Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Processos de Negócios
O que é Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
Gerenciamento de processos de negócio (BPM) é a prática de otimizar e melhorar atividades empresariais para realizar ações específicas de negócios de forma mais eficiente. Muitas vezes, essas ações empresariais requerem colaboração entre equipes e consistem em muitas partes móveis, sejam elas sistemas de software ou intervenção humana. Existem muitos produtos de software BPM que podem ajudar as empresas a alcançar o objetivo final de automação de fluxo de trabalho sem interrupções. As ferramentas de BPM geralmente oferecem funcionalidades de modelagem, execução e análise de processos para ajudar os gerentes de negócios a garantir que os processos que precisam ser realizados estejam funcionando de maneira eficiente e eficaz. As possibilidades são vastas e variadas: este software pode ser usado para uma série de casos de uso diferentes, como faturamento, marketing e contabilidade.
Com soluções de automação de processos de negócios, as empresas são capazes de melhorar e aumentar a colaboração e estar no caminho da automação. Através de mapeamentos detalhados de processos e ferramentas para gerenciar fluxos de trabalho, os profissionais podem obter uma visão panorâmica de suas operações de negócios e, assim, ter uma compreensão clara de como podem otimizá-las.
Quais Tipos de Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) Existem?
Existem alguns tipos diferentes e casos de uso de software BPM, mas cada um ajuda uma organização a otimizar fluxos de trabalho. Embora todas essas ferramentas capturem processos de negócios e ofereçam aos usuários a capacidade de automatizá-los, elas diferem em termos de sua capacidade para os usuários criarem aplicativos independentes sobre esses processos.
Software BPM padrão
Com o software BPM padrão, os usuários têm controle total sobre seus processos de negócios, fornecendo-lhes ferramentas para monitorar o desempenho da execução e analisar suas metas atuais, fluxos de trabalho e mais. Deve-se notar que as soluções BPM não existem isoladamente do conjunto de software mais amplo de uma empresa. Pelo contrário, é fundamental que elas se integrem a várias outras ferramentas, como software CRM e software ERP. Com a integração adequada, os usuários são capazes de entender melhor os diversos processos da empresa para otimizá-los ou automatizá-los.
Automação de processos digitais (DPA)
DPA é um subconjunto do BPM e refere-se àqueles produtos que incluem todas as funcionalidades principais do software BPM, mas também permitem que os usuários criem aplicativos independentes sobre processos de negócios. Por exemplo, uma empresa de varejo pode usar automação de processos digitais para analisar como os representantes de vendas estão vendendo seus produtos em várias regiões, como eles inserem dados de pipeline em planilhas, enviam e-mails para potenciais clientes e mais. Em seguida, um administrador pode criar um aplicativo que os vendedores possam usar para otimizar e automatizar esse processo, ajudando-os a se tornarem mais eficientes.
Quais são as Funcionalidades Comuns do Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
A seguir estão algumas funcionalidades principais dentro do software BPM que podem ajudar as empresas a definir, automatizar e relatar processos que visam otimizar os negócios para cumprir as metas da empresa.
Monitoramento de processos em tempo real: Acompanhar os diversos processos que uma empresa possui pode ser difícil, especialmente ao fazê-lo em tempo real em vários sistemas. Com o software BPM devidamente implantado, os usuários podem monitorar esses processos em tempo real. Isso proporciona o benefício de poder testar rigorosamente variações e mudanças nesses processos. Por exemplo, uma empresa pode testar o efeito de direcionar todos os seus casos de suporte para um indivíduo ou sistema específico. Se for constatado que isso não está funcionando bem, eles podem iterar e testar diferentes opções, tudo enquanto mantêm um olhar atento sobre o recurso de monitoramento BPM para obter insights.
Automação de documentos: Formulários e documentos são onipresentes nas empresas, como documentos de integração para novos funcionários, contratos para clientes ou fornecedores e pesquisas. Inserir e analisar manualmente dados dessas fontes pode ser demorado e tedioso. O software BPM pode ajudar a automatizar esse processo, seja em parte ou totalmente. Por exemplo, pode-se usar o BPM para automatizar a inserção de dados dos documentos pessoais de novos funcionários no software de RH central da empresa.
As ferramentas BPM diferem em relação à quantidade de inteligência, ou compreensão de linguagem natural, que possuem embutida. Assim, embora a maioria das soluções tenha reconhecimento óptico de caracteres (OCR) embutido, algumas também oferecem a capacidade de entender documentos. Isso permitiria que "lesse" documentos e, por exemplo, resumisse o texto neles ou reconhecesse termos-chave para inseri-los em outros documentos ou sistemas.
