Beste Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM)
Beste Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) auf einen Blick
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Mehr über Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) erfahren
Was ist Enterprise Content Management (ECM) Software?
Enterprise Content Management (ECM) Tools helfen Unternehmen, große Datenmengen unterschiedlicher Dateitypen zu organisieren und zu verwalten. Sie verbinden Mitglieder einer Organisation, meist über die Cloud, indem sie ihnen ein vernetztes, navigierbares Portal für Datei-Management und Speicherzwecke bieten. Benutzer können Rollen und Berechtigungen zuweisen, und Administratoren können die Sicherheit erhöhen, indem sie prüfen, welche Kontoinhaber berechtigt sind, welche Projekte und Dateien anzusehen und zu kommentieren.
Das Tool begleitet Benutzer und Organisationen durch den gesamten Prozess des Datei- und Dokumentenmanagements. Teams können Dateien einscannen oder hochladen oder direkt innerhalb des Tools erstellen. Sie können dann den geeigneten Speicherort wählen und Berechtigungen basierend auf Rolle, Passwort oder anderen Sicherheitseinstellungen zuweisen. Dateien können nach den Vorlieben des Unternehmens organisiert werden, z.B. nach Team, Hierarchieebene oder Aufgabentyp. Ein Unternehmen könnte beispielsweise separate Ordner für Marketing- und Vertriebsteams erstellen, ein anderes könnte Ordner verwenden, um Dateien von mittleren Managern von Einstiegsdokumenten zu unterscheiden, oder eines könnte Ordner verwenden, um HR-Dokumente von Gehaltsinformationen zu trennen.
Sobald sie im System gespeichert sind, können Dokumente über Links geteilt oder durch Eingabe des vorgesehenen Ordners in die Suchfunktion des Systems gefunden werden. Benutzer können an diesen Dateien zusammenarbeiten, indem sie Kommentare zum Fortschritt der Aufgabe oder des Projekts hinterlassen, was dazu beiträgt, Mitarbeiter für ihre Teile verantwortlich zu machen. Viele Tools verfügen über eine Versionskontrollfunktion, was bedeutet, dass die zuletzt aktualisierte Version einer Datei diejenige ist, auf die Benutzer geleitet werden. Dies verringert Verwirrung und die Wahrscheinlichkeit, die falsche Version eines Dokuments zu aktualisieren. Es speichert auch frühere Versionen, um die Möglichkeit auszuschließen, dass ein Fehler irreparablen Schaden verursacht.
Administratoren können Einstellungen anpassen, um bestimmte Prozesse zu automatisieren, wie z.B. das Anhängen von Metadaten an Dateidokumente. ECM-Tools ermöglichen es Benutzern, Ablaufdaten festzulegen, die bestimmen, wann Dateien entsorgt oder für unbestimmte Zeit archiviert werden sollen. Dies ist besonders nützlich in Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Rechtswesen, wo es notwendig ist, Dokumente über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren. Organisationen können Informationen jahrelang aufbewahren oder sie nach Abschluss eines Vertrags löschen lassen.
Wichtige Vorteile von Enterprise Content Management (ECM) Software
- Verbinden, zugreifen, visualisieren, pflegen, verwalten und eliminieren von isolierten Inhaltsrepositorien mit einer einzigen übergreifenden Architektur
- Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und Reduzierung von Dateiredundanzen
- Förderung der kollaborativen Instinkte Ihrer Organisation mit leicht zugänglichen und teilbaren Inhalten
- Automatisierung von Geschäftsprozessen, wodurch sie strukturiert, dokumentiert und prüfbar werden
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch strikte Wartung der Dateisicherheit, Berechtigungen, Genehmigungen und Lebenszyklen
- Integration mit anderen Arten von Content-Management-Software, um umfassende Enterprise Content Management-Dienste bereitzustellen
- Vereinfachung des Workflows
- Zentralisierung von Materialien in einem Repository
Warum Enterprise Content Management (ECM) Software verwenden?
