Wer verwendet Datenlöschsoftware?
Datensicherheitsteam: Das Datensicherheitsteam muss zuerst bestimmen, welche Daten von dem Team, das die Daten speichert, verderblich sein sollten. Sobald die nutzbaren Daten auf ein neues Laufwerk verschoben wurden, sollte das Datenteam das Löschen mit der Software durchführen.
Compliance-Team: Das Compliance-Team besteht aus Datenschutz- und Rechtspersonal, das sicherstellen sollte, dass der Datenlöschprozess und die Software ordnungsgemäß eingerichtet sind, um den Industriestandards zu entsprechen.
Herausforderungen mit Datenlöschsoftware
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Niedrige Priorität: Die meisten Unternehmen, die nicht direkt von Datenschutz- und Datensicherheitsstandards betroffen sind, werden das Datenmanagement nicht als Priorität betrachten, geschweige denn die Datenlöschung. Es könnte schwierig sein, Unterstützung für Datenlöschsoftware zu erhalten, es sei denn, das Unternehmen hat die Konsequenzen gestohlener Festplatten erlitten.
Unsachgemäße Entsorgung von Festplatte und Daten: Datenlöschung umfasst die Verwendung von Softwarelöschung und physischer Zerstörung, je nach Branche. Da Datenmanagement für die meisten Unternehmen noch eine neue Praxis ist, implementieren sie manchmal keine soliden Datenlöschpläne. Sobald ein Datenverstoß aufgrund dessen passiert, erhalten diese Unternehmen große Mengen an Geldstrafen, gebrochenes Vertrauen und einen schlechten Ruf. Das Compliance-Team und das Datenteam sollten die Bedeutung der Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften und die negativen Folgen von Datenverstößen betonen. Dies wird Unternehmen dazu anregen, ordnungsgemäße Datenmanagementpraktiken umzusetzen.
Wie kauft man Datenlöschsoftware
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Datenlöschsoftware
Da Datenlöschung Teil des DLM-Prozesses ist, ist es wichtig, zuerst einen DLM-Prozess zu planen, wenn das Unternehmen keinen hat. Viele Unternehmen, die nicht über die Talente für Datenlöschung, Datenschutzmanagement und Compliance-Management verfügen, sollten in Betracht ziehen, externe Talente einzustellen, um den DLM-Prozess ordnungsgemäß umzusetzen. Der DLM-Prozess muss den Industriestandards entsprechen. Sobald die DLM-Planung abgeschlossen ist, muss das Compliance-Team identifizieren, wie die Daten entsprechend ihrem Unternehmensbudget, Datenmanagementprozess, ihrer Branche und den Funktionsanforderungen zerstört werden sollen. Zum Beispiel erfordern einige Branchenvorschriften die Zerstörung von Hardware vor Ort, während andere keine solchen Anforderungen haben.
Die Priorisierung des gewünschten Funktionssatzes kann helfen, den potenziellen Pool von Datenlöschlösungen einzugrenzen, sodass Teams dann weitere Überlegungen zu Budget, Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen, Sicherheitsanforderungen und mehr anstellen können. Dieser ganzheitliche Ansatz befähigt Käufer, mit einer fokussierten Checkliste voranzukommen, die in Verbindung mit G2-Bewertungen verwendet werden kann, um das beste Produkt für das Unternehmen auszuwählen.
Vergleich von Datenlöschsoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Käufer sollten mit einem großen Pool von Datenlöschsoftware-Anbietern beginnen. Unter Berücksichtigung der gewünschten Muss-Funktionen ist es wichtig, dass Käufer während der Demos konsistente Anfragen stellen, mit denen sie die Vor- und Nachteile jeder Softwarelösung effektiv vergleichen können.
Erstellen Sie eine Shortlist
Es hilft, die Ergebnisse der ersten Anbieterevaluierungen mit G2-Bewertungen anderer Käufer abzugleichen, wodurch eine kurze Liste von drei bis fünf Produkten eingegrenzt wird. Von dort aus können Käufer Preise und Funktionen vergleichen, um die beste Passform zu bestimmen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind; zum Beispiel könnte man darum bitten, durch einen typischen Datenwischprozess von der Planung bis zum Recycling der Festplatte innerhalb des Datenlöschtools geführt zu werden.
Auswahl von Datenlöschsoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es wichtig, die relevantesten Personen in den Auswahlprozess der Datenlöschsoftware einzubeziehen. Größere Unternehmen können einzelne Teammitglieder einbeziehen, um Rollen wie Compliance-Manager, Datenlebenszyklus-Manager, Anwälte, Systembesitzer und IT-Profis zu besetzen, die am engsten mit der Software arbeiten werden. Kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern könnten Rollen überlappen.
Verhandlung
Viele Unternehmen bieten DLM-Plattformen an, die über die Datenlöschung hinausgehen und Datenentdeckung, Datenqualität und mehr umfassen. Während einige Unternehmen bei den Konfigurationen ihrer Pakete nicht nachgeben, sollten Käufer, die Kosten senken möchten, versuchen, auf die spezifischen Funktionen herunterzuhandeln, die ihnen wichtig sind, um den besten Preis zu erzielen. Zum Beispiel könnte eine Preisübersicht eines Anbieters zeigen, dass die Datenlöschfunktionalität nur in einem umfassenden All-in-One-DLM-Paket enthalten ist, während ein Verkaufsgespräch etwas anderes ergeben könnte.
Endgültige Entscheidung
Nach dieser Phase ist es wichtig, wenn möglich einen Probelauf mit dem Auswahlteam durchzuführen. Dies wird helfen sicherzustellen, dass die gewählte Datenlöschsoftware gut mit der Systemeinrichtung und der täglichen Arbeit integriert ist. Wenn das Datenlöschtool einfach zu bedienen ist und den Compliance-Standards entspricht, kann der Käufer dies als Zeichen dafür nehmen, dass seine Auswahl die richtige ist. Wenn nicht, könnte eine Neubewertung der Optionen notwendig sein.
