O software de gerenciamento de tarefas auxilia usuários e equipes na gestão de tarefas individuais e na organização do fluxo de trabalho diário de um usuário. Os produtos de gerenciamento de tarefas realizam isso criando listas de afazeres que indicam datas de início e término, delineiam componentes para tarefas maiores, categorizam tarefas e separam tarefas individuais. Os indivíduos geralmente usam software de gerenciamento de tarefas para acompanhar seu progresso separadamente dos grandes objetivos de equipe e projeto. Esses produtos podem ser usados em praticamente qualquer setor que exija que os indivíduos acompanhem suas tarefas diárias, semanais e mensais. Os usuários geralmente têm a capacidade de criar, atualizar e editar as tarefas atribuídas a eles. Os administradores usam esse tipo de software para atribuir tarefas e monitorar o progresso.
O software de gerenciamento de tarefas está intimamente relacionado ao software de gerenciamento de projetos, mas difere em escala e escopo. O software de gerenciamento de projetos permite que os usuários gerenciem uma equipe de indivíduos, equilibrem projetos e analisem a produtividade. O software de gerenciamento de tarefas simplesmente delineia esforços individuais, divide componentes dentro de um projeto, determina prazos e permite a autogestão.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gerenciamento de Tarefas, um produto deve:
Criar tarefas individuais e atribuí-las a funcionários com base em seu papel
Gerenciar interdependências entre tarefas com base em regras predefinidas
Criar datas de início e término, que podem ser ajustadas manual ou automaticamente
Permitir que os funcionários gerenciem suas tarefas e relatem seu progresso
Editar status de atividade das tarefas, como aberto, fechado, pendente ou em espera
Focar em atribuições únicas e colaboração, não em projetos inteiros
