformidade de RH aborda:
Conformidade de benefícios — Os programas de benefícios devem cumprir legislações específicas. O software de conformidade de RH ajuda os diretores de programas a manter a conformidade com a mais recente Lei de Cuidados Acessíveis (ACA), conta de gastos flexíveis (FSA), conta de poupança de saúde (HSA), Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria dos Funcionários de 1974 (ERISA) e regulamentos da Lei de Reconciliação Orçamentária Consolidada (COBRA). Essas soluções se concentram nas seguintes preocupações de conformidade: Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA), Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas (GINA), Lei de Reautorização do Programa de Seguro de Saúde Infantil (CHIPRA), Lei de Paridade de Saúde Mental e Equidade de Vício (MHPAEA) e Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA).
Relações com funcionários — Este tipo de software de conformidade de RH ajuda as organizações a gerenciar mudanças regulatórias complexas e se preparar para auditorias do Programa de Conformidade de Contratos Federais (OFCCP). Eles também fornecem supervisão em Programas de Ação Afirmativa (AAP) com planos, gestão, treinamento e análise quantitativa compatíveis para apoiar decisões de talento e reduzir penalidades e multas.
Trabalho e emprego — A verificação adequada da elegibilidade do funcionário é necessária para confirmar a identidade de uma nova contratação e verificar se ela é elegível para o emprego. O software de conformidade de RH ajuda o pessoal de RH a coletar, organizar e manter toda a documentação de elegibilidade de emprego.
Folha de pagamento — Os processos de folha de pagamento devem cumprir a legislação local, estadual e federal. A conformidade da folha de pagamento supervisiona todos os aspectos da produção da folha de pagamento, incluindo a captura e cálculo dos dados da folha de pagamento. Essas soluções de conformidade de RH também gerenciam especificações de leis federais e estaduais, adaptando os esforços de conformidade à localização da organização ou do funcionário. Elas se concentram nas seguintes preocupações de conformidade: FLSA, Lei de Contribuições para Seguros Federais (FICA), Lei de Imposto de Desemprego Federal (FUTA) e Lei Sarbanes-Oxley (SOX).
Risco e segurança — Os departamentos e profissionais de RH usam software de conformidade de RH para monitorar, gerenciar e aplicar a segurança ocupacional em toda a organização. Essas soluções se concentram nas seguintes preocupações de conformidade: Administração de Segurança e Saúde em Minas (MSHA) e Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA).
Recrutamento — Organizações e departamentos de RH devem manter a conformidade com as regulamentações estaduais e federais ao recrutar e contratar novos talentos. A conformidade de recrutamento pode ser especialmente difícil para pequenas e médias empresas gerenciarem com apenas pequenas equipes de RH ou membros individuais da equipe de RH. Essas soluções se concentram nas seguintes preocupações de conformidade: Lei de Proteção ao Crédito do Consumidor (CCPA), FLSA, Igualdade de Oportunidades de Emprego/Ação Afirmativa (EEO/AA), Departamento do Trabalho, Programa de Conformidade de Contratos Federais (OFCCP).
Software e Serviços Relacionados ao Software de Conformidade de RH
As seguintes soluções irão integrar-se com o software de conformidade de RH ou fornecer conformidade como parte de sua solução de negócios.
Software de RH central — O software de RH central é frequentemente implementado como parte de um conjunto integrado de gestão de RH e fornece recursos de conformidade de RH ou se integra com a tecnologia de conformidade de RH para garantir conformidade em todos os setores necessários.
Software de folha de pagamento — As soluções de folha de pagamento ajudam as equipes de RH e contabilidade a automatizar processos de folha de pagamento para economizar tempo e garantir contabilidade precisa e conformidade.
Software de administração de benefícios — O software de administração de benefícios ajuda organizações e departamentos de RH a administrar pacotes de benefícios competitivos para funcionários enquanto mantém a conformidade.
Software PEO — As soluções de organização profissional de empregadores (PEO) são tipicamente usadas por pequenas e médias empresas (PMEs) que podem não ter um departamento de RH independente. Essas soluções ajudam pequenas empresas a acessar soluções de RH escaláveis e acessíveis enquanto mantêm a conformidade.
