Saiba Mais Sobre Software de Assinatura Eletrônica
Visão geral do software de assinatura eletrônica
O software de assinatura eletrônica permite que os usuários recebam, assinem e enviem documentos virtualmente, eliminando a necessidade de distribuição física. Enviar um contrato ou outro documento que exija assinaturas eletrônicas torna-se ainda mais conveniente quando se pode garantir que esses documentos sejam compartilhados e armazenados com segurança.
Além do ambiente de trabalho sem papel que o software de assinatura eletrônica ajuda a criar, a ferramenta também alivia o fardo de esperar que o destinatário assine e envie o contrato sem confirmar se o documento foi recebido ou enviado.
De acordo com a Electronic Signature & Records Association, pode ser um som, símbolo ou processo. As assinaturas eletrônicas podem ser capturadas em um computador, tablet ou dispositivo móvel. Elas verificam e validam as intenções do assinante, além de fornecer retenção de registros.
Como assinar e rastrear documentos em movimento pode ser conveniente ou talvez uma necessidade, os provedores de assinatura eletrônica continuam a adicionar maior funcionalidade aos seus produtos por meio de aplicativos nativos para iOS, Windows, Android ou navegadores móveis.
O software de assinatura eletrônica oferece aos usuários uma alternativa eficiente aos métodos tradicionais de preparar, enviar, assinar e verificar documentos, acordos e contratos. Ele proporciona uma experiência aprimorada ao cliente, melhorias na eficiência do fluxo de trabalho e um método eficaz para resistir a testes legais.
No entanto, devido à sensibilidade dos documentos trocados e assinados com uma solução de assinatura eletrônica, a maioria dos produtos adere a padrões rigorosos da indústria para autenticidade, segurança e criptografia.
Algumas soluções de assinatura eletrônica vêm equipadas (ou facilitam a integração) com soluções que oferecem funcionalidade de e-notário. Embora ambas as soluções suportem a integridade dos dados de documentos sensíveis, a notarização eletrônica vai além da criptografia e segurança das assinaturas eletrônicas. Ambas as soluções suportam o compartilhamento e armazenamento de documentos, mas a geração de documentos permite ainda que os usuários criem tipos de documentos complexos, incluindo baseados em texto e gráficos.
Além disso, muitos produtos de assinatura eletrônica oferecem integração pronta com ferramentas populares de CRM ou gerenciamento de documentos. Integrar um produto de assinatura eletrônica com o software CRM do usuário ou sistema de gerenciamento de conteúdo pode tornar o processo de assinatura de contratos mais eficiente e fácil de gerenciar.
Quem usa software de assinatura eletrônica?
Dada a vasta aplicabilidade que as assinaturas eletrônicas oferecem às empresas, uma ampla variedade de grupos de partes interessadas utiliza esse software. Abaixo estão alguns exemplos:
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Equipes de vendas: O software de assinatura eletrônica auxilia as equipes de vendas a enviar rapidamente acordos de vendas, pedidos de compra ou contratos para fornecedores e aumenta a eficiência do processo de assinatura. Os profissionais de vendas são encarregados diariamente de se comunicar com clientes em potencial e compartilhar documentos de contratos de vendas sensíveis.
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Equipes de RH: O software de assinatura eletrônica permite que os profissionais de recursos humanos interajam de forma eficiente com potenciais funcionários, compartilhando, revisando e recebendo ofertas de emprego e outros documentos de RH diretamente com o candidato. Os profissionais de RH podem facilmente enviar documentação para potenciais funcionários com plataformas de assinatura eletrônica e rastrear onde os potenciais funcionários estão no processo de assinatura.
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Equipes jurídicas: Os profissionais jurídicos enviam e recebem constantemente documentos legais. O software de assinatura eletrônica permite que as equipes jurídicas acessem efetivamente a infinidade de documentos que regularmente precisam para tomar medidas e adaptá-los de acordo.
