Beste Ausgabenmanagement-Software

Die Verfolgung von Ausgaben ist eine Herausforderung, der sich jedes Unternehmen stellen muss. Von Reisekosten bis hin zu Mitarbeitereinkäufen können Ausgaben schnell außer Kontrolle geraten, wenn kein klares System vorhanden ist. Hier kommt die Ausgabenmanagement-Software ins Spiel. Sie ist nicht nur ein digitales Hauptbuch, sondern eine Möglichkeit, Ausgaben zu organisieren, Genehmigungen zu automatisieren und die Transparenz über die Unternehmensausgaben zu wahren.

Nach der Überprüfung von Tausenden von G2-Nutzerbewertungen habe ich gesehen, wie Teams in der Softwarebranche, IT-Dienstleistungen, Non-Profit-Organisationen und Buchhaltung auf diese Tools angewiesen sind, um das Ausgaben- und Kostenmanagement zu vereinfachen. Sie erfassen Belege, setzen Ausgabenrichtlinien durch und verhindern Budgetüberschreitungen. Ausgabenmanagement-Software ist ein Muss für Unternehmen, die mit komplexen Ausgabenkategorien oder der Verwaltung mehrerer Abteilungen zu tun haben.

Vorteile: Was Benutzer durchweg schätzen

• Benutzerfreundlichkeit: Benutzer heben oft hervor, wie intuitiv diese Plattformen sind. Ob beim Navigieren durch Menüs, Einreichen von Ausgaben oder Automatisieren von Belegen, sie schätzen, wie einfach es ist, Dinge zu erledigen.

„Einfach zu bedienen. Einfach zu verstehen. Zugang zu Support/Live-Chat. Selbstbedienungsressourcen wie FAQs und Hilfe-Center-Artikel. Ich habe kürzlich ein Event für mein Team vor Ort eingerichtet, obwohl ich das Tool zuvor nur für meine Unternehmensausgaben genutzt hatte, und ich war besorgt, dass ich etwas falsch machen würde. Aber alles war einfach einzurichten.“- Allison Guertin, Navan-Bewertung.

• Automatisiertes Belegmanagement: Ich habe bemerkt, dass viele Benutzer es schätzen, Belege direkt an die Plattform senden zu können. Sie werden automatisch erfasst und mit Ausgaben abgeglichen, was die Ausgabenverfolgung erheblich vereinfacht, insbesondere für Personen, die häufig reisen.

„Was heraussticht, sind die leistungsstarken Funktionen – Echtzeit-Ausgabenverfolgung, automatisierte Belegerfassung und nahtlose Integrationen mit Buchhaltungssoftware. Es hat unsere Handhabung von Geschäftsausgaben erheblich verbessert, Zeit gespart und manuelle Fehler reduziert.“- Alexandra Holt, Payhawk-Bewertung.

• Zentralisierte Ausgabenverfolgung: Benutzer schätzen es, eine einzige Plattform zu haben, auf der alle Ausgaben verfolgt und kategorisiert werden. Dies erleichtert es den Finanzteams, Ausgaben zu überwachen, und den Managern, Budgets zu überwachen. 

„Es ist die einfache Integration von Ausgabenmanagement und -verfolgung in einer Plattform. Automatisierte Geschäftsprozesse für Zahlungen und Echtzeit-Ausgabenverfolgung. Der Einsatz von virtuellen Karten erleichtert die Verwaltung und Zuweisung von Budgets. Es ist einfach, täglich und zeitsparend.” -Shabbir Ambaliyasana, BILL-Bewertung.

Nachteile: Wo viele Plattformen versagen

• Verwirrende Navigation: Mehrere Bewertungen erwähnen, dass die Benutzeroberfläche verwirrend sein kann, insbesondere mit zu vielen Ansichten oder Einstellungen, die schwer zu navigieren sind. Dies kann ein Hindernis für Teams sein, die versuchen, die Plattform effizient zu nutzen.

„Die einzige Kritik, die ich habe, ist, dass die Navigation durch die Benutzeroberfläche manchmal nicht intuitiv ist. Sobald man es ein paar Mal benutzt hat, versteht man die Feinheiten, aber anfangs kann es verwirrend sein.”-Bill Rose, Airbase-Bewertung.

• Komplexität des Budgetmanagements: Ich sehe, dass Benutzer erwähnen, dass das Einrichten und Verwalten von Budgets verwirrend sein kann, mit mehreren Schritten, die nicht immer klar sind. Dies ist ein häufiges Problem, insbesondere für Teams, die versuchen, eine strikte Budgetkontrolle aufrechtzuerhalten.

„Der Budgetteil kann verwirrend sein, und das Erhalten einer Karte dauert lange. Das Training könnte besser sein, und basierend auf unserer Einrichtung hätte es eine bessere Aufteilung der Ausgaben auf verschiedene Standorte geben können. Dieser Bestandteil scheint begrenzt zu sein.” - Michelda Johnson, BILL Spend & Expense (ehemals Divvy) Bewertung.

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Benutzer wünschen sich manchmal mehr Flexibilität bei der Verfolgung oder Kategorisierung von Ausgaben. Der Mangel an Anpassungsmöglichkeiten kann ein Hindernis für Teams mit einzigartigen Bedürfnissen sein.

„Während das Tool eine breite Palette von Beschaffungsbedürfnissen effektiv abdeckt, gibt es gelegentlich Möglichkeiten, das Benutzererlebnis weiter zu verbessern, insbesondere mit fortschrittlicheren Analysen und Berichtsanpassungen. ”- Nalini Gottumukkala, PRM360-Bewertung.

Die Teams, die das Beste aus der Ausgabenmanagement-Software herausholen, verfolgen nicht nur Ausgaben. Sie nutzen sie, um ein klares Verständnis dafür zu gewinnen, wohin ihr Geld fließt, unnötige Kosten zu vermeiden und die Ausgaben mit ihren finanziellen Zielen in Einklang zu bringen. Mit einer durchschnittlichen Sternebewertung von 4,5, einer 8,8/10 Wahrscheinlichkeit zur Empfehlung und hohen Bewertungen für Benutzerfreundlichkeit (7,0/7), Einrichtung (6,5/7), und Support (7,0/7), erhalten diese Plattformen durchweg Lob dafür, wie sie das Finanzmanagement vereinfachen.

Die besten Teams nutzen diese Tools, um Budgets festzulegen, Genehmigungen zu automatisieren und Ausgaben in Echtzeit zu überwachen. Ich habe beobachtet, dass sie auch verwendet werden, um Reisekosten zu optimieren, bessere Konditionen auszuhandeln und verschwenderische Ausgaben zu erkennen, bevor sie sich summieren. Sie behandeln die Ausgabenmanagement-Software als eine Möglichkeit, intelligentere Entscheidungen zu treffen, nicht nur als einen Ort, um Belege zu speichern.

Für diese Teams geht es bei der Kostenverfolgung nicht nur darum, Ausgabendaten in Erkenntnisse zu verwandeln. Sie wissen, wohin ihr Geld geht, wie sie es kontrollieren können und wie sie Einsparungen in einen Wettbewerbsvorteil umwandeln können.