Optische Zeichenerkennung (OCR) Software, auch Dokumentenerfassung genannt, ist die Technologie, die verwendet wird, um die meisten Arten von Bildern mit geschriebenem Text in maschinenlesbare Textdaten umzuwandeln. Sobald gescannte Dokumente einer OCR-Verarbeitung unterzogen wurden, kann der Text mit Textverarbeitungsprogrammen bearbeitet werden. OCR-Software hat aufgrund ihrer grundlegenden Funktionalität eine breite Palette von Anwendungsfällen. Diese Tools können von praktisch jedem Team innerhalb einer Organisation verwendet werden, insbesondere von Buchhaltungs-, Personal- und Dateneingabeteams, um wichtige Informationen aus großen Mengen von Papier- und digitalen Dateien zu gewinnen. OCR-Software kann die Zeit für manuelle Eingaben erheblich reduzieren, kritische Fehler minimieren und die Betrugserkennung verbessern. Bestimmte Tools in dieser Kategorie können Dokumente auch durchsuchbar und ordentlich organisiert machen, damit sie später von den erforderlichen Personen innerhalb der Organisation abgerufen werden können.
Traditionelle OCR-Software hat eine begrenzte, aber grundlegend leistungsstarke Funktionalität. Kürzlich hat sich eine verbesserte Version der OCR-Technologie, genannt intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Software, aus den Einschränkungen von OCR entwickelt. Die OCR-Kategorie von G2 enthält beide Produkttypen – reine OCR-Software und IDP-Software. Reine OCR-Software hat alle oben aufgeführten Funktionen und Anwendungsfälle. IDP-Software hat ebenfalls alle Funktionen der OCR-Software, nutzt jedoch auch fortschrittliche Technologien wie Machine-Learning-Software, Natural-Language-Processing (NLP) Software und Bildverarbeitungssoftware, um Dokumente intelligent zu scannen und sich kontinuierlich basierend auf Mustern und Benutzerverhalten zu verbessern. Diese Produkte unterscheiden sich auch von reiner OCR-Software, da sie sich nur mit dem einfachen Scannen eines Dokuments befassen, nicht mit der Analyse von Informationen daraus. Da der mit dieser Technologie extrahierte Text Bedeutung hat, können diese Daten für nachgelagerte Prozesse verwendet werden. Somit kann IDP-Software in verschiedene Anwendungen, Systeme und andere Automatisierungsplattformen integriert werden.
OCR-Software wird oft als versteckte Technologie betrachtet, da sie in so vielen anderen Softwareprodukten verwendet wird, deren Hauptzweck nicht die Dokumentenverarbeitung ist. Viele Softwareoptionen, wie CRM-Software, ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware und Enterprise-Content-Management (ECM) Software nutzen alle OCR-Technologie, um die Effizienz zu steigern.
Um für die Aufnahme in die Kategorie der Optimalen Zeichenerkennung (OCR) in Frage zu kommen, muss ein Produkt:
Digitale Bilder und/oder Scans verschiedener Dokumenttypen verarbeiten
Relevante Daten in gescannten Dokumenten identifizieren und extrahieren und in maschinenlesbaren Text umwandeln, der durchsucht und bearbeitet werden kann
Bei der Klassifizierung und Sortierung erfasster Dokumentdateien helfen
