Le logiciel de signature électronique permet aux utilisateurs de recueillir des signatures sur des documents partagés électroniquement, éliminant ainsi le besoin de documents physiques pour enregistrer les signatures. Le logiciel de signature électronique facilite la distribution de documents légalement sensibles pour la collecte de signatures électroniques. Les organisations utilisent le logiciel de signature électronique pour crypter des documents, tels que des contrats de vente ou des documents d'emploi, pour lesquels les signatures de clients, d'employés ou de partenaires sont souvent requises. Le logiciel de signature électronique s'intègre fréquemment avec des applications tierces, y compris les logiciels CRM, les systèmes ERP, les suites de gestion des ressources humaines, et la comptabilité, pour faciliter les efforts de gestion des devis, des contrats et des fournisseurs. Les normes de sécurité intégrées qui répondent aux exigences légales locales et fédérales simplifient davantage le processus d'échange de documents légaux et garantissent la légitimité et les implications légales des signatures effectuées via le logiciel de signature électronique.
Pour être inclus dans la catégorie des signatures électroniques, un produit doit :
-Permettre aux utilisateurs expéditeurs et destinataires de signer des documents sur une variété d'appareils et de systèmes d'exploitation
-Crypter et sécuriser les communications et les documents partagés entre les utilisateurs de la solution
-Suivre le statut des documents et notifier les utilisateurs lorsque des actions sont requises (signer, approuver, etc.)
-Permettre aux utilisateurs de définir des rôles d'utilisateur et des droits de permission à la fois en interne et pour les utilisateurs externes (contractants, partenaires, clients, etc.)
-Offrir des capacités intégrées de création et de stockage de documents ou s'intégrer avec des solutions logicielles tierces qui fournissent des fonctionnalités de création ou de stockage de documents
