Beste Anwendungsportfolio-Management-Software

Was ist Anwendungsportfoliomanagement-Software?

Was sind die häufigsten Merkmale von Anwendungsportfoliomanagement-Software?

Was sind die Vorteile von Anwendungsportfoliomanagement-Software?

Wer nutzt Anwendungsportfoliomanagement-Software?

IT-Manager: Das Team, das die Anwendungsportfoliomanagement-Lösung am meisten nutzt, wäre das IT-Team, da es das Softwareinventar verwaltet. Sie wissen, welche Software gekauft, stillgelegt und reinvestiert werden soll. Außerdem können sie die IT-Portfoliomanagement-Berichte nutzen, um den Status des Softwareinventars besser mit anderen Stakeholdern zu kommunizieren.

Einkaufsteam: Das Einkaufsteam nutzt Anwendungsportfoliomanagement-Software für Verhandlungen über Softwarekäufe. Zum Beispiel kann das Einkaufsteam, indem es versteht, welche Software untergenutzt wird, für die Rückbelastung oder einen niedrigeren Preis verhandeln.

Software im Zusammenhang mit Anwendungsportfoliomanagement-Software

Verwandte Lösungen, die zusammen mit Technologieportfoliomanagement-Tools verwendet werden können, umfassen:

Software-Asset-Management (SAM) Software: Diese Art von Software dokumentiert und verwaltet On-Premises-Softwarelizenzen, die von einem Unternehmen verwendet werden. Unternehmen nutzen SAM-Software, um das Anwendungsportfoliomanagement für Vertragsmanagement und Lizenzmanagement zu ergänzen.

SaaS-Betriebsmanagement-Software: SaaS-Betriebsmanagement-Software verwaltet SaaS-Produkte, um Unternehmen eine bessere Kontrolle und Sichtbarkeit über ihre SaaS-Portfolios zu bieten.

Herausforderungen mit Anwendungsportfoliomanagement-Software

Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.

Langfristiges Management: IT-Portfoliomanagement ist keine einmalige Anwendungsrationalisierung, die sich auf Kosten und kurzfristige technische Probleme konzentriert. Die Softwarelandschaft nur einmal aufzuräumen und dann zu vergessen, wird dazu führen, dass die gleichen Probleme in der Zukunft wieder auftauchen. Unternehmen müssen einen Lebenszyklusansatz verfolgen. Regelmäßige Überwachung der technischen und geschäftlichen Nutzung von Anwendungen und Bewertung zukünftiger Optionen sind notwendig, um das Portfolio an die Geschäftsziele anzupassen.

Verständnis von Abhängigkeiten: Anwendungen sollten nicht als eigenständig, sondern als Landschaft betrachtet werden. IT-Manager müssen Abhängigkeiten zwischen Anwendungen und den von ihnen unterstützten Unternehmen berücksichtigen. Die Abhängigkeitsanalyse zeigt die Komplexität, Risiken und den Geschäftswert der Anwendungslandschaft. Das Ersetzen oder Stilllegen einer Anwendung isoliert führt zu unbeabsichtigten Konsequenzen, die andere Teams und Anwendungen beeinflussen.

Bestimmung objektiver Metriken: Es gibt keine Strategie oder Metrik, die den Wert jeder Anwendung genau widerspiegeln kann. Aber auf der anderen Seite ist es extrem voreingenommen, die Benutzer zu fragen, wie wertvoll jede Anwendung ist. Stattdessen müssen IT-Manager Anwendungsfälle studieren, die die Wertschöpfungsketten und Workflows der Anwendung identifizieren. Dies zeigt, wie die Anwendungen geschäftliche und technische Funktionen für Produkte und Kunden unterstützen. Dann kann das IT-Team die Anwendung mit geeigneten Metriken bewerten, die für diese Funktionen relevant sind, und möglicherweise neue potenzielle Anwendungen entdecken.

Wie kauft man Anwendungsportfoliomanagement-Software

Der Kauf einer Anwendungsportfoliomanagement-Lösung kann kompliziert sein, basierend auf der bestehenden Infrastruktur und Softwarekompatibilität. Oftmals, wenn Unternehmen Anwendungsportfoliomanagement-Lösungen kaufen, sind sie auf Probleme mit Softwarekostenüberschreitungen gestoßen, sodass der Wunsch, einen schnellen Kauf zu tätigen, während es Unternehmensinteresse und Druck gibt, stark sein kann. Der Kauf von Unternehmenssoftware erfordert jedoch Engagement und Zeit. Wenn das Unternehmen die Software nach dem Kauf nicht mag, ist der Wechsel zu einer anderen Software kostspielig und zeitaufwendig.

Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Anwendungsportfoliomanagement-Software

Unternehmen sollten ein gutes Verständnis dafür haben, warum sie IT-Portfoliomanagement-Lösungen benötigen. Neben einfachen Gründen wie der Gewinnung von Einblicken in die Anwendungslandschaft gibt es in der Regel tiefere Gründe, warum das Unternehmen diese Fähigkeit benötigt.

Eine Anwendungsportfoliomanagement-Lösung, die dem Finanzteam gewidmet ist, könnte sich stark von der unterscheiden, die dem Einkaufsteam gewidmet ist – und ihre Annahme, warum sie diese Fähigkeit benötigen, könnte ebenfalls falsch sein. Das Finanzteam könnte denken, dass ein Anwendungsportfoliomanagement-Tool erheblich bei ihrem unordentlichen Budgetierungsprozess für neue Software helfen würde, aber die Software kann viel mehr als das, sodass der Wert und das Budget der Anwendung höher sein sollten als zuvor. Der beste Weg, um ein klares Bild der Situation zu erhalten, besteht darin, mit allen Stakeholdern für Anwendungsfälle zusammenzuarbeiten, um zu beantworten, wer was tun möchte und warum das für das Geschäft wichtig ist.

