Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein sicherer Online-Speicher, der zur Speicherung und Verteilung digitaler Dateien und Dokumente verwendet wird. VDRs ermöglichen es Unternehmen, vertrauliche oder proprietäre Informationen in einem kontrollierten Umfeld mit einer weiteren Partei zu teilen. Die robusten Sicherheitsfunktionen eines VDRs umfassen oft Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single-Sign-On-Kontrollen. Die Tools ermöglichen das Hosting vertraulicher Informationen unter strengen Berechtigungen und verwalten die Fähigkeit des Betrachters, die Informationen freizugeben, indem sie die Möglichkeit einschränken, die Dokumente weiterzuleiten, zu kopieren oder zu drucken.
Das Management digitaler Rechte ist ein kritischer Aspekt von virtuellen Datenräumen aufgrund ihrer Nutzung während des Due-Diligence-Prozesses für Fusionen und Übernahmen sowie für Private-Equity- und Risikokapitaltransaktionen. Darüber hinaus nutzen Anwaltskanzleien und Immobilienfachleute VDRs als kontrollierte und sichere Umgebung zum Teilen vertraulicher Vereinbarungen, die ihre Kunden betreffen. Neben den detaillierten Anwendungsfällen für spezifische Branchen und Berufe nutzen auch Compliance-Abteilungen VDRs als Drehscheibe zum Teilen sensibler compliance-bezogener Dateien. Unternehmen können eine separate Dateispeicher- und Freigabesoftware neben einem virtuellen Datenraum als zusätzliches Dokumentenarchiv einbinden, das weniger Sicherheitsmaßnahmen erfordert.
Um in die Kategorie des virtuellen Datenraums aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Sichere Speicherung und Verteilung von Inhalten, Daten und Dokumenten in einer kontrollierten Umgebung ermöglichen
Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single-Sign-On-Kontrollen bereitstellen
Anpassbare Berechtigungsstrukturen bieten
Dateien durch digitales Rechtemanagement aus der Ferne steuern
Dokumentenberechtigungen verifizieren, verfolgen und durchsetzen
Die Aufteilung von Daten innerhalb mehrerer Projekte ermöglichen, um sicherzustellen, dass es keine Überschneidungen oder Interaktionen zwischen den einzelnen Projekten gibt
