Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme helfen Unternehmen, unstrukturierte Inhalte wie Dokumente, Bilder, Gesundheits- oder Buchhaltungsunterlagen, Umfragen, Produktinformationen, E-Mails und Webseiten zu organisieren, zu verwalten und zu verteilen. Unternehmen nutzen diese Software, um Inhalte zu speichern, zu verfolgen, zu bearbeiten und bei der Erstellung von Inhalten und anderen informationsbezogenen Projekten zusammenzuarbeiten, während sie vordefinierte und angemessene Sicherheitsstufen beibehalten. Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation können mit ECM-Software auf Informationen zugreifen und diese austauschen, basierend auf Benutzerrechten, die von einem Systemadministrator zugewiesen werden, was den Lebenszyklus von Informationen optimiert und verschiedene Geschäftsprozesse mithilfe eingebetteter Workflows automatisiert.
ECM ist mit den meisten Dateitypen kompatibel, einschließlich beliebter Office-Produktivitätssuiten (DOC, XLS, OCF), Bilddateien (JPEG, TIFF, PNG), E-Mail, Webstandard (XML, HTML) und CAD-Dateien von verschiedenen Softwareplattformen. Es dient als Unternehmensplattform, um große Mengen an Inhalten sicher zu speichern, Informationen zu verteilen, Workflows zu erstellen und zu verwalten, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und sich mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP-Systemen zu integrieren.
Um in die Kategorie Enterprise Content Management aufgenommen zu werden, muss ein Produkt in der Lage sein:
Große Mengen an Inhalten über verschiedene Dateitypen hinweg zu speichern
Ordnung in Daten basierend auf Organisationsmodellen zu bringen
Ressourcen leicht auffindbar, verwaltbar und durchsuchbar zu machen durch erweiterte Filterung und Tagging
Zusammenarbeit und die Erstellung neuer Dokumente zu ermöglichen
Die Integrität der Daten sicherzustellen und sie mit Berechtigungsstrukturen zu schützen
