Der Kauf von Software hilft Unternehmen, die Schritte im Einkaufszyklus zu automatisieren und zu dokumentieren. Es ermöglicht den Benutzern, den Einkaufsprozess besser zu verwalten und verknüpft automatisch Einkaufsfunktionen mit Buchhaltungsfunktionen. Dadurch fördert es ein besseres finanzielles Bewusstsein und Einkaufsaufzeichnungen sowie Kosten- und Zeitersparnisse. Diese Software wird hauptsächlich von Einkäufern und Buchhaltungsteams implementiert. Einkaufssoftware ist eng mit Procure-to-Pay-Software verwandt, aber es ist wichtig, zwischen den beiden zu unterscheiden. Procure-to-Pay-Software umfasst ein breiteres Spektrum an Funktionen als Einkaufssoftware, die den gesamten Beschaffungslebenszyklus abdecken.
Einkaufssoftware integriert sich mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware und Bestandskontrollsoftware.
Um in die Kategorie Einkauf aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Funktionen zur Erstellung elektronischer Angebote und Bestellungen für den Einkauf bereitstellen
Die Genehmigung von Bestellungen anhand vordefinierter Kriterien wie Bestellbetrag ermöglichen
Einkaufsrechnungen aufzeichnen und mit Angeboten und Bestellungen abgleichen
Bestätigungen für den Wareneingang bereitstellen und Abweichungen verfolgen
Portale für Lieferanten bereitstellen, um Bestellungen abzurufen und Rechnungen einzureichen
Lieferanten- und Anbieterdaten sowie deren Leistung verwalten