Enterprise Content Management Software bietet Unternehmen und Organisationen ein zentrales Repository, um Daten unterschiedlicher Vertraulichkeits- und Wichtigkeitsgrade zu speichern, zu verwalten, zu archivieren und anderweitig zu handhaben. Es könnte beispielsweise verwendet werden, um HR-Abteilungen zu helfen, Hunderte von Mitarbeiterverträgen zu organisieren oder Transkripte an einer großen Universität zu schützen.
Erleichtert die Zusammenarbeit — ECM hilft Unternehmen von Natur aus, kollaborativer zu sein, indem Inhalte aus ihren isolierten Silos herausgebrochen und über die Organisation hinweg geteilt werden. Viele Produkte bieten andere Funktionen wie Versionierung, Prüfpfade, Kommentare und Anmerkungen sowie kollaborative Dokumenten- und Dateibearbeitung, die die Zusammenarbeit noch einfacher machen. Es lohnt sich zu überlegen, wie Funktionen wie diese Ihrer Organisation zugutekommen können und wie eine ECM-Implementierung genutzt werden kann, um getrennte Unternehmens-Teams zu verbinden.
Bietet Lebenszyklusmanagement — Datenspeicherung ist von hoher Bedeutung, und die Dateispeicherung einer Organisation wächst allein durch den täglichen Eingang und die Erstellung. Das Verschieben von Dateien aus dem aktiven Speicher in Archive und das Löschen alter und unnötiger Dateien hilft, unnötige Ausgaben für Datenspeicherung und Hardware zu begrenzen, und ECM-Software kann verwendet werden, um den richtigen Lebenszyklus von Dateien und Dokumenten zu pflegen.
Und wie bei anderen Aspekten des Dokumentenmanagements sind auch hier staatliche Strukturen wichtig. Rechtliche Compliance erfordert oft, dass bestimmte Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und zugänglich gemacht werden und nicht länger. ECM-Lösungen können das Management von Dokumenten- und Dateilebenszyklen strukturiert und automatisch gestalten. Untersuchen Sie, wo ECM-Produkte diese Lebenszykluslogik implementieren können und wie sie sich in Ihre bestehende Speicher- und Backup-Infrastruktur integrieren werden.
Wer verwendet Enterprise Content Management (ECM) Software?
Die Vorteile von Enterprise Content Management Software sind nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße oder einen bestimmten Sektor beschränkt. Rezensenten haben angegeben, diese Software zur Unterstützung bei der Rechnungsfreigabe oder zur Verwaltung umfangreicher Spesenabrechnungen zu verwenden. Ein kleines Fotostudio könnte ebenfalls von der Nutzung der Software profitieren, um Dateien mit Kunden zu teilen, und ein internationales Unternehmen kann problemlos Dokumente intern austauschen. Die angebotenen Lösungen können jedem Unternehmen helfen, das bessere Organisationstaktiken benötigt, sei es in Bezug auf ihre HR-Abteilung, Finanzen, Kontoverwaltung, Vertrieb und Marketing, Verwaltung, Planung, Governance oder einen anderen Bereich.
Arten von Enterprise Content Management (ECM) Software
Angesichts der offenen Natur der meisten ECM-Systeme wäre es schwer zu sagen, dass es eindeutige Typen gibt. Die einfachsten Unterscheidungen können jedoch für ECM-Tools gemacht werden, die für bestimmte Branchen entwickelt wurden. Viele Branchen haben hochregulierte Prozesse in Bezug auf das Management von Rechtsakten, Gesundheitsakten, Inspektionsformularen, Zertifizierungen usw. Über die von der Regierung auferlegten Standards hinaus benötigen einige Organisationen möglicherweise spezifische Fähigkeiten und Konfigurationen. Viele ECM-Anbieter bieten maßgeschneiderte Branchenlösungen basierend auf Standards und früheren Implementierungen an, und Branchen mit umfangreichen bürokratischen Prozessen werden den größten Nutzen aus ECM-Systemen ziehen. Spezifische Beispiele umfassen, sind aber nicht beschränkt auf, Gesundheitswesen, Recht und öffentlichen Dienst. Die meisten modernen Unternehmen finden sich jedoch regelmäßig damit konfrontiert, alles von Rechnungen bis hin zu Content-Marketing-Materialien bis hin zu Gesundheitsakten zu verwalten, und ECM-Systeme sind darauf ausgelegt, all das Genannte und mehr zu scannen, zu kategorisieren und zu speichern.