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Profissionais de gestão de propriedades: Os profissionais de gestão imobiliária e de propriedades são encarregados de enviar, revisar e receber vários tipos diferentes de documentos diariamente para desempenhar suas funções. Este software permite que os trabalhadores de gestão de propriedades enviem rapidamente acordos de locação, entre outros documentos relevantes para o setor, para inquilinos atuais ou futuros e rastreiem o progresso do inquilino na assinatura dos documentos.
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Equipes de compras e cadeia de suprimentos: Entre suas responsabilidades, os profissionais da cadeia de suprimentos são constantemente encarregados de revisar e assinar documentos como contratos, licenças e acordos de compra. As soluções de assinatura eletrônica permitem que os profissionais da cadeia de suprimentos simplifiquem seus processos de gerenciamento de contratos e consolidem todas as atividades de assinatura de documentos em um único local.
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Profissionais de seguros: Os profissionais de seguros são constantemente encarregados de fornecer aos clientes aplicativos, reivindicações de seguro e renovações, entre outros documentos, o que pode ser inconveniente para entregar e receber em formas físicas. O software de assinatura eletrônica permite que os trabalhadores de seguros forneçam rapidamente aos seus clientes cópias digitais para agilizar o processo de assinatura de documentos e garantir que os clientes estejam adequadamente protegidos.
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Serviços financeiros: No setor de serviços financeiros, os trabalhadores são obrigados a revisar regularmente acordos ou documentos financeiros. Essas ferramentas permitem que os trabalhadores de finanças revisem e assinem documentos facilmente em um ambiente remoto, incluindo em um dispositivo móvel, o que os ajuda a agilizar o processo para o que podem ser negócios financeiros complexos. Os profissionais de serviços financeiros devem aderir a várias regulamentações do setor, e o software de assinatura eletrônica garante a conformidade de forma contínua, economizando tempo e recursos dos trabalhadores.
Quais são os tipos de software de assinatura eletrônica?
Existem três tipos principais de software de assinatura eletrônica. Eles são:
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Assinaturas eletrônicas simples (SES): As SESs são o tipo mais básico de assinatura eletrônica. Elas incluem uma imagem escaneada de uma assinatura manuscrita, uma caixa de seleção ou um nome digitado no final de um documento eletrônico. Elas são frequentemente consideradas menos seguras em comparação com os outros tipos, pois não fornecem um nível forte de autenticação ou verificação da identidade do assinante. As SESs não são legalmente vinculativas, pois oferecem pouca ou nenhuma proteção contra fraudes. No entanto, podem ser usadas em vários cenários de assinatura de baixa segurança.
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Assinaturas eletrônicas avançadas (AES): As AESs são mais seguras do que as assinaturas eletrônicas simples e possuem recursos adicionais para melhorar a autenticação e a integridade do documento eletrônico assinado. Elas incorporam técnicas criptográficas que ajudam a proteger a identidade do assinante e podem usar certificados digitais, biometria ou outros métodos avançados de autenticação. Muitos países as reconhecem como legalmente vinculativas.
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Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES): As QESs são o nível mais alto de assinatura eletrônica em termos de segurança e status legal. Elas atendem aos requisitos regulatórios e padrões estabelecidos por autoridades em várias jurisdições. As QESs geralmente envolvem procedimentos de autenticação rigorosos e podem até exigir o uso de dispositivos de criação de assinatura segura (SSCDs), como tokens USB ou cartões inteligentes. Elas são amplamente reconhecidas como equivalentes a assinaturas manuscritas e são usadas para transações que exigem um alto nível de confiança e segurança.
Qual aplicativo de assinatura eletrônica é melhor para documentos legais?
Recursos de conformidade e segurança são importantes quando se trata de procurar o melhor aplicativo de assinatura eletrônica para documentos legais. Aqui estão algumas opções para você:
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Secure Signing - Destaca-se por seus recursos de segurança e autenticação de primeira linha
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Adobe Acrobat Sign - Conhecido por sua alta conformidade com padrões legais e conjunto de recursos ricos.
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PandaDoc - Conhecido por suas fortes medidas de segurança e facilidade de uso.
Benefícios do software de assinatura eletrônica
O software de assinatura eletrônica pode ter seu próprio conjunto de benefícios, conforme mencionado abaixo.
