UCaaS, ou communications unifiées en tant que service, sert de centre de communication et de collaboration pour les organisations. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que la VoIP, la messagerie instantanée, la visioconférence et d'autres outils de collaboration sur une plateforme unique basée sur le cloud. Les plateformes UCaaS peuvent connecter l'ensemble des entreprises, facilitant une communication et une prise de décision rapides et rationalisées avec des fonctionnalités variées offertes dans un seul produit. Bien que le U dans UCaaS signifie unifié, et non universel, l'objectif de ces plateformes est de regrouper toutes les méthodes de communication interpersonnelle d'entreprise sous un même toit.
Les produits UCaaS offrent des fonctionnalités fournies par des solutions ponctuelles collaboratives telles que les logiciels de VoIP, les logiciels de visioconférence, les logiciels de communication interne et d'autres types de logiciels de collaboration d'équipe. Bien que les entreprises puissent acheter chacune de ces solutions séparément, une plateforme UCaaS peut potentiellement fournir les fonctionnalités de toutes dans un package plus malléable. La nature intégrée de ces plateformes permet aux utilisateurs de surveiller et de recevoir des alertes via un seul moyen.
Bien que les produits UCaaS offrent eux-mêmes une fonctionnalité étendue, beaucoup s'intègreront avec des systèmes de gestion de contenu externes ou des logiciels de centre de contact en fonction du cas d'utilisation spécifique de l'organisation en question. Cependant, il est extrêmement rare que l'UCaaS fournisse des capacités de messagerie électronique distinctes, et il s'appuie généralement sur le système de messagerie électronique que l'entreprise utilise pour gérer la messagerie et la coordination dans ce canal.
Pour être inclus dans la catégorie UCaaS, un produit doit :
Être une plateforme de collaboration et de communication basée sur le cloud
Fournir la VoIP, la visioconférence, la messagerie d'entreprise et le partage de fichiers
Offrir une fonctionnalité inter-canaux
Proposer des outils de collaboration et de communication supplémentaires de manière native
Être suffisamment flexible pour incorporer de nouveaux canaux de communication au fur et à mesure de leur développement
Comment acheter des plateformes UCaaS
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les plateformes UCaaS
Qu'une entreprise commence à explorer les logiciels UCaaS ou recherche une solution plus appropriée à ses besoins, g2.com peut aider à informer les acheteurs du marché et les aider à sélectionner le meilleur logiciel pour leur entreprise.
La première étape pour décider quel type de logiciel UCaaS un acheteur devrait examiner est d'évaluer les besoins de l'organisation dans son ensemble. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Si oui, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel UCaaS ? Si c'est le cas, les acheteurs devront déterminer comment ils prévoient d'implémenter ce logiciel et si leurs systèmes actuels sont compatibles. Certains points à considérer sont :
Taille de l'entreprise : Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviendront à la taille et aux besoins de l'organisation. Lors de l'achat de logiciels, il est important de s'assurer que le produit a la scalabilité appropriée pour s'adapter aux besoins changeants.
Interopérabilité : Comme mentionné précédemment, il est crucial d'évaluer la configuration matérielle et logicielle actuelle de l'organisation, car parfois le système hérité actuel n'est pas compatible avec les nouvelles technologies. Il est important d'évaluer cela à l'avance afin qu'un acheteur sache ce qu'il doit rechercher dans un produit et soit prêt à aller de l'avant si les systèmes existants doivent être mis à niveau.
Comparer les produits UCaaS
Créer une liste longue
La première étape pour trouver le logiciel parfait est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à réduire la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont des incontournables ou des exigences pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels UCaaS, permettant aux acheteurs de filtrer les options ainsi que les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
Créer une liste courte de produits est une étape importante dans le processus d'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonction de comparaison de G2. Cette fonctionnalité prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse facilement déterminer quel logiciel coche les cases importantes de la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante consiste à réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Pour s'assurer qu'un acheteur tire le meilleur parti d'une démonstration, il est important d'être préparé. Les acheteurs devraient avoir un scénario commercial prêt qui testera pleinement chaque produit en considération. De plus, les acheteurs devraient se renseigner sur le coût, le support du fournisseur et toute préoccupation qu'ils ont concernant le produit. Une préparation adéquate facilitera la comparaison des produits par un acheteur après que les démonstrations ont été complétées.
Sélection des plateformes UCaaS
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel UCaaS est très pratique et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements et niveaux de séniorité (comme l'informatique, la gestion, les ventes, etc.) pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix et du type de support nécessaire de la part du fournisseur. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site Web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Une fois qu'un acheteur a pris la décision finale sur un produit et est prêt à aller de l'avant avec un achat, il est recommandé que l'acheteur réalise une démonstration finale, se renseigne sur un essai et détermine quelles sont les prochaines étapes si le produit ne répond finalement pas à ses besoins. Il est également important de se renseigner sur le type de support que le fournisseur fournit après la mise en œuvre. La plupart des fournisseurs offriront des services de support client pour garantir une expérience client agréable. Ces étapes peuvent fournir à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.