Funktionen von Enterprise Content Management (ECM) Software
Enterprise Content Management Systeme bieten oft die gleichen grundlegenden Funktionen. ECM-Produkte für bestimmte Branchen enthalten jedoch oft spezifische Funktionslösungen.
Dateiverwaltungsfunktionen
Dateityp-Unterstützung — Unterstützt die Speicherung mehrerer Dateitypen. Dazu gehören, aber nicht beschränkt auf, textbasierte Dateien, PDFs, Bilder, Videos und Audiodateien.
Metadaten — Fügt automatisch beschreibende Metadaten wie Dateigröße und Upload-Datum hinzu, fügt Standard-Metadatenfelder wie Schlüsselwörter ein und ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Felder und Vokabulare.
OCR-Scanning — Erleichtert die Strukturierung unstrukturierter Daten durch OCR-Software oder andere automatisierte Ablage-/Tagging-Prozesse für gescannte Dokumente.
Versionierung — Verfolgt inkrementell sich ändernde Versionen derselben Datei.
Zusammenarbeit — Unterstützt die gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Benutzer bei der Dokumentenerstellung, Annotation und Überprüfung.
Dokumentenerstellung — Generiert automatisch Dokumente basierend auf Vorlagen und Formularübermittlung.
Formularerstellung — Unterstützt die Erstellung und Verwaltung einreichbarer Benutzerformulare.
Portale und Sites — Bietet die Möglichkeit, Benutzerportale und Sites zu erstellen.
Disposition — Archiviert, löscht oder widerruft automatisch den Zugriff auf Dateien, die das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben.
Suche — Vereinfacht und erleichtert die Auffindung von Dateien über eine einfache oder erweiterte Suche.
Webschnittstelle — Ermöglicht den Zugriff auf Dokumente über eine Webschnittstelle, ohne dass ein Client auf einem Gerät installiert werden muss.
Mobile Apps — Bietet iOS-, Android- und Windows-Phone-Apps mit Funktionen, die es Benutzern ermöglichen, die gleichen Funktionen wie auf einem PC auszuführen.
Workflow-Funktionen
Prozessautomatisierung — Automatisiert interne Prozesse, indem eine Reihe von Bedingungen und Aktionen spezifiziert werden, die an die Komplexität der Bedürfnisse einer Organisation anpassbar und einfach einzurichten und auszuführen sind.
Bedingungen — Bietet eine Workflow-Engine, die relevant und anpassbar an Bedingungen ist, die notwendig sind, um Regeln auszuführen.
Records Management — Bietet die notwendigen Werkzeuge und Funktionen, um Nachweise von Geschäftstätigkeiten zu führen und gesetzliche Anforderungen oder Branchenstandards zu erfüllen.
Fallmanagement — Bietet spezialisierte Funktionen zum Bündeln von strukturierten und unstrukturierten Inhalten, zur Automatisierung adaptiver, mehrpersonaler Prozesse und zur Festlegung von Fristen für offene Fälle. Ermöglicht auch sowohl den Abschluss und das Schließen von Fällen als auch die Speicherung und zukünftige Prüfung der zugehörigen Informationen.
Verwaltungsfunktionen
Benutzer-, Rollen- und Zugriffsmanagement — Gewährt Zugriff auf ausgewählte Daten, Funktionen, Objekte usw. basierend auf Benutzern, Benutzerrollen, Gruppen usw.
Single Sign-On — Erleichtert das Onboarding und Offboarding von Teammitgliedern mit Active Directory/SAML-basierten Identitätsanbietern.
Richtlinien und Kontrollen — Bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf Dateien/Ordner nach Benutzer oder Gruppe, externe Freigabeberechtigungen, Bearbeitungsrichtlinien, Gerätestandortbeschränkungen usw. zu steuern.
Speicherlimits — Erleichtert die Verwaltung von Speicherlimits nach Benutzer oder Gruppe.
Speicherzonen — Unterstützt die Wahl, in welchem Rechenzentrum Ihre Dateien gespeichert werden sollen.
