Meilleures solutions de gestion de voyages
Le logiciel de gestion des voyages offre aux utilisateurs une plateforme pour planifier, acheter et enregistrer les dépenses de voyage. Les entreprises utilisent ce logiciel pour simplifier les décisions d'achat, centraliser les enregistrements des dépenses de voyage des employés et contrôler les budgets de voyage d'entreprise. Les solutions de gestion des voyages fournissent aux utilisateurs un outil pour réserver et signaler automatiquement leurs achats de voyage, plutôt que d'utiliser des agents individuels ou de soumettre des reçus auto-achetés à un produit de gestion des dépenses. De plus, ce logiciel améliore la visibilité entre les gestionnaires et les employés concernant les voyages d'affaires, et permet aux comptables et aux gestionnaires de générer des rapports et de rembourser les employés. Il garantit également que les voyages liés au travail des employés respectent la politique de l'entreprise.
Les produits de cette catégorie s'intègrent souvent avec, ou fournissent en interne, des fonctionnalités de gestion des dépenses et de suivi du kilométrage, mais le logiciel de gestion des voyages se concentre spécifiquement sur le rapport des dépenses de voyage.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Voyages, un produit doit :
Fournir une plateforme pour la réservation de voyages Rapporter les dépenses liées aux voyages des employés S'intégrer ou offrir des fonctionnalités de gestion des dépenses Incorporer les politiques de voyage d'entreprise pour la conformitéAvec le logiciel de gestion des voyages, vous pouvez :
Contrôler le budget de voyage d'entreprise S'assurer que les voyages professionnels des employés respectent la politique de l'entreprise Améliore la visibilité entre les gestionnaires et les employés concernant les voyages d'entrepriseMeilleur Logiciel de gestion de voyages en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de gestion de voyages
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des voyages ?
Le logiciel de gestion des voyages est utilisé pour réserver et gérer les arrangements de voyage en ligne à des fins professionnelles, ainsi que pour suivre et rapporter les voyages précédents. Ces outils permettent aux entreprises d'appliquer et de suivre leurs politiques de voyage et de consolider les factures de voyage à des fins de dépenses et de reporting.
Les entreprises utilisent ce logiciel pour simplifier les décisions d'achat, centraliser les enregistrements des dépenses de voyage des employés et contrôler les budgets de voyage d'entreprise. Les solutions de gestion des voyages fournissent aux utilisateurs un outil pour réserver et rapporter automatiquement leurs achats de voyage, plutôt que d'utiliser des agents individuels ou de soumettre des reçus auto-achetés à un produit de gestion des dépenses. Les petites entreprises comme les grandes entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de gestion des voyages.
Les employés des entreprises qui n'utilisent pas de logiciel de gestion des voyages ont traditionnellement réservé des voyages pour affaires via un site Web ou une agence de voyage, puis ont soumis un formulaire de dépenses pour être remboursés. La nouvelle méthode, pour les organisations de toute taille, est que les employés réservent eux-mêmes leurs voyages en utilisant un logiciel de gestion des voyages qui inclut déjà la politique de voyage de l'entreprise et les flux de travail d'approbation. Ce logiciel inclut également les détails de paiement de l'entreprise afin que l'employé puisse payer le voyage sans remboursement, et l'entreprise peut facilement suivre ses dépenses pour des raisons de reporting.
Quels types de logiciels de gestion des voyages existent ?
Entreprises
Le logiciel de gestion des voyages pour entreprises est souvent inclus dans une suite plus large d'outils professionnels ou proposé en tant que produit autonome qui a la possibilité de s'intégrer à d'autres outils de gestion des voyages, tels que le logiciel de gestion des dépenses. Le logiciel d'entreprise peut parfois être comparé à des versions en ligne modernisées des agences de voyage.
Petites et moyennes entreprises (PME)
Le logiciel de gestion des voyages pour PME a tendance à être plus convivial et est comparable aux applications mobiles grand public, en particulier du côté de la réservation. Semblable aux options d'entreprise traditionnelles, les plateformes de voyage conçues pour les PME ont tendance à s'intégrer à d'autres outils d'entreprise, tels que le logiciel de gestion des dépenses et de suivi des kilomètres.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des voyages ?
La plateforme idéale de gestion des voyages devrait gérer l'ensemble du processus, de la réservation de voyage, à la soumission des dépenses, au reporting.
Interface de réservation interactive : Les employés peuvent trouver le meilleur inventaire et les meilleurs tarifs sur une interface facile à utiliser. Ils peuvent réserver des voyages pour le compte d'un collègue ou pour eux-mêmes, ce qui inclut les détails de voyage enregistrés, les méthodes de paiement, les programmes de fidélité, les préférences de voyage, et plus encore.