Mit Anwendungsfällen können Käufer gewünschte Funktionsanforderungen formulieren und objektiv bewerten. Käufer sollten eine Rangliste der Anwendungsportfoliomanagement-Funktionen erstellen, die am direktesten die Probleme adressieren, die sie zu lösen versuchen, und diese dann im RFP referenzieren. Die Priorisierung des gewünschten Funktionsumfangs kann helfen, den potenziellen Pool von Technologieportfoliomanagement-Tools einzugrenzen, sodass Teams dann weitere Überlegungen zu Budget, Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen, Sicherheitsanforderungen und mehr anstellen können. Dieser ganzheitliche Ansatz befähigt Käufer, mit einer fokussierten Checkliste voranzukommen, die in Verbindung mit G2-Bewertungen verwendet werden kann, um das beste Anwendungsportfoliomanagement-Produkt für das Unternehmen auszuwählen.

Vergleich von Anwendungsportfoliomanagement-Softwareprodukten

Erstellen Sie eine Longlist

Käufer sollten mit einem großen Pool von Anwendungsportfoliomanagement-Softwareanbietern beginnen und die gewünschten Muss-Funktionen und das Budget informieren, damit sie von Anfang an antworten können, ob sie gut passen oder nicht. Das Ziel ist es, mindestens 5 bis 10 Anbieter zu haben, die die allgemeinen Kriterien erfüllen.

Erstellen Sie eine Shortlist

Jetzt ist es an der Zeit, die Ergebnisse der ersten Anbieterevaluierungen mit G2-Bewertungen anderer Käufer abzugleichen, deren Kombination dabei hilft, eine kurze Liste von drei bis fünf Produkten zu erstellen. Von dort aus können Käufer Preise und Funktionen vergleichen, um die beste Passform zu bestimmen.

Führen Sie Demos durch

Demos sind der wichtigste Teil des RFP-Prozesses, da der Käufer sicherstellen muss, dass seine Software mit der Anwendungsportfoliomanagement-Lösung des Anbieters kompatibel ist. Unternehmen müssen Anbieter im Voraus darüber informieren, dass sie die Daten in ihrem System sehen und verstehen müssen, wie das funktionieren wird. Manchmal nehmen Anbieter die Daten des Käufers und arbeiten schnell im Hintergrund und kommen dann mit Ergebnissen zurück, die der Käufer erkunden kann. Dies ist eine Mini-Implementierung, sodass nicht alle Probleme und Fähigkeiten in dieser Art von Demo angesprochen werden. Käufer müssen daher sicherstellen, dass sie die Einschränkung mit wichtigen Stakeholdern besprechen. Dann sollte der Käufer die ausgewählten Daten bereit haben, um sie dem Anbieter zu geben. Den Anbietern Rohdaten zu geben, ist zeitaufwendig und riskant, daher wird es nicht empfohlen.

Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind; zum Beispiel könnte man bitten, durch eine Anwendungsabhängigkeitsanalyse geführt zu werden, indem eine Anwendungslandschaftskarte erstellt wird, um den Wert der gesamten Landschaft zu bestimmen.

Auswahl von Anwendungsportfoliomanagement-Software

Wählen Sie ein Auswahlteam

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es wichtig, die relevantesten Personen in den Auswahlprozess für Anwendungsportfoliomanagement-Software einzubeziehen. Größere Unternehmen können einzelne Teammitglieder einbeziehen, um Rollen wie Projektmanager, Entscheidungsträger, Systeminhaber und IT-Fachleute und Entwickler zu besetzen, die am engsten mit der Software arbeiten werden. Kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern könnten Rollen überlappen.

Verhandlung

Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Käufer SaaS-basierte Technologieportfoliomanagement-Software wählt. In diesem Fall müssen Käufer bestimmen, welche Art von Beziehung der Käufer und der Anbieter haben könnten. SaaS-Anbieter werden die Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Interaktion mit dem Käufer langfristig übernehmen, während es bei On-Premises-Softwareanbietern eher zu einer einmaligen Interaktion kommt. Der Käufer muss das Fachwissen des SaaS-Anbieters im Kundenservice, die Qualität des Supports und die Eignung für die Stakeholder bestimmen. Es gibt auch spezifische Funktionen und Pakete, die der Käufer möglicherweise nicht benötigt. Diese können alle verhandelt werden.

Endgültige Entscheidung

Nach dieser Phase ist es wichtig, wenn möglich einen Probelauf mit dem Stakeholder-Team durchzuführen. Wenn das Anwendungsportfoliomanagement-Tool gut gefällt und gut genutzt wird, kann der Käufer dies als Zeichen dafür nehmen, dass seine Auswahl die richtige ist. Wenn nicht, könnte eine Neubewertung der Optionen notwendig sein.

Vor dem endgültigen Kauf sollte der Käufer auch wissen, was passiert, wenn der Vertrag vorzeitig endet. Anwendungsportfoliomanagement-Lösungen entwickeln sich sehr schnell, sodass sich die Akteure jedes Jahr mit neuen Funktionen ändern. Die perfekte Passform könnte heute der Fall sein, aber nicht für die nächsten drei bis fünf Jahre. Da der Käufer wertvolle Daten an den Anbieter bringt, muss der Käufer wissen, wie die Daten behandelt werden, wenn der Vertrag vorzeitig endet. In welchem Prozess und Format werden die Daten extrahiert? Welche Regeln müssen beide Parteien befolgen? Welche Kosten und Strafen gibt es? Es ist besser, Klarheit über diese Themen in den frühen Phasen des Kaufprozesses zu haben, als wenn die Dinge ungeplant verlaufen.