Sicherheit — Speichert und überträgt Dateien in einer sicheren Umgebung.
Plattformfunktionen
Internationalisierung — Ermöglicht multinationalen Organisationen, Tools effektiv über mehrere Sprachen und Währungen hinweg zu nutzen.
Leistung und Zuverlässigkeit — Stellt sicher, dass die Software konsistent verfügbar ist (Betriebszeit) und ermöglicht es Benutzern, Aufgaben schnell zu erledigen, da sie nicht darauf warten, dass die Software auf eine von ihnen durchgeführte Aktion reagiert.
Berichterstattung und Prüfung — Bietet Zugriff auf vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichte zur Überwachung der Benutzeraktivität und des Speichers.
System of Record Integration — Integriert mit anderen Systemen der Aufzeichnung wie CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Ermöglicht benutzerdefinierte Integration in externe Systeme.
Trends im Zusammenhang mit Enterprise Content Management (ECM) Software
Beliebtheit flexiblerer Optionen — Trotz aller Vorteile, die mit umfangreichem Content-Management einhergehen können, haben ECM-Systeme einen gemischten Ruf. Einige halten sie für veraltet, und der Begriff selbst kann potenzielle Kunden abschrecken. Enterprise Content Management als Softwaretyp weckt Assoziationen mit jahrzehntealten, unintuitiven On-Premises-Lösungen, die sowohl schwer zu implementieren als auch zu warten waren. Während sich diese On-Premises-Lösungen verbessert haben und hauptsächlich von großen Unternehmensorganisationen genutzt werden, sind die überwiegende Mehrheit der heute verfügbaren ECM-Lösungen nun schlanke, cloudbasierte Angebote. ECM-Entwickler setzen in modernen Angeboten auf eine schnelle Benutzeroberfläche und Flexibilität, um mit weniger komplizierten Dokumentenmanagement-Softwaretypen zu konkurrieren. Dies hat jedoch die Grenzen zwischen Enterprise Content Management Systemen und anderen ähnlichen Arten von Content Management Systemen verwischt.
Raum fehlt starke Unterscheidungen — Der größere Dokumentenmanagementbereich als Ganzes fehlt definitive Abgrenzungen zwischen Produkten. Content Management hat sich seit den Tagen der On-Premise-Unternehmenslösungen erheblich verändert, und mit der gesamten Branche, die sich auf schlanke, cloudbasierte Produkte konzentriert, haben sich die Grenzen zwischen Dokumentenmanagementlösungen abgeschwächt. Während einst Unterscheidungen zwischen einfacher Dokumentenmanagement-Software und ECM bestanden, könnte man argumentieren, dass die spezifischen Begriffe zwischen Produkten hauptsächlich der Vorliebe des Anbieters überlassen sind.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Enterprise Content Management (ECM) Software
Business Content Management — Sowohl Business Content Management Software als auch File Storage and Sharing Software sind Inhaltsrepositorien, die Enterprise Content Management Systemen ähneln. Sie waren jedoch einst vereinfachter, bekannt dafür, cloudbasierte Angebote zu sein und bessere Wahlmöglichkeiten für kleine Unternehmen zu bieten. Mit einem branchenweiten Vorstoß in Richtung Cloud-Produkte gibt es jedoch kaum Unterschiede zwischen ihnen.
Digital Asset Management — Während Enterprise Content Management Systeme dazu gedacht sind, alle Inhalte einer Organisation zu halten, sind Digital Asset Management Software, oder DAM-Systeme, speziell für Rich-Media-Dateien gedacht. Dazu gehören Dateien wie Bilder, Videos, Audios und Präsentationen. DAM-Software wird speziell von Marketing-Teams verwendet, um Marketingmaterialien in einem maßgeschneiderten Repository zu halten. Während sowohl ECMs als auch DAMs in der Lage sind, eine umfangreiche Menge an Inhalten zu halten, haben DAMs einen spezifischeren Anwendungsfall und Funktionen, um dies zu unterstützen, wie z.B. erweiterte Vorschau-Thumbnails und optimierte Import- und Exportfunktionen.
