Les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités destinées à compléter les logiciels de gestion de projet. Ces outils ne doivent pas être confondus avec les logiciels de gestion de projet ; les outils de gestion de projet ne peuvent pas être utilisés pour gérer des projets de bout en bout. De plus, les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités telles que la visualisation de projet, la planification et les rapports avancés, ces derniers n'étant pas toujours inclus dans les logiciels de gestion de projet traditionnels.
Certains outils de gestion de projet ont été créés pour compléter un ou plusieurs logiciels de gestion de projet. D'autres outils sont plus génériques mais nécessitent généralement l'import/export de données de projet et l'intégration avec la gestion de projet.
Pour être inclus dans la catégorie des outils de gestion de projet, un produit doit :
Fournir des fonctionnalités limitées qui ne peuvent pas être utilisées pour gérer des projets de bout en bout
S'intégrer avec des logiciels de gestion de projet ou offrir des options de transfert de données