Meeting-Management-Software hilft bei der Planung und Leitung von Teammeetings, um sicherzustellen, dass Meetings fruchtbar und fokussiert sind. Benutzer nutzen diese Lösungen, um Meetings effizient mit Planungsfunktionen zu koordinieren, und sie integrieren sich oft mit Kalendersoftware für garantierte Sichtbarkeit. Meeting-Management-Software bietet auch Werkzeuge wie Agendenersteller, Protokollaufzeichner und Konsensverfolger, die produktive Meetings erleichtern. Einige Optionen bieten auch begrenzte Aufgabenverwaltungsfunktionen für Aufgaben, die auf in Meetings beschlossenen Aktionspunkten basieren.
Während die meisten Meeting-Management-Software für jede Art von Meeting verwendet werden kann, sind einige Tools für spezialisierte Arten von Meetings wie Scrums, Retrospektiven, Einzelgespräche und Workshops konzipiert. Einige Board-Management-Software umfasst Aspekte des Meeting-Managements, aber solche Tools sind auf Meetings spezialisiert, die von Führungskräften der C-Ebene, Vorstandsmitgliedern und Ausschüssen abgehalten werden.
Um in die Kategorie Meeting-Management aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Agenden für Meetings erstellen
Meeting-Protokolle per Audio oder Text aufzeichnen
Konsenswerkzeuge bereitstellen, um persönliche Entscheidungsfindung oder Diskussion zu erleichtern
Aktionspunkte umreißen und Aufgaben basierend auf Meeting-Verlauf erstellen
Bei der Koordination und Planung von Meetings helfen