Filtres de directives de l'entreprise : Cette fonctionnalité permet aux entreprises de contrôler les options de voyage disponibles en filtrant les prix listés qui respectent les directives de l'entreprise. Cela aide les équipes à rester dans le budget et en conformité.
Coordination du calendrier et de la planification : La coordination du calendrier et de la planification est une fonctionnalité importante car elle permet à d'autres membres de l'équipe de planifier leur voyage si nécessaire. Elle donne aux gestionnaires la possibilité de suivre les déplacements de leurs employés, et de planifier des réunions et des appels autour de leurs horaires de voyage.
Capture, soumission et suivi des dépenses : De nombreuses plateformes de gestion des voyages ont la fonctionnalité permettant aux employés de voyage d'importer et de soumettre numériquement des reçus pour remboursement. Cette fonctionnalité leur permet de suivre l'avancement de leurs soumissions afin de savoir quand ils seront remboursés.
Reporting : Les employés peuvent créer et soumettre des rapports de dépenses via le logiciel, ainsi que consulter les rapports et dépenses passés. Les gestionnaires utilisent la fonctionnalité de reporting pour suivre le budget de voyage de leur équipe et prévoir les dépenses futures.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion des voyages ?
Le logiciel de gestion des voyages peut rendre l'ensemble du processus de réservation plus facile et plus efficace pour les utilisateurs en regroupant toutes les étapes du processus sur une seule plateforme.
Crée une interface de réservation interactive complète : Les employés peuvent rechercher, comparer et réserver des voyages directement via une interface, soit pour eux-mêmes, soit pour un autre employé de leur entreprise. Cette interface peut également enregistrer les préférences de voyage, les programmes de fidélité et les méthodes de paiement en un seul endroit.
Intègre les politiques de voyage d'entreprise pour automatiser la conformité : La capacité d'intégrer la politique de voyage d'entreprise directement dans le logiciel de gestion des voyages réduit les dépenses de voyage en aidant les équipes à atteindre les objectifs de dépenses et de budget. Ces politiques aident à clarifier les types de dépenses que les employés peuvent réclamer, refusent de rembourser les voyageurs pour les réclamations non conformes, et permettent aux gestionnaires de voyage de s'assurer que leur équipe optimise leur budget et reste dans les lignes directrices de la politique de l'entreprise. L'automatisation de l'application des politiques de l'entreprise garantit également qu'aucune dépense frauduleuse n'est accidentellement soumise et approuvée.
Incorpore des outils de gestion des dépenses : Les outils de gestion des dépenses aident les gestionnaires et les équipes comptables en catégorisant les dépenses qui organisent et optimisent plus précisément le suivi des coûts de voyage. Ces outils gèrent le flux de travail d'approbation pour que les dépenses de voyage soient traitées et remboursées, ainsi qu'analysent de grandes quantités de transactions de dépenses qui peuvent être utilisées pour prévoir les dépenses futures et créer des budgets.
Améliore les capacités de reporting : Les outils de reporting dans le logiciel de gestion des voyages améliorent les décisions basées sur les données et rendent la gestion des voyages plus efficace dans l'ensemble. Ces outils aident à identifier plus rapidement les dépenses ou réservations non conformes et peuvent recommander des actions à prendre pour améliorer les résultats futurs. Le reporting gère également les programmes de voyage plus efficacement en surveillant les voyageurs et en identifiant des moyens d'économiser de l'argent.
Qui utilise le logiciel de gestion des voyages ?
Le logiciel de gestion des voyages peut être utilisé par toute personne employée par des entreprises de toutes tailles. Le plus souvent, il est utilisé par les types d'employés suivants :
Équipes de vente et consultants : Tout commercial qui doit se déplacer pour rencontrer un client actuel ou potentiel utiliserait très probablement un logiciel de gestion des voyages pour rechercher et réserver son voyage, qu'il s'agisse d'un billet d'avion, d'un hôtel ou d'une location de voiture.
Équipes comptables : Les équipes comptables utilisent le logiciel de gestion des voyages pour tirer parti de ses capacités de reporting et de prévision. Cela leur permet de suivre les dépenses liées aux voyages et de prendre des décisions critiques concernant les budgets de voyage et la planification des limites ou restrictions de dépenses futures.
Gestionnaires : Les gestionnaires utilisent ce logiciel pour examiner et approuver les voyages et dépenses des employés, ainsi que pour obtenir une visibilité sur les dépenses de voyage globales. En utilisant des rapports et d'autres informations, ils sont en mesure d'identifier des tendances pour optimiser les économies et obtenir une meilleure clarté lors de la négociation avec les fournisseurs sur les tarifs d'entreprise préférés. Ils peuvent également utiliser ce logiciel pour suivre les déplacements de leurs employés et accéder à leurs itinéraires de voyage.
