Melhor Software de Automação de Contas a Pagar
Destaque Software de Automação de Contas a Pagar Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Automação de Contas a Pagar
O que é Software de Automação de AP?
As empresas utilizam software de automação de contas a pagar (AP) para gerenciar grandes volumes de faturas e transações financeiras entre uma empresa e seus fornecedores. O software de automação de AP pode reduzir o trabalho manual e evitar erros humanos, além de melhorar a eficiência e a precisão do departamento de AP e ajudar em outras atividades contábeis, como o fechamento financeiro. A funcionalidade de gerenciamento de AP está incluída na maioria dos sistemas contábeis, mas nem sempre é suficiente para empresas que fazem negócios com centenas de fornecedores e precisam processar milhares ou dezenas de milhares de faturas e pagamentos.
O software de automação de AP não deve ser confundido com sistemas de gerenciamento de faturamento e faturas — a principal diferença entre eles é que a automação de AP foca exclusivamente em transações de compras, enquanto o software de faturamento e emissão de faturas gerencia tanto faturas de vendas quanto de compras.
Quais Tipos de Software de Automação de AP Existem?
O software de automação de AP geralmente está disponível em duas plataformas diferentes:
Software de automação de AP independente
O software de automação de AP geralmente é oferecido como um produto independente que precisa ser integrado a outros softwares, como soluções ERP ou contábeis. O principal benefício desse tipo de software é que ele foca exclusivamente na automação de AP e oferece os recursos mais avançados do mercado para essa necessidade de negócios.
Soluções de compra para pagamento que incluem automação de AP
Como a automação de AP está diretamente relacionada às compras, alguns fornecedores decidiram criar soluções de compra para pagamento que cobrem todas as necessidades de aquisição, incluindo o gerenciamento de AP. As soluções de compra para pagamento geralmente são compostas por produtos ou módulos separados que podem ser usados em diferentes combinações. Os compradores devem estar cientes de que nem todas as soluções de compra para pagamento incluem automação de AP como um módulo padrão.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Automação de AP?
Gerenciamento de faturas: O gerenciamento de faturas refere-se às faturas de compras (ou AP). Embora essas faturas possam ser criadas usando sistemas ERP ou software contábil, elas precisam ser transferidas para uma solução de automação de AP para processamento. A importação de faturas inclui transferência de dados, digitalização por reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou transferência de documentos para arquivos em vários formatos, como PDF ou texto.
Gerenciamento de fornecedores: O gerenciamento de fornecedores para automação de AP geralmente é limitado às informações financeiras necessárias para pagamentos, como detalhes da conta bancária do fornecedor. Manter informações financeiras precisas dos fornecedores ajuda as empresas a evitar erros bancários e garantir que os fornecedores recebam seus pagamentos.
Correspondência de pedidos de compra (PO): A correspondência de PO ajuda as empresas a garantir que os fornecedores estejam faturando pelos produtos e serviços que receberam. Entre o momento em que as empresas fazem um PO e a data da fatura, ambas as partes podem concordar em alterações, como o valor, o número de produtos ou os termos de pagamento da fatura.
Gerenciamento de pagamentos: O rastreamento de pagamentos não se refere ao processamento de pagamentos, mas à capacidade de identificar quais faturas foram pagas, quais faturas estão vencidas e quando, bem como erros de pagamento. Semelhante à correspondência de PO, os pagamentos precisam corresponder às faturas de compras para evitar pagamentos excessivos ou insuficientes.
Aprovações: Os fluxos de trabalho de aprovação permitem que os gerentes decidam quais faturas devem ser pagas e quando, com base em múltiplos critérios, como data da fatura e prioridade. As aprovações também são necessárias quando as empresas decidem que qualquer fatura que exceda um determinado valor não deve ser processada automaticamente.
Outros Recursos do Software de Automação de Contas a Pagar: Benchmarking, Portal do fornecedor
Qual Sistema de Automação de AP é o Melhor para Empresas de Grande Porte
- Sage Intacct: Uma plataforma de gerenciamento financeiro baseada em nuvem que oferece recursos avançados de automação de AP, incluindo visibilidade em tempo real, suporte a múltiplas entidades e integrações perfeitas com ERP.
- Airbase: Uma plataforma unificada de gerenciamento de despesas que combina automação de AP, cartões corporativos e gerenciamento de despesas. Ótima para empresas em crescimento que precisam de controle em tempo real e integração contábil.
- Coupa: Oferece automação de AP liderada por compras com insights de IA, gerenciamento de fornecedores e otimização de despesas — bem adequado para grandes empresas globais.
- Tipalti: Melhor para pagamentos em massa globais. Suporta múltiplas moedas, conformidade fiscal e detecção de fraudes — ideal para empresas que gerenciam fornecedores internacionais.
- Stampli: Foca no processamento rápido e colaborativo de faturas. Oferece captura inteligente de faturas, roteamento de aprovações e trilhas de auditoria, facilitando a integração em ERPs existentes.
Quais são os Benefícios do Software de Automação de AP?
