Más Información Sobre Correo Electrónico Software
¿Qué es el Software de Correo Electrónico?
El correo electrónico es la principal puerta de entrada para la comunicación interna y externa dentro de una empresa. Por lo tanto, es crucial implementar un software que sea intuitivo, organizado, seguro y eficiente.
El software de correo electrónico puede realizar una variedad de otras tareas para su empresa, como implementar campañas de marketing, involucrar a los consumidores, establecer recordatorios de tareas, chatear con otros empleados, mantener un horario para reuniones y más. Las consideraciones sobre qué software de correo electrónico usar deben depender del tamaño de su empresa, la industria del negocio, los requisitos de seguridad, el espacio de almacenamiento y los precios.
Beneficios Clave del Software de Correo Electrónico:
- Enviar y recibir mensajes de negocios importantes entre empleados
- Mejorar el alcance con campañas de marketing por correo electrónico
- Mantener un registro permanente de todos los mensajes que se envían y reciben
- Enviar y recibir mensajes de negocios importantes desde cualquier lugar en cualquier momento
¿Por qué Usar Software de Correo Electrónico?
Hay infinitas razones para implementar software de correo electrónico en su empresa, pero la más importante es la comunicación. Ya sea que esto signifique transmitir un mensaje importante a los compañeros de trabajo o entregar el mensaje de su marca a clientes potenciales, la función principal es transmitir un mensaje.
El correo electrónico también puede ayudar con el compromiso del cliente. Las plataformas de correo electrónico personalizables permiten a las empresas ilustrar su marca y comunicar la declaración de misión de su empresa. Cuando un cliente o un posible cliente recibe un correo electrónico de su empresa, puede entregar su mensaje de marketing con eslóganes, logotipos y firmas de correo electrónico personalizables. Esto ayuda a mantener su marca en el centro de atención.
El software de correo electrónico también es el vehículo para todas sus campañas de marketing por correo electrónico, que pueden ayudar a generar clientes potenciales y atraer más negocios a su empresa. Las tácticas de marketing por correo electrónico como la segmentación de clientes y las llamadas a la acción pueden ayudar a ganar más suscriptores y traducirse en un mayor ROI.
¿Quién Usa el Software de Correo Electrónico?
Todos los empleados de su empresa pueden beneficiarse del software de correo electrónico, ya que es la principal forma de comunicación para documentos y mensajes importantes. Sin embargo, algunos empleados enviarán más correos electrónicos que otros. Esos empleados pueden trabajar en departamentos como:
Marketing
El correo electrónico tiene la capacidad incorporada de enviarse en masa, lo que lo convierte en el software perfecto para usar en campañas de marketing masivo. Los equipos de marketing a menudo recopilan clientes potenciales del CRM de la empresa y envían campañas de marketing. Esta es una excelente manera de provocar una llamada a la acción significativa para compradores potenciales. A menudo, el marketing por correo electrónico también se integra con software de IA para automatizar el marketing por correo electrónico de manera programada. Esto beneficia al equipo de marketing al hacer el proceso menos tedioso y más eficiente.
Servicio al Cliente
Los equipos de servicio al cliente y éxito del cliente responden constantemente a consultas por correo electrónico. El software de correo electrónico de una empresa debe incluir respuestas automáticas que estos equipos puedan usar para alertar a los clientes de que su consulta será respondida rápidamente. La mayoría del software de correo electrónico variará en su capacidad para personalizar respuestas automáticas, así que asegúrese de evaluar esto antes de elegir un software de correo electrónico.
Recursos Humanos
Los equipos de recursos humanos usan el correo electrónico para informar a los empleados sobre cualquier actualización relacionada con la oficina. Esto puede incluir actualizaciones de calendario, cambios en la nómina y mucho más. Los equipos de recursos humanos necesitan una solución de correo electrónico optimizada para poder priorizar fácilmente sus horarios.
Tipos de Software de Correo Electrónico
Cliente de Correo Electrónico
Un cliente de correo electrónico es una plataforma de software que le permite acceder a su correo electrónico sin iniciar sesión en la web. El software cliente de correo electrónico funciona a través de direcciones POP3 e IMAP. Esto significa que puede acceder a su correo electrónico a través de programas de escritorio. Los clientes de correo electrónico ofrecen el beneficio de seguridad adicional con más cifrado para proteger sus correos electrónicos. El principal inconveniente aquí es que los usuarios encontrarán difícil acceder a su correo electrónico desde otras computadoras, ya que un cliente de correo electrónico generalmente se instala en el escritorio del usuario.
