Beste Beschaffungssoftware

Beschaffungssoftware hilft Organisationen, ihre Einkaufsbemühungen zu automatisieren. Mit Beschaffungssoftware können Unternehmen die meisten beschaffungsbezogenen Aktivitäten online abwickeln, einschließlich der Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, der Auswahl und Bestellung von Produkten, dem Empfang und Abgleich von Bestellungen und Rechnungen sowie der Durchführung von Zahlungen. Beschaffungsabteilungen können auch Beschaffungsprodukte nutzen, um Bestelllieferungen für optimale Kapazität zu koordinieren oder um mit Lieferanten zu interagieren, die um Aufträge bieten. Die Hauptvorteile, die durch Beschaffungssoftware geboten werden, sind die Reduzierung der Zeit und des Aufwands, die für die Verwaltung von Einkäufen aufgewendet werden, die erhöhte Koordination mit Anbietern und die Möglichkeit, Skaleneffekte zu nutzen.

Beschaffungssoftware sollte nicht mit Software in der Lagerverwaltung-Kategorie oder der Einkaufs-Kategorie verwechselt werden, trotz einiger Überschneidungen in den Funktionalitäten zwischen diesen Kategorien.

Kaufüberlegungen für Beschaffungssoftware

1. Bevor Sie ein Beschaffungssoftwareprodukt auswählen, sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen benötigten Funktionen über die hinausgehen, die von Einkaufssoftwareprodukten angeboten werden. Während viele Menschen die Begriffe Beschaffung und Einkauf austauschbar verwenden, sind diese beiden Softwarekategorien in der Tat recht unterschiedlich, obwohl sie einige Merkmale teilen. Zum Kontext, die Schritte des Procure-to-Pay (P2P)-Zyklus sind wie folgt:
1. Identifizierung des Bedarfs
2. Genehmigung der Kaufanfrage
3. Genehmigung der Kaufanfrage
4. Beschaffung
5. Identifizierung von Lieferanten
6. Anfragen/Erhalt des Angebots
7. Verhandlung
8. Auswahl des Anbieters
9. Bestellbestätigung
10. Versandvorankündigung
11. Warenannahme
12. Rechnungsaufzeichnung
13. 3-Wege-Abgleich
14. Zahlung an den Lieferanten
2. Während Beschaffungssoftware darauf ausgelegt ist, alle Schritte des Procure-to-Pay-Zyklus (P2P) abzudecken, ist Einkaufssoftware auf einen bestimmten Teil der Schritte beschränkt, die von der Bestellbestätigung bis zum Wareneingang und schließlich zur Zahlung an den Lieferanten reichen. Während diese Schritte des P2P-Zyklus wichtig sind, sind sie in der Regel nicht auf den Umfang und die Größe einzelner Unternehmen zugeschnitten, sondern routinemäßig und grundlegend für eine gute Einkaufspraxis.
3. Beschaffungssoftware vs. Einkaufssoftware: Beschaffungssoftware umfasst diese Schritte sowie diejenigen, die mit der Beschaffung und der anfänglichen Identifizierung von Anforderungen sowie potenziellen Lieferanten verbunden sind. Verhandlungen mit Lieferanten und die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen werden ebenfalls im Rahmen der Beschaffungssoftware verwaltet, während sie normalerweise nicht von Einkaufssoftware behandelt werden.
4. Einfachheit der Beschaffung mit dem Beschaffungsprodukt: Beschaffungssoftwareprodukte sollten in der Lage sein, den Beschaffungsprozess innerhalb des P2P-Zyklus ordnungsgemäß zu erleichtern, sodass Marktanalysen, RFx und Kommunikation, Verhandlungen und Vertragsabschlüsse mit Lieferanten alle innerhalb der Software abgewickelt werden. Darüber hinaus sollte die Beschaffungssoftware einfach zu verwendende Makroansichten des Beschaffungsprozesses bieten, damit zukünftige Bemühungen optimiert oder an sich ändernde Umgebungen angepasst werden können.
5. Integriert das Produkt mit Ihren bestehenden Systemen?: Bei der Auswahl eines Beschaffungssoftwareprodukts ist es wichtig, sich der verfügbaren Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen bewusst zu sein. Wenn Ihr Unternehmen bereits ein Einkaufssoftware-Tool, ein CPQ-Softwareprodukt oder eine Supply-Chain-Suite verwendet und damit zufrieden ist, möchten Sie diese Systeme möglicherweise beibehalten, wenn möglich, während Sie in Beschaffungssoftware investieren, anstatt sie vollständig zu ersetzen.
6. Ist die Software leicht skalierbar?: Wenn Ihr Unternehmen und seine Beschaffungsbedürfnisse wachsen, sollten Sie sicher sein, dass die von Ihnen gewählte Beschaffungssoftware mit ihnen skalieren kann. Welches Beschaffungstool Sie auch wählen, es sollte anpassbar sein, um sich im Laufe der Zeit an Ihre sich ändernden Umstände und Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus sollten Sie prüfen, ob die Anpassungen, die Sie benötigen, in den Kosten der Software enthalten sind oder ob sie eine zusätzliche Gebühr erfordern. Wenn keine Anpassung angeboten wird, sollten Sie möglicherweise eine andere Beschaffungssoftwareoption in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass das Produkt mit Ihrem Unternehmen skalierbar ist.
7. Wie werden Software-Updates verwaltet und wie stark ist der Kundensupport?: Zuletzt sollten Sie die Regelmäßigkeit und Einfachheit von Software-Updates berücksichtigen. Die Art und Weise, wie der Beschaffungsanbieter Kunden benachrichtigt, ist wichtig, da Sie nicht eines Morgens mit einer Mitteilung überrascht werden möchten, dass Sie aufgrund von Problemen mit einem automatischen Software-Update möglicherweise die Software nicht für ihre regulären Funktionen verwenden können. Darüber hinaus sind die Kosten und die Häufigkeit dieser Software-Updates für Ihre Entscheidung relevant, ebenso wie die Qualität des Anbietersupports, falls durch diese Updates Probleme auftreten.

Wesentliche Vorteile von Beschaffungssoftware

Wir haben besprochen, wie Beschaffungssoftware Ihnen helfen kann, die Beschaffungs- und Einkaufsfunktionen des Procure-to-Pay-Zyklus zu optimieren, aber ein erfolgreiches Beschaffungstool kann Ihrem Unternehmen auch auf andere Weise direkt zugutekommen.

Mit Beschaffungssoftware können Sie:

• Kosten senken, indem Sie Lieferantenbeziehungen nutzen, um die Leistung zu verbessern
• Vertragskonformität mit zentralisiertem Transaktions-Tracking sicherstellen
• Die Eff