Logiciels liés au logiciel de gestion des voyages
Il existe un certain nombre de solutions qui bénéficient aux départements comptables et aux gestionnaires des achats, qui s'intègrent également à, ou fournissent des fonctionnalités similaires au logiciel de gestion des voyages. Voici quelques exemples de ces catégories de logiciels :
Logiciel de gestion des dépenses : Le logiciel de gestion des dépenses simplifie et automatise la saisie des dépenses d'une entreprise, rationalise la révision, élimine la trace papier et réduit l'effort administratif. Il permet aux administrateurs d'avoir une visibilité complète et de suivre l'utilisation des ressources financières de l'entreprise par les employés. Ce logiciel analyse les dépenses globales, identifie les opportunités d'économies de coûts et contrôle les dépenses excessives.
Logiciel de suivi des kilomètres : Le logiciel de suivi des kilomètres suit et gère les distances parcourues par les employés à des fins professionnelles. Ce type de logiciel est utilisé pour enregistrer les kilomètres pour le remboursement et les impôts. Les outils de suivi des kilomètres sont utilisés par les employés mobiles tels que les commerciaux, les techniciens de service sur le terrain ou les chefs de projet. Les comptables utilisent également des solutions de suivi des kilomètres pour calculer les coûts de voyage, tandis que les gestionnaires de département utilisent ces produits pour examiner et approuver les dépenses.
Défis avec le logiciel de gestion des voyages
Les solutions de logiciel de gestion des voyages peuvent présenter leurs propres défis.
Intégration : L'intégration avec la gestion des dépenses et la comptabilité est essentielle pour transférer les données entre les systèmes. Les informations sur la réservation de voyage doivent correspondre aux dépenses réelles, qui sont ensuite consolidées et attribuées à divers centres de coûts en comptabilité. Si les données ne sont pas précises et cohérentes dans tous les systèmes, l'entreprise ou l'employé peut perdre de l'argent.
Confidentialité : La confidentialité est une préoccupation importante car les employés peuvent utiliser leurs propres cartes de crédit pour payer les services de voyage, et ils fournissent des informations bancaires personnelles pour les remboursements. De plus, les employés peuvent mélanger les voyages d'affaires et personnels, ce qui signifie qu'ils peuvent utiliser leur carte de crédit pour les deux. Enfin, les informations personnelles requises pour réserver un vol ou une chambre d'hôtel peuvent être incluses dans les rapports de dépenses. Les employeurs doivent s'assurer que seuls certains employés et gestionnaires peuvent accéder aux données privées. Une protection contre les menaces externes est également nécessaire.
Tendance "Apportez votre propre logiciel" : Apportez votre propre logiciel et applications est une tendance qui pousse les employés à utiliser des logiciels non autorisés par l'entreprise. Bien que les employeurs fournissent généralement un logiciel de gestion des voyages, les employés peuvent utiliser d'autres outils et applications pour réserver des voyages, gérer des reçus ou pour des programmes de fidélité.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de gestion des voyages ?
Le logiciel de gestion des voyages peut être utilisé par toute entreprise, de toute taille, qui a des employés qui voyagent pour le travail. Même si un employé n'a besoin que de réserver une voiture de location ou de dépenser un déjeuner, tout cela peut être fait avec un logiciel de gestion des voyages. Il existe de nombreuses plateformes conçues pour les entreprises de toutes tailles, des petites entreprises avec seulement quelques employés aux grandes entreprises avec des milliers d'employés.
Quelles sont les meilleures applications pour gérer les voyages d'affaires ?
Voici quelques-unes des applications les mieux notées pour gérer et optimiser les processus de voyage d'affaires :
- Navan (anciennement TripActions) est une plateforme simplifiée pour les équipes d'entreprise qui combine la réservation de voyages, le suivi des dépenses et l'application des politiques.
- TravelPerk offre une réservation flexible, des alertes de voyage en temps réel et des outils de contrôle des coûts conçus pour les voyageurs d'affaires modernes.
- SAP Concur fournit des fonctionnalités robustes de gestion des voyages et des dépenses, aidant les entreprises à maintenir la conformité et la visibilité à travers les voyages mondiaux.
- myBiz par MakeMyTrip est conçu pour les entreprises indiennes. Il simplifie les réservations de vols, d'hôtels et de taxis tout en soutenant la facturation conforme à la GST.
- Routespring est optimisé pour les voyages contrôlés par les finances, permettant des approbations de voyage centralisées et un paiement sans nécessiter de cartes d'employés.
Quels sont les services de gestion des voyages les mieux notés pour les entreprises de fournitures de bureau ?
Voici quelques-unes des solutions de gestion des voyages les mieux notées, particulièrement utiles pour les entreprises de fournitures de bureau :
- SAP Concur fournit une automatisation complète des voyages et des dépenses, idéale pour les entreprises de fournitures de bureau gérant plusieurs fournisseurs et voyages régionaux.