Correo Web
El correo web es una plataforma de software que permite a los usuarios acceder a correos electrónicos a través de un navegador web. El principal beneficio del correo web es el acceso móvil. Si está viajando a algún lugar y olvida llevar su computadora portátil, puede acceder fácilmente a su correo electrónico en cualquier otra computadora siempre que tenga acceso a Internet. Además, la mayoría del software de correo web tiene suites integradas que cuentan con creación de documentos, videoconferencias y otras herramientas que se pueden acceder a través de Internet.
Características del Correo Electrónico
Espacio de Almacenamiento
La mayoría del software de correo electrónico ofrece una cantidad gratuita de espacio de almacenamiento solo por registrarse en el software. Esto puede variar típicamente entre 15 y 50 GB. Dependiendo de su presupuesto y tamaño de la empresa, el software de correo electrónico ofrecerá a su empresa más o menos espacio de almacenamiento por precios variables. El aspecto principal a considerar aquí es la cantidad de correo electrónico que recibe diariamente y cómo esa cantidad de correo electrónico puede abrumar su servidor con el tiempo. Si su software de correo electrónico solo ofrece una cantidad limitada de espacio gratuito, esto puede fácilmente sobrecargar el servidor y hacer que se ralentice.
Libretas de Direcciones
Tener una lista de todos sus contactos de clientes es una excelente manera para que su empresa se mantenga organizada. La información del cliente y las listas de correo electrónico se pueden mantener fácilmente dentro de la libreta de direcciones integrada de una solución de correo electrónico.
Filtros de Correo Electrónico
Una característica clave de la mayoría de las plataformas de correo electrónico es la capacidad de filtrar su bandeja de entrada para que pueda encontrar fácilmente los mensajes más relevantes. El principal beneficio para las empresas es bloquear cualquier amenaza potencial de ingresar al servidor de la empresa, así como filtrar cualquier mensaje no deseado.
Herramientas de Integración Basadas en Aplicaciones
Muchas formas de software de correo electrónico proporcionan suites de productividad y colaboración que son adiciones beneficiosas al registrarse en su software. Muchas de estas características pueden ayudar a aumentar la eficiencia de la oficina con herramientas como videoconferencias, hojas de cálculo y creación de documentos. Dependiendo del tamaño de su empresa, esta puede ser una excelente manera de centralizar todas sus necesidades de oficina en un solo lugar.
Adjunto de Archivos
El software de correo electrónico permite a los usuarios adjuntar archivos al enviar mensajes. Los archivos pueden variar desde simples documentos de Word hasta presentaciones detalladas y videos. El principal beneficio para las empresas es la eliminación de la necesidad de un USB para transportar datos. En su lugar, cualquiera puede enviar archivos grandes a través de Internet para acelerar la eficiencia.
Automatización de Correo Electrónico
Un ejemplo de automatización de correo electrónico es cuando un nuevo usuario recibe un correo electrónico de bienvenida cuando se registra, lo que puede indicar instrucciones sobre cómo comenzar a usar el sitio, así como cualquier nueva característica en la que la empresa haya estado trabajando. Este es un gran beneficio para las empresas, ya que ya no tienen que enviar manualmente correos electrónicos a cada nuevo usuario. También ayuda a hacer crecer la lista de suscriptores de su empresa, lo que ayudará a mejorar las ventas.
IMAP
Un Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet (IMAP) es responsable del acceso móvil que prácticamente todas las soluciones de correo electrónico proporcionan. Esta característica es vital para organizaciones con una fuerza laboral remota o empleados que viajan con frecuencia.
Tendencias Relacionadas con el Software de Correo Electrónico
Interactividad del Correo Electrónico
Más soluciones de correo electrónico están comenzando a admitir animaciones, lo que puede permitir a las empresas insertar videos interactivos y GIFs. Los GIFs pueden beneficiar a las empresas al comunicar su mensaje de marca de una manera atractiva y relatable. Si su empresa está vendiendo un producto que se muestra mejor a través de video, entonces un GIF puede relacionar su producto de manera más efectiva que las palabras y las imágenes. El proceso de usar mensajes interactivos puede ayudar a llevar a un mayor compromiso del consumidor, ya que es más probable que las personas hagan clic en su correo electrónico y se conecten con su marca.
Automatización y Segmentación de Correo Electrónico
Una gran tendencia dentro de la automatización del correo electrónico es permitir a los usuarios seleccionar qué tipo de contenido de marketing reciben de su empresa. En lugar de que los clientes se molesten rápidamente por sus campañas de marketing que no les aplican, pueden segmentar qué tipo de contenido de correo electrónico les gustaría recibir. El principal beneficio de esto es una mayor posibilidad de convertir clientes potenciales en ventas y mantener a sus clientes en su lista de correo durante un largo período de tiempo.