Automação de processos: Automatizar processos e fluxos de trabalho não acontece da noite para o dia. O software BPM oferece recursos para facilitar essa automação através do design e execução de processos. Em outras palavras, os usuários podem usar este software não apenas para documentar processos, mas também para criá-los do nada e automatizá-los, muitas vezes através de uma interface de arrastar e soltar.
Em relação a como isso é facilitado, muitos produtos BPM têm uma biblioteca na qual manter fluxos de trabalho previamente usados ou projetados para uso futuro. Além disso, algumas ferramentas oferecem modelos para casos de uso comuns, como contas a pagar, integração de funcionários e compras. Os usuários podem adotar e adaptar esses modelos para suas necessidades e casos de uso específicos.
Outras Funcionalidades do Software de Gerenciamento de Processos de Negócio: Geração de documentos, Finanças, Desenvolvimento de aplicativos de baixo código, Desenvolvimento de aplicativos sem código, Análise de processos
Assuntos Específicos: Recursos humanos
Quais são os Benefícios do Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
As empresas compram software BPM porque precisam resolver algum tipo de objetivo operacional de forma otimizada e eficiente. O software BPM permite que os usuários criem facilmente fluxos de trabalho únicos, avaliem as etapas necessárias para realizar o objetivo e integrem todas as diferentes soluções envolvidas no processo. As ações que precisam ser realizadas geralmente são demoradas e complexas, então encontrar uma maneira de automatizar esses processos de negócios pode ser muito benéfico para qualquer empresa. Além disso, as soluções BPM podem fornecer insights sobre a eficiência dos processos. As ferramentas BPM podem ajudar a identificar gargalos e etapas desnecessárias do processo, e até mesmo ajudar a responsabilizar os funcionários por suas ações.
Aumento da eficiência: Usar soluções BPM garante que as tarefas sejam realizadas da maneira mais eficiente possível. Os processos são configurados de forma otimizada para que as empresas não desperdicem recursos e os funcionários não percam tempo, etapas não sejam puladas e todas as ações sejam realizadas como deveriam; portanto, todas as tarefas são realizadas ao máximo.
Aumento da produtividade: Se as empresas estão aproveitando adequadamente as ferramentas BPM, isso significa que estão economizando o tempo de seus funcionários através da automação. Ao otimizar e automatizar as tarefas tediosas, os trabalhadores têm mais tempo para se concentrar em tarefas críticas para os negócios, em vez de trabalhar nas demoradas.
Melhoria da colaboração: As empresas podem facilmente se isolar, com unidades de negócios trabalhando por conta própria, focadas em suas próprias metas e métricas. Embora todas se esforcem para melhorar o negócio como um todo, a colaboração entre departamentos pode ser difícil. Um benefício chave para o software BPM é fornecer uma visão panorâmica de todos os processos de uma empresa, em todos os seus departamentos. Com uma única fonte de verdade em vigor, as conversas interdepartamentais se tornam mais fáceis e mais frutíferas.
Quem Usa Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
Tradicionalmente, as ferramentas BPM são usadas por empresas de médio porte e grandes empresas. Empresas maiores tendem a ter departamentos mais isolados, e quando as ações de negócios precisam ser integradas para serem eficientes, o software BPM é uma solução fácil. É muito mais raro que pequenas empresas precisem de uma ferramenta dedicada para gerenciamento de fluxo de trabalho.
Dentro das empresas, as ferramentas BPM são frequentemente utilizadas por administradores de operações e administradores de TI, mas podem se expandir para realmente qualquer departamento que precise automatizar processos de negócios. Algumas empresas podem ter analistas de negócios dedicados ou diretores de processos que garantem que os processos internos sejam o mais otimizados possível. Aqui estão alguns exemplos específicos de departamentos:
Vendas: O software BPM pode ajudar a automatizar ações realizadas por uma equipe de vendas, especificamente quando se trata de criação e aprovação de contratos. Muitas ferramentas BPM oferecem recursos de gerenciamento de documentos especificamente construídos para criação de contratos. Uma vez que um representante de vendas convence um potencial cliente a comprar, o próximo passo no fluxo de trabalho é enviar um contrato. Com base nas especificações particulares do negócio, um contrato pode ser criado usando ferramentas BPM.