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Aumentar a eficiência do fluxo de trabalho: As soluções de assinatura eletrônica permitem que os usuários criem e compartilhem documentos digitalmente com o assinante, permitindo que a força de trabalho se concentre em tarefas mais árduas. As ferramentas de assinatura eletrônica permitem que os usuários aproveitem modelos já criados, enviem documentos virtualmente por meio de soluções baseadas em nuvem e sejam notificados quando os documentos foram vistos, assinados e devolvidos, economizando tempo e esforço manual.
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Melhorar a experiência do cliente: Em vez de verificar constantemente caixas de correio físicas, encontrar-se com o signatário e garantir o recebimento do acordo, essas soluções de automação permitem que o signatário receba, revise e assine o documento virtualmente, proporcionando uma melhor experiência ao usuário para todas as partes envolvidas.
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Fornecer trilha de auditoria e conformidade: As ferramentas de assinatura eletrônica fornecem às empresas um método fácil para rastrear o movimento de seus documentos e detectar alterações ou edições feitas em documentos e acordos. Essas ferramentas fornecem uma trilha de auditoria onde as empresas podem ver quem assinou o documento, quando foi assinado, onde foi assinado e com quem foi compartilhado.
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Aumentar a eficiência de custos: As soluções de assinatura eletrônica eliminam o rastro de papel dos contratos, o que reduz a necessidade de impressão e armazenamento físico de arquivos. Isso reduz o impacto ambiental das empresas e permite que as empresas economizem em despesas de escritório e administrativas, como papel, impressoras, máquinas de fax e canetas.
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Melhorar a produtividade: Outro benefício chave do software de assinatura eletrônica é melhorar a produtividade, alocando menos tempo para assinar, enviar e processar contratos ou acordos pessoalmente. Além do tempo reduzido necessário para assinar e processar documentos, as plataformas de assinatura eletrônica ajudam as empresas a reduzir despesas administrativas e permitem que os funcionários se concentrem em prioridades de negócios mais altas, em vez de enviar e receber contratos.
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Permitir facilidade de escalabilidade: O software de assinatura eletrônica permite que as empresas aumentem facilmente o uso do software para usuários adicionais, equipes ou toda a empresa devido à sua facilidade de uso. Como assinar documentos eletronicamente é relativamente fácil de treinar os usuários, em comparação com softwares mais complexos, as empresas podem aumentar o uso do software para aumentar a produtividade em outras áreas de negócios.
Quais são os recursos do software de assinatura eletrônica?
A seguir estão alguns recursos principais dentro das plataformas de assinatura eletrônica que podem ajudar os usuários a aproveitá-las ao máximo:
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Assinatura de documentos: A ferramenta permite que o assinante assine documentos virtualmente de forma fácil e intuitiva. Este recurso permite que as empresas se concentrem em tarefas de maior prioridade, em vez de obter, revisar, assinar e enviar documentos. As soluções de assinatura eletrônica são fáceis de usar e aceleram o processo de assinatura.
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Rastreamento de progresso: Esta tecnologia permite que as partes interessadas rastreiem documentos e identifiquem se o documento foi recebido, aberto e assinado em tempo real. Este recurso fornece às empresas maior visibilidade sobre as atividades do assinante e permite que entendam quando os acordos serão assinados e entregues com mais precisão.
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Conformidade regulatória: As assinaturas geralmente aderem a regulamentos, permissões e padrões legais rigorosos. O software de assinatura eletrônica permite que os assinantes se concentrem nas tarefas de trabalho, em vez de se preocuparem com a conformidade regulatória de um acordo, pois essas ferramentas geralmente têm conformidade regulatória incorporada no software.
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Criação de documentos e modelos: Os acordos e documentos geralmente têm diferenças sutis e variam dependendo de seu caso de uso. No entanto, as soluções de assinatura eletrônica permitem que os usuários usem modelos pré-fabricados ou criem modelos para personalizar rapidamente os acordos para o assinante individual.