Problemas Potenciales con el Software de Correo Electrónico
Las empresas que buscan software de correo electrónico deben tener en cuenta estos problemas potenciales:
Spam
Quizás el mayor problema con el uso de software de correo electrónico es la posibilidad de recibir correos electrónicos no solicitados, también conocidos como spam. Los correos electrónicos de spam pueden variar desde correos electrónicos comerciales no deseados hasta correos electrónicos maliciosos que intentan propagar virus a su computadora. Este problema puede ser perjudicial para la seguridad de sus mensajes.
Tamaño de los Archivos Adjuntos de Correo Electrónico
A veces es crítico enviar correos electrónicos con archivos adjuntos grandes. Algunos software de correo electrónico no permiten enviar correos electrónicos con archivos adjuntos de más de 25–30 MB, mientras que otras soluciones permiten correos electrónicos de hasta 300 MB. Si su empresa envía correos electrónicos que utilizan mucho espacio, puede considerar un software de correo electrónico que permita límites más grandes en los archivos adjuntos.
Seguridad
El mayor problema con el envío de correo electrónicamente es la posibilidad de malware. Este software invasivo y amenazante, también conocido como ransomware, es un tipo de virus que solo puede erradicarse mediante el pago monetario. Las empresas deben asegurarse de tener un equipo de seguridad activo para mantenerse vigilantes, o necesitan instalar las precauciones adecuadas.
Entregabilidad
La entregabilidad del correo electrónico es el número de correos electrónicos que envía que realmente llegan a una bandeja de entrada. Esto es importante para las iniciativas comerciales (como campañas de marketing) que necesitan llegar a una larga lista de compradores potenciales. El software de correo electrónico de buena reputación será más probable que envíe correos electrónicos a través de ISP confiables. Esto asegurará que los correos electrónicos no reboten y tengan una alta tasa de entregabilidad.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Correo Electrónico
El software de correo electrónico es el punto de partida para una variedad de herramientas de marketing que pueden acompañar al software. Estas pueden variar desde software que ayuda en el compromiso del usuario, la generación de clientes potenciales y campañas de marketing masivo.
Marketing por Correo Electrónico
El equipo de marketing de una empresa puede usar el correo electrónico para enviar promociones, actualizaciones y suscripciones a boletines a infinitos compradores potenciales. Sin tener ya en su lugar un software de correo electrónico, las herramientas de software de marketing por correo electrónico no pueden agregarse a las iniciativas de marketing de su empresa. Como se indicó anteriormente, el marketing por correo electrónico proporciona consistentemente el ROI más alto, por lo que es importante que el equipo de marketing utilice este software.
Seguimiento de Correo Electrónico
El software de seguimiento de correo electrónico permite a los usuarios rastrear correos electrónicos y recopilar análisis, como tasas de apertura de correos electrónicos, el volumen de clics en enlaces en correos electrónicos y el número de descargas de archivos adjuntos de correos electrónicos. Esto se usa más comúnmente para mejorar el compromiso del cliente, aumentar las ventas y maximizar el potencial de compromiso de prospectos.
Correo Electrónico Transaccional
El software de correo electrónico transaccional se refiere a herramientas que envían correos electrónicos en respuesta a acciones preestablecidas tomadas por los destinatarios. Algunos ejemplos incluyen un correo electrónico de bienvenida después de crear una nueva cuenta de redes sociales, un recibo de correo electrónico de una transacción de comercio electrónico o un correo electrónico para una nueva suscripción a un boletín. Las empresas utilizan estas herramientas para automatizar correos electrónicos personalizados a medida que ocurren las transacciones. Las organizaciones utilizan el software de correo electrónico transaccional para rastrear métricas como correos electrónicos enviados, recibidos, abiertos y rebotados. Las herramientas de correo electrónico transaccional son útiles para los equipos de retención de clientes, ventas, marketing y relaciones públicas.
Pruebas A/B
El software de pruebas A/B se puede usar para probar cuál de las dos opciones de campaña de correo electrónico será más exitosa. Durante este proceso, se envían dos variaciones de una campaña de correo electrónico a dos grupos diferentes de destinatarios. Cualquiera que sea el grupo que tenga la tasa de clics más alta en su campaña de correo electrónico indicará cuál será más exitosa. Los resultados pueden indicar la tasa de apertura, la tasa de clics y el número de suscriptores que fueron influenciados por su campaña de correo electrónico. Esta es una gran herramienta para garantizar que lance una campaña de marketing efectiva que generará más ingresos y clientes más felices.