Cadeia de suprimentos: Uma vez que um negócio é finalizado, o próximo passo em um fluxo de trabalho pode ser enviar os produtos comprados. Se um documento for assinado, o software BPM pode ajudar a fazer o pedido exato comprado pelo cliente. É aqui que a ferramenta passa de trabalhar com o CRM de uma empresa para trabalhar com seu software de cadeia de suprimentos. O pedido é automaticamente inserido no sistema ERP de uma empresa e os produtos são fabricados e enviados.
Contabilidade: Agora que os produtos foram enviados e recebidos, o departamento de contabilidade precisa anotar a troca exata de produtos (ou seja, quanto foi enviado, quanto pagaram por isso, etc.). Essas informações podem ser inseridas em um sistema de contabilidade usando software BPM.
Quais são as Alternativas ao Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
Alternativas ao software BPM podem substituir esse tipo de software, seja parcialmente ou completamente:
Software de gerenciamento de fluxo de trabalho: As empresas devem ter uma ideia clara sobre o que estão tentando alcançar para determinar o tipo de software que estão procurando. Assim, se uma empresa está procurando uma solução mais leve para facilitar o fluxo de trabalho, o software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ser a melhor opção. Este software ajuda a definir e gerenciar sequências de atividades e tarefas de negócios e é mais benéfico para pequenas e médias empresas com um nível de complexidade baixo a médio de suas operações.
Software de automação de processos robóticos (RPA): Se uma empresa está procurando automatizar tarefas rotineiras, o RPA pode ser uma boa opção. O RPA fornece robôs que imitam cliques e outras atividades na tela do computador e facilita a automação de uma série de tarefas, como faturamento e integração de funcionários. Esses agentes virtuais realizam ações seguindo esses fluxos de trabalho, tanto com quanto sem supervisão ou intervenção humana.
Software de desenvolvimento rápido de aplicativos (RAD): As empresas devem entender que podem seguir diferentes caminhos para alcançar a automação. Em vez de BPM ou além dele, os usuários devem investigar o software RAD, como a forma de plataformas de desenvolvimento de baixo código e sem código. Com este software, as empresas são capazes de desenvolver software rapidamente com codificação mínima, reduzindo a necessidade de experiência extensa em codificação. Algumas dessas ferramentas são construídas especificamente para automação de processos.
Software Relacionado ao Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
As seguintes soluções podem ser usadas em conjunto com ferramentas BPM para criar automação de processos de negócios de ponta a ponta e avançar ainda mais na transformação digital:
Software de automação de processos robóticos (RPA): O software RPA é uma espécie de avanço na automação nascido do BPM. O software RPA permite que as empresas construam e treinem bots para realizar tarefas tediosas. Ao fornecer automação supervisionada e não supervisionada, o software RPA ajuda a levar o BPM um passo adiante, em termos de automação de fluxo de trabalho sem interrupções e execução de processos. As ferramentas RPA podem ser usadas lado a lado ou em vez de soluções BPM.
Software de mineração de processos: Enquanto as ferramentas BPM ajudam a configurar fluxos de trabalho e automação, o software de mineração de processos ajuda a monitorar a automação e garantir que os processos estejam sendo realizados corretamente. O software de mineração de processos ajuda a encontrar onde os processos estão falhando, quais etapas estão sendo puladas e quão eficazes os processos são para o objetivo geral do negócio. Essas ferramentas podem monitorar logs de eventos para garantir que os funcionários estejam seguindo todas as etapas necessárias ou se estão pulando certas tarefas. Com a ajuda do aprendizado de máquina, o software de mineração de processos pode frequentemente informar os analistas de negócios sobre etapas desnecessárias que podem otimizar os processos de negócios.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)?
A implementação de inteligência artificial (IA) pode ter um impacto positivo em empresas de uma série de diferentes indústrias. Aqui estão alguns exemplos:
Serviços financeiros: Dentro de instituições financeiras, como bancos, corretoras e cooperativas de crédito, é comum o uso de uma série de sistemas diferentes. Eles podem se beneficiar de uma ferramenta BPM que pode ajudá-los a obter uma melhor compreensão de seus processos de negócios e do uso desses vários sistemas em toda a empresa. Como uma indústria que é fortemente regulamentada, o BPM pode ser particularmente benéfico, pois pode ajudar na auditoria dos processos da empresa.
Saúde: Para muitas organizações relacionadas à saúde, o software pode ajudar com processos como inserção de dados relacionados a novos pacientes e processamento de reivindicações de seguro. Isso ajuda a analisar a eficiência dos processos atuais e melhorá-los. Através da automação e otimização de processos, as empresas de saúde podem reduzir riscos e custos, e tornar seu faturamento e cobranças mais inteligentes.