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Acessibilidade móvel: Os usuários podem facilmente enviar, revisar e assinar documentos em dispositivos móveis ou aplicativos móveis. Isso permite que os usuários revisem e assinem acordos de forma independente, em vez de estarem fisicamente presentes diante das partes interessadas ou em um computador.
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Assinaturas digitais em massa: Os usuários podem enviar documentos e acordos que exigem milhares de assinantes simultaneamente. As plataformas de assinatura eletrônica permitem que as empresas enviem documentos em massa para várias partes, aumentando a eficiência do processo de assinatura e melhorando os processos de gerenciamento de documentos. Este recurso economiza inúmeras horas de envio, recebimento e rastreamento do status dos documentos.
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Repositório de documentos: Outro recurso chave das ferramentas de assinatura eletrônica é reter todos os documentos ou acordos e armazená-los dentro da solução ou em uma plataforma de terceiros. As empresas podem melhorar suas capacidades de gerenciamento de documentos tendo uma solução que armazena todos os documentos com segurança e é acessível para casos de uso futuros, como negociações de contratos, renovações ou questões legais.
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Criação de assinatura: Um recurso central do software de assinatura eletrônica é criar e personalizar blocos de assinatura e iniciais para os assinantes usarem. A criação de assinatura pode ocorrer em todos os tipos de documentos eletrônicos ou formulários necessários e pode ser individualizada para o usuário. Isso permite que as empresas assinem documentos eletronicamente e criem uma assinatura autêntica em qualquer ponto do fluxo de trabalho do documento.
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Branding personalizado: Muitas soluções de assinatura eletrônica permitem que as empresas implementem branding personalizado nos vários tipos de documentos que serão compartilhados, assinados e armazenados. Este recurso permite que as empresas aproveitem sua marca em documentos ou acordos e tenham marketing de marca consistente em seus documentos.
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Compartilhamento de arquivos: Além de assinar documentos, as ferramentas de assinatura eletrônica permitem que as empresas compartilhem rapidamente arquivos com várias partes em tempo real. Isso permite que as empresas compartilhem e enviem qualquer tipo de documento para as partes interessadas sem se mover fisicamente.
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Integrações de API: O software de assinatura eletrônica também pode aproveitar as integrações de API para permitir que os usuários criem e atualizem documentos, formulários ou modelos e os integrem a outros processos ou fluxos de trabalho de negócios, aproveitando um sistema de assinatura eletrônica tudo-em-um. As integrações de API fornecem às empresas uma maneira eficaz de integrar perfeitamente o processo de assinatura de documentos em qualquer outro aspecto central de seus negócios.
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Lembretes e expirações: Outro recurso oferecido dentro das soluções de assinatura eletrônica é a capacidade de lembrar os assinantes de documentos ou acordos que aguardam assinatura e notificá-los sobre datas de expiração para documentos digitais. Os usuários podem ser notificados por meio de vários meios, incluindo SMS e e-mail. Este recurso ajuda a progredir o processo de assinatura de documentos, aumenta o tempo de resposta e garante que as partes interessadas não percam renovações de contratos ou expirações de períodos de oferta.
Preços do software de assinatura eletrônica
O software de assinatura eletrônica é frequentemente precificado em camadas, com opções de nível inferior fornecendo um número limitado de usuários e, em alguns casos, documentos limitados e acesso restrito a todos os recursos incluídos na ferramenta.
As camadas são tipicamente estruturadas, com a camada mais baixa oferecendo uma licença para um único usuário e a capacidade de assinar e fazer upload de um volume específico de documentos. À medida que as camadas aumentam, as empresas geralmente são oferecidas licenças adicionais e recursos para aproveitar, como modelos adicionais, opções de integração ou branding personalizado.
O custo contínuo é o custo da assinatura para usar o software de assinatura eletrônica. Essas ferramentas geralmente funcionam em um modelo de assinatura, o que significa que os usuários pagarão uma taxa mensal ou anual. Além disso, alguns fornecedores cobram por recursos adicionais por uso, como capacidades de documentos de API (cobrados por documento) ou assinaturas de documentos em massa.