- Navan (anciennement TripActions) offre une réservation centralisée et un contrôle des dépenses, facilitant la coordination efficace des voyages pour les équipes de vente et de logistique.
- TravelPerk propose une réservation de voyage flexible avec des contrôles de politique intégrés, parfait pour les équipes en mouvement rapide gérant les visites de fournisseurs et les salons professionnels.
- Routespring simplifie les voyages dirigés par les finances en permettant des voyages d'équipe sans cartes d'entreprise, idéal pour les opérations au niveau des succursales ou sur le terrain.
- Happay combine la réservation de voyages avec l'analyse des dépenses, aidant les entreprises de fournitures de bureau à contrôler les coûts de voyage dans tous les départements.
Tendances du logiciel de gestion des voyages
Plateformes internes
Tout comme les grandes agences de voyage ont souvent leurs propres plateformes de réservation propriétaires que leurs clients d'entreprise utilisent, certaines grandes organisations ont des agents de voyage internes qui utilisent des outils logiciels dédiés et conçus sur mesure. Avoir une plateforme sur mesure est assez coûteux à créer et à maintenir, mais certaines entreprises trouvent plus de valeur à avoir cette flexibilité et ce contrôle, plutôt que d'utiliser une ressource externe qui peut avoir trop de restrictions, ou des capacités pas assez robustes.
Voyage "bleisure"
Le voyage "bleisure", ou l'activité de combiner un voyage d'affaires avec un voyage de loisirs, devient de plus en plus populaire, surtout parmi les jeunes voyageurs. Alors que les employés essaient de digérer le contenu de leur voyage d'affaires, ils essaient également d'explorer de nouvelles régions, tout en se relaxant et en se ressourçant après une semaine chargée. Cette tendance pose également de nouvelles questions et défis pour les gestionnaires de voyages, tels que, quelles politiques devraient-ils établir concernant les achats de voyage non professionnels, et ces achats de voyage non professionnels pourraient-ils être couverts par l'organisation dans certains cas ? Par exemple, lorsque les différences de tarifs aériens sont compensées par des coûts de voyage inférieurs ailleurs.
Comment acheter un logiciel de gestion des voyages
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des voyages
Lors de la sélection d'un logiciel de gestion des voyages, il est important de d'abord examiner comment les voyages au sein de l'entreprise fonctionnent, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe une variété d'options en ce qui concerne les produits de logiciel de gestion des voyages, y compris ceux conçus pour les besoins professionnels des petites et moyennes entreprises.
Comparer les produits de logiciel de gestion des voyages
Créer une liste longue
Le principal objectif du logiciel de gestion des voyages est de faciliter la vie de tout le monde ; cela inclut l'employé qui réserve le voyage, le gestionnaire qui approuve le voyage, et l'équipe de finance et de comptabilité qui suit les dépenses de voyage. Il est important de d'abord créer une liste longue de solutions qui rassemblent toutes ces fonctionnalités et tâches dans un seul tableau de bord. Les acheteurs peuvent envisager d'inclure un logiciel qui offre une application mobile pour gérer les voyages en déplacement.
Un autre facteur à considérer lors de la création de cette liste est la convivialité du logiciel pour comparer et réserver des voyages, ainsi que pour capturer et soumettre des dépenses. Souvent, le logiciel de gestion des voyages conçu pour les petites entreprises est plus convivial mais a moins de fonctionnalités que le logiciel d'entreprise.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché le logiciel sur la liste longue, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget disponible. Le logiciel de gestion des voyages est disponible pour convenir à tous les budgets, tandis que certaines applications générales de gestion des voyages pourraient éventuellement être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. C'est le cas car la base d'utilisateurs pour un logiciel spécialisé est généralement relativement petite. Si l'entreprise veut quelque chose de spécifique à son secteur ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Effectuer des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de faire des démonstrations de tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus, par exemple, on pourrait demander à être guidé sur la façon de rechercher et de comparer les sociétés de location de voitures, comment exécuter des rapports de dépenses, ou comment importer et soumettre des reçus pour remboursement.
Sélection du logiciel de gestion des voyages
Choisir une équipe de sélection
Il est important que les voyageurs et les gestionnaires qui utiliseront ce logiciel soient impliqués dans le processus de sélection. Chaque entreprise est différente et les utilisateurs sont probablement les mieux placés pour offrir un avis éclairé sur celui qui est le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne doivent pas être coincés avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car peu importe le logiciel choisi, ce sera un engagement important en temps et en argent. Pour voir un retour sur investissement (ROI), les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité, ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre.
Si l'entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils auront besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel de gestion des voyages ou s'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes, ou si un tiers peut le faire à un coût inférieur.
Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années et des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs qui se traduisent parfois par des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais il y en a un qui est le meilleur pour leur entreprise.