Existem muitos benefícios para este software que não apenas automatizam tarefas, mas também economizam tempo e dinheiro.
Menos intervenção humana: O software de automação de AP pode eliminar a intervenção manual desnecessária que pode atrasar os processos e eficiências de uma equipe de AP. Ao usar fluxos de trabalho e procedimentos manuais de AP, desde o recebimento da fatura até o pagamento, há muitos passos que exigem intervenção humana. Cada um desses passos manuais pode prolongar o processo de pagamento de uma fatura, obtenção da aprovação correta e, finalmente, realização do pagamento final. O software de automação de AP pode ajudar a eliminar a maioria desses passos manuais, permitindo que as equipes de AP façam mais do que apenas rastrear e pagar contas.
Precisão: A precisão em AP é alcançada ao corresponder POs, faturas de fornecedores e pagamentos. Isso ajuda as empresas a garantir que paguem apenas pelo que compraram e que não haja erros de processamento que possam impactar sua lucratividade.
Retorno sobre o investimento (ROI): O ROI pode ser alcançado relativamente rápido para o software de automação de AP. Este tipo de software não é muito caro, e a maioria dos produtos está na nuvem, o que facilita a implementação. A automação de AP traz benefícios imediatos, como economia de custos e aumento da produtividade.
Escalabilidade: A escalabilidade das operações de contas a pagar pode ser um desafio significativo para empresas cujas atividades flutuam ao longo do tempo. Por exemplo, um pico de negócios pode exigir o processamento de milhares de faturas semanal ou mensalmente, enquanto períodos de baixa geram apenas dezenas de faturas. A automação de AP pode ajudar esse tipo de empresa a escalar operações sem investir em pessoal adicional para períodos de pico ou estar com excesso de pessoal durante os períodos de baixa.
Quem Usa Software de Automação de AP?
Departamentos de contabilidade: Os contadores precisam consolidar as informações de AP com os outros dados financeiros da empresa. Quando a automação de AP é fornecida separadamente, os dados que ela gerencia precisam ser transferidos para um sistema contábil ou ERP para as equipes mencionadas abaixo. O software de automação de AP deve, portanto, permitir que os contadores exportem e importem dados. Como os erros são inevitáveis, os contadores também precisam ser capazes de encontrar detalhes de transações que podem ser a fonte de imprecisões, como data da fatura, valor ou termos de pagamento.
Equipes de compras: Os profissionais de compras podem se beneficiar do uso de software de automação de AP para corresponder POs e contas a pagar. Ao pagar fornecedores com precisão, as empresas podem manter um bom relacionamento comercial e contar com eles no futuro. Os fornecedores também podem recompensar bons pagadores oferecendo-lhes descontos especiais e outros incentivos (por exemplo, frete grátis, alta prioridade para entregas).
Fornecedores e vendedores: Os fornecedores usam portais online dentro do software, onde podem enviar faturas e informações para pagamentos e se comunicar com os clientes. Eles também podem rastrear o status das faturas e pagamentos pelos produtos ou serviços que entregaram.
Gerentes e executivos: A alta administração pode monitorar as atividades de processamento de AP e redirecionar a mão de obra para melhorar o gerenciamento de capital de giro e a otimização de desempenho. Eles são capazes de gastar menos tempo corrigindo erros e mantendo relacionamentos com fornecedores, e mais tempo focando seus esforços em projetos mais estratégicos e de valor agregado.
Software Relacionado ao Software de Automação de AP
Software contábil: O software contábil gerencia todas as transações financeiras de uma empresa, incluindo AP. Embora o software contábil padrão inclua funcionalidades básicas de AP, recursos avançados para automação de AP geralmente não são cobertos.
Sistemas ERP: Os sistemas ERP gerenciam a maioria das operações de negócios relacionadas a AP, seja diretamente (compras) ou indiretamente (vendas, gerenciamento de inventário e pagamentos).
Compras: O software de compras gerencia atividades de aquisição, desde a busca até o gerenciamento de PO e o recebimento dos bens entregues pelos fornecedores. A aquisição também pode se aplicar à aquisição de serviços de consultores terceirizados, corretores e outros prestadores de serviços profissionais.
Gerenciamento de tesouraria: O gerenciamento de tesouraria gerencia o caixa e a liquidez de uma empresa, o que está diretamente relacionado à sua capacidade de pagar fornecedores. Se as empresas não tiverem dinheiro suficiente para pagar fornecedores em dia, podem ser penalizadas ou até perder relacionamentos com fornecedores que são críticos para seus negócios.
Faturamento: As empresas usam software de faturamento para criar e enviar faturas aos clientes para solicitar pagamento pelos produtos e serviços que entregam. Ao usar esse tipo de software, as empresas podem reduzir o tempo e o esforço necessários para gerenciar faturas e melhorar a precisão de seus processos de faturamento.