Além disso, ao considerar a implementação de software de assinatura eletrônica, as empresas devem aproveitar os testes gratuitos oferecidos pelos fornecedores para acessar os recursos fornecidos por cada solução de software de assinatura eletrônica antes de tomar uma decisão de compra.
Os preços para software de assinatura eletrônica variam com base no número de usuários e recursos desejados. Ainda assim, alguns provedores oferecem um plano gratuito com funcionalidade limitada, enquanto outros fornecem um plano básico que pode ser cobrado a partir de US$ 10 por mês por usuário.
À medida que os planos em camadas aumentam em funcionalidade e número de usuários, o mesmo ocorre com os preços, com planos chegando a US$ 80-140 por mês, com o potencial de aumentar ainda mais com base nas necessidades de uma empresa ou no número de usuários. As empresas devem considerar o número de usuários que pretendem usar a solução de assinatura eletrônica, pois isso pode ser uma boa estratégia de negociação ao discutir planos de preços.
Como escolher o melhor software de assinatura eletrônica
Coleta de requisitos (RFI/RFP) para software de assinatura eletrônica
A coleta de requisitos para uma solução de assinatura eletrônica é crítica para garantir que a empresa esteja aproveitando um produto que atenda às suas necessidades. Para isso, as empresas devem avaliar o software com base em suas necessidades críticas, conforme indicado abaixo.
Comparar produtos de software de assinatura eletrônica
Crie uma lista longa
Listas longas são criadas eliminando opções de software que não fornecem funcionalidades críticas. Para fazer uma lista longa para um fornecedor de assinatura eletrônica, um comprador deve observar as funcionalidades essenciais e determinar quais produtos fornecem a funcionalidade necessária. Funcionalidades comuns fornecidas pelo software de assinatura eletrônica incluem criação de documentos e modelagem, capacidade de integrar com software existente, acessibilidade móvel, escalabilidade, personalização e relatórios.
Uma lista longa típica não deve conter mais de 10 produtos, a menos que haja muitas opções semelhantes. Nesse caso, os compradores podem usar detalhes adicionais, como a presença geográfica ou regulamentações e padrões da indústria, para eliminar fornecedores.
Crie uma lista curta
A partir da lista longa de fornecedores, é útil reduzir a lista e desenvolver uma lista mais curta de candidatos, de preferência não mais que três a cinco. Com esta lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações.
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve demonstrar, ou testar gratuitamente onde aplicável, cada solução na lista curta com o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma comparativa e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de software de assinatura eletrônica
Escolha uma equipe de seleção
O software de assinatura eletrônica pode ser amplamente utilizado em uma organização, desde o departamento de RH até as equipes de vendas, marketing e jurídicas. É importante considerar a opinião de um membro de cada grupo de funcionários que pretende usar o software, pois cada grupo pode ter necessidades e aplicações diferentes para o software.
A equipe de seleção para a ferramenta de assinatura eletrônica deve incluir um membro sênior de cada departamento que usará o software, como um membro sênior de vendas, um representante jurídico, um funcionário de RH e um profissional de TI para garantir a compatibilidade do software. Esta equipe de seleção garantirá que todos os casos de uso e aplicações potenciais do software possam ser avaliados e garantir a conformidade de uma solução de assinatura eletrônica potencial.
Negociação
Ao negociar um contrato de software, é crucial minimizar o risco em termos de desempenho ou segurança e avaliar com precisão as necessidades de negócios relacionadas a este software. Como a maioria das soluções é precificada com base no número de licenças, com o potencial de cobranças adicionais com base nos recursos desejados, as empresas precisam estimar o número de licenças que podem precisar. Se a empresa tiver fluxo de caixa, pode ser vantajoso pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado em vez de uma taxa mensal.
Os compradores também devem determinar se precisam de assistência para implementar ou integrar o software de assinatura eletrônica com outro sistema. Por fim, as empresas também devem decidir por quanto tempo precisarão deste software para melhor negociar com contratos de longo prazo.