Governo: É comumente dito que as organizações governamentais são ineficientes. Este estereótipo é atribuído ao fato de que essas organizações podem estar usando tecnologia legada, bem como ferramentas díspares entre departamentos. Os efeitos dessa ineficiência não são triviais. Com o software BPM, as organizações governamentais podem otimizar e automatizar seus fluxos de trabalho.
Como Comprar Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Ao procurar implantar uma solução BPM, é importante começar do início. Em outras palavras, uma empresa deve começar realizando uma visão geral dos processos de negócios. Se uma empresa está apenas começando e procurando comprar seu primeiro software BPM, ou onde quer que uma empresa esteja em seu processo de compra, o g2.com pode ajudar a selecionar a melhor opção.
Ter uma visão holística dos sistemas e processos de negócios ajudará as empresas a identificar pontos problemáticos. Isso os ajudará a descobrir qual software comprar (por exemplo, se ele pode lidar efetivamente com os processos da empresa) e a desenvolver critérios de compra. Uma lista de verificação cuidadosamente criada pode ajudar a determinar os recursos necessários e desejáveis, como funcionalidades, orçamento, integrações, número de usuários, requisitos de segurança, soluções em nuvem ou locais, e mais.
Um pedido de informações (RFI) pode ser útil, especialmente se a implantação for grande em escala e escopo. Ao produzir isso, uma empresa pode estar bem posicionada para coletar informações dos vendedores. Dependendo do escopo da implantação, pode ser útil produzir um RFI, uma lista de uma página com alguns pontos descrevendo o que é necessário de um software BPM.
Comparar Produtos de Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Crie uma lista longa
A avaliação de fornecedores deve começar com uma lista longa, que ajudará a determinar se uma solução específica é adequada. Os compradores devem criar uma lista ampla de ferramentas que se alinhem com seus objetivos de negócios. Para que haja um campo de jogo nivelado, é importante fazer o mesmo conjunto de perguntas a cada vendedor.
Crie uma lista curta
Em seguida, deve ocorrer uma redução. Através de perguntas direcionadas, demonstrações e testes, pode-se passar de uma lista longa para uma curta. Embora isso varie para cada empresa e caso de uso, três a cinco produtos são tipicamente um bom número. Com esta lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve demonstrar cada solução na lista curta com o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma comparativa e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Escolha uma equipe de seleção
Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos problemáticos até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização que tenham o interesse, habilidades e tempo certos para participar deste processo. Um bom ponto de partida é ter como objetivo três a cinco pessoas que ocupem funções como o principal tomador de decisões, gerente de projeto, proprietário do processo, proprietário do sistema ou especialista em matéria de pessoal, bem como um líder técnico, administrador de TI ou administrador de segurança. Em empresas menores, a equipe de seleção de fornecedores pode ser menor, com menos participantes multitarefas e assumindo mais responsabilidades.
Negociação
Só porque algo está escrito na página de preços de uma empresa, não significa que seja fixo (embora algumas empresas não cedam). É imperativo abrir uma conversa sobre preços e licenciamento. Por exemplo, o fornecedor pode estar disposto a dar um desconto para contratos de vários anos ou por recomendar o produto a outros.
Decisão final
Após esta etapa, e antes de se comprometer totalmente, é recomendado realizar um teste ou programa piloto para testar a adoção com um pequeno grupo de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Tendências de Software de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
A transformação digital está se infiltrando em todos os tipos de software, e o BPM não é exceção. A IA e a análise preditiva são duas das tendências mais poderosas no espaço BPM hoje.
Aprendizado de máquina
Ao implementar funcionalidades de aprendizado de máquina em ferramentas BPM, essas soluções podem se tornar mais adaptativas e preditivas. Se uma solução BPM puder aprender o que está funcionando e o que não está, e fazer mudanças autonomamente que beneficiem o negócio, então ela economiza tempo, esforço e dinheiro da empresa. No entanto, enquanto produtos BPM verdadeiramente inteligentes ainda estão a anos de distância, a lógica está lá e pode impactar a indústria de maneiras massivas.
Análise
A análise é uma tendência muito mais imediata para ferramentas BPM. Ser capaz de monitorar e visualizar os dados que entram em cada processo é crítico para as empresas. Isso dá aos usuários de negócios uma compreensão exata de quão eficaz e eficiente cada processo de negócios é e permite que as equipes ajustem de acordo.