Gerenciamento de faturas: O software de gerenciamento de faturas ajuda as empresas a automatizar tarefas relacionadas ao processamento de faturas. Quando as empresas ou departamentos contábeis recebem faturas, essas faturas geralmente passam por um processo de aprovação, após o qual suas informações são comparadas com vendas e POs, bem como pagamentos. O software de gerenciamento de faturas simplifica esse fluxo de trabalho ao digitalizar faturas, ler e extrair dados para o sistema e transferir pagamentos eletronicamente.
Qual Software de Automação de AP é o Melhor para Pequenas Empresas
- BILL AP/AR: Oferece uma plataforma flexível e baseada em nuvem para automatizar fluxos de trabalho de contas a pagar e a receber, ajudando pequenas empresas a simplificar faturamento, aprovações e pagamentos com detecção de fraudes embutida e trilhas de auditoria.
- Ramp: Combina pagamento de contas, rastreamento de despesas e gerenciamento de cartões corporativos em uma única plataforma, automatizando tarefas de AP enquanto oferece visibilidade em tempo real e controle de orçamento — ideal para equipes financeiras enxutas.
- Melio: Adaptado para pequenas empresas, o Melio permite pagamentos de contas sem complicações via transferências bancárias ou cartões, mesmo quando os fornecedores aceitam apenas cheques, tornando-o uma solução de automação de AP simples e acessível.
Desafios com Software de Automação de AP
A automação de AP pode economizar tempo e dinheiro para as empresas quando implementada e integrada corretamente, mas todas as soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Integração: A integração com sistemas contábeis e ERP é crítica porque a maioria das soluções de automação de AP são independentes e não fornecem recursos contábeis. Como a maioria das soluções independentes de automação de AP são oferecidas na nuvem, a integração com outros softwares é mais direta. A maioria dos fornecedores também oferece APIs ou parcerias com fornecedores de ERP ou contabilidade para melhorar a integração. Isso não significa que a automação de AP possa ser facilmente integrada a qualquer tipo de software. A integração com software local ainda pode ser um desafio, especialmente para empresas que usam sistemas legados baseados em tecnologia obsoleta e usando linguagens de programação antigas, como COBOL.
Curva de aprendizado: Todo novo software vem com uma curva de aprendizado, mas alguns são mais complexos que outros. Se alguns recursos de automação de AP forem muito complicados ou difíceis de usar, a automação pode estar custando mais dinheiro à empresa do que está economizando. Muitas vezes, uma plataforma enviará atualizações automáticas, que podem vir com novos recursos ou atualizações que exigem que os funcionários reaprendam a usar o software.
Como Comprar Software de Automação de AP
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Automação de AP
Ao selecionar software de automação de AP, é importante primeiro analisar como a empresa opera e, em seguida, familiarizar-se com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções quando se trata de produtos de software de automação de AP, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.
Comparar Produtos de Software de Automação de AP
Crie uma lista longa
Dependendo do setor, o comprador pode querer primeiro criar uma lista longa de softwares projetados para ajudar empresas no setor específico. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas no varejo, fabricantes, restaurantes, etc., bem como para muitos outros tipos de organizações comerciais.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzir essa lista com base no orçamento. O software de automação de AP está disponível para atender a todos os orçamentos e algumas aplicações gerais podem ser baixadas gratuitamente ou compradas na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para seu setor ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Realize demonstrações
Como regra geral, as empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam, por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por qualquer recurso de captura de imagem, como executar relatórios ou como corresponder faturas de fornecedores com os POs correspondentes.
Seleção de Software de Automação de AP
Escolha uma equipe de seleção
É importante que os contadores ou membros da equipe de AP que usarão este software estejam envolvidos no processo de seleção. O contador pode preferir uma aplicação que seja compatível com as que eles atualmente usam. Cada empresa é diferente e o contador provavelmente está na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre qual é a melhor escolha para as necessidades específicas do negócio. O contador pode até ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, pois, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre o que esperar uma da outra.
Se a empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisarão de ajuda para implementar o software de automação de AP ou integrá-lo a outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado período de tempo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos e anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Se possível, os compradores devem conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar como o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for considerada ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.
Tendências de Software de Automação de AP
Inteligência artificial (IA)
A IA tem o potencial de analisar grandes volumes de transações de AP para detectar erros ou tendências ocultas. A IA também pode ser usada para identificar possíveis problemas com compras futuras, como pagamentos atrasados. Esse tipo de tecnologia também pode ser usado para criar bots que podem ajudar funcionários e fornecedores. Embora a IA ainda esteja em sua infância, já é usada para melhorar a precisão e reduzir o tempo necessário para processar grandes quantidades de transações.
Soluções baseadas em nuvem
As plataformas de automação de AP baseadas em nuvem estão se tornando mais populares devido às suas vantagens sobre as opções locais. Integrar novas tecnologias em sistemas existentes, como um ERP, pode ser mais fácil, permitindo atualizações de produtos e novos recursos a serem lançados para os clientes regularmente. Além disso, as empresas podem estar operacionais com uma plataforma de automação de AP pré-embalada ou personalizada mais rapidamente, melhorando assim o ROI.