Decisão final
A decisão final deve ser tomada com base em todas as informações coletadas anteriormente. As empresas devem buscar priorizar as necessidades e selecionar a ferramenta que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que provavelmente não há um software perfeito, mas há provavelmente um que melhor atenda às necessidades de seus negócios.
Tendências do software de assinatura eletrônica
Foco aumentado em segurança e conformidade
Para promover a aceitação da tecnologia de assinatura eletrônica, muitos fornecedores se esforçam para atender ou exceder os padrões de segurança da indústria, como o Digital Signature Algorithm (DSA), um Padrão Federal de Processamento de Informações para assinaturas digitais adotado em 1993. Medidas como essas garantem diretrizes para a transferência segura e assinatura de contratos usando tecnologias modernas de criptografia.
As empresas que usam software de assinatura eletrônica estão sujeitas a uma variedade de requisitos de conformidade. De acordo com a Lei E-SIGN, as instituições financeiras devem manter registros eletrônicos acessíveis de documentos por um período de tempo. Os departamentos de RH também devem garantir que o uso de assinaturas eletrônicas para integração de funcionários esteja em conformidade com a Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) de 1996.
A maioria dos produtos de assinatura eletrônica oferece informações detalhadas sobre seus padrões de segurança e tecnologia. Se os recursos de segurança forem a principal preocupação ao escolher uma solução de assinatura eletrônica, o comprador deve selecionar um produto que forneça capacidades avançadas de criptografia de documentos e recursos de acesso e autenticação seguros.
Inteligência artificial e integração de aplicativos
Muitos fornecedores de software de assinatura eletrônica começaram a aproveitar tecnologias inovadoras, como inteligência artificial, para fornecer análises sobre o processo de assinatura de documentos. À medida que as empresas continuam a agregar dados sobre a experiência de assinatura de documentos, elas podem começar a analisar a experiência de seus clientes e dissecar quais áreas do documento podem ser mais escrutinadas ou revisadas por mais tempo.
O uso dessa tecnologia é ainda mais evidenciado pelas inúmeras aplicações que podem ser integradas com soluções de assinatura eletrônica, o que agiliza ainda mais o processo e ajuda a centralizar o gerenciamento. Integrar o software de assinatura eletrônica com outros aplicativos de negócios pode levar a insights aprimorados sobre os clientes, à medida que as empresas podem analisar quais negócios foram assinados mais rapidamente e cruzar isso com a experiência do cliente durante o processo de vendas.
Autenticação aprimorada
À medida que o mundo se preocupa cada vez mais com a segurança e o potencial de violações, o software de assinatura eletrônica também está explorando métodos para proteger ainda mais o processo e prevenir assinaturas não autênticas. Os fornecedores começaram a explorar e aproveitar assinaturas eletrônicas biométricas para ajudar a impedir que um usuário falsifique a assinatura de alguém.
Uma forma de assinatura eletrônica biométrica é manuscrita, o que significa que um usuário desenharia manualmente sua assinatura em uma tela sensível ao toque ou usando um dispositivo de caneta. Outra forma que está se tornando mais popular é baseada em impressão digital, na qual um leitor usaria um leitor de impressão digital para confirmar sua identidade e assinar os documentos. Infelizmente, esses fatores de autenticação biométrica ainda têm falhas, como a disponibilidade de telas sensíveis ao toque ou dispositivos de leitura de impressão digital quando o processo de assinatura ocorre.
Além disso, o dispositivo de impressão digital mais acessível, o leitor de impressão digital de um smartphone, utiliza uma digitalização de impressão 2D, que é relativamente fácil de fabricar, levando a preocupações sobre assinaturas reutilizáveis com essa tecnologia. Dispositivos de leitura de impressão digital mais sofisticados usam um processo de digitalização 3D. No entanto, esses são menos propensos a estar disponíveis durante o processo de assinatura, pois são menos comumente usados. No entanto, à medida que a tecnologia continua a avançar e a ameaça de violações de segurança permanece, os fornecedores de software de assinatura eletrônica podem explorar práticas de autenticação avançadas para melhorar a segurança e verificar a assinatura de documentos digitais.
Revisado e editado por Jigmee Bhutia
