Mejor Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Mejor Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) de un vistazo
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Más Información Sobre Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
¿Qué es el Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)?
Las herramientas de gestión de contenidos empresariales (ECM) ayudan a las empresas a organizar y mantener grandes volúmenes de datos de diferentes tipos de archivos. Conectan a los miembros de una organización, generalmente a través de la nube, ofreciéndoles un portal interconectado y navegable para la gestión y almacenamiento de archivos. Los usuarios pueden asignar roles y permisos, y los administradores pueden aumentar la seguridad auditando qué titulares de cuentas tienen permitido ver y comentar en qué proyectos y archivos.
La herramienta guía a los usuarios y organizaciones a través de todo el proceso de gestión de archivos y documentos. Los equipos pueden escanear o subir archivos o crear archivos directamente dentro de la herramienta. Luego pueden elegir la ubicación de almacenamiento adecuada y asignar permisos basados en el rol, contraseña u otras configuraciones de seguridad. Los archivos pueden organizarse según las preferencias de la empresa, como por equipo, nivel de antigüedad o tipo de tarea. Por ejemplo, una empresa podría crear carpetas separadas para los equipos de marketing y ventas, otra podría usar carpetas para diferenciar archivos de gerentes intermedios de documentos de nivel de entrada, o una podría usar carpetas para separar documentos de recursos humanos de información de nómina.
Una vez almacenados en el sistema, los documentos pueden compartirse a través de enlaces o ingresando a la carpeta designada en la función de búsqueda del sistema. Los usuarios pueden colaborar en torno a estos archivos dejando comentarios sobre el progreso de la tarea o proyecto, ayudando a responsabilizar a los empleados por sus partes. Muchas herramientas tienen funcionalidad de control de versiones, lo que significa que la versión más recientemente actualizada de un archivo es a la que se dirige a los usuarios. Esto disminuye la confusión y las posibilidades de actualizar la versión incorrecta de un documento. También guarda versiones anteriores para eliminar la posibilidad de que un error cause daños irreversibles.
Los administradores pueden ajustar configuraciones para automatizar ciertos procesos, como adjuntar metadatos a documentos de archivo. Las herramientas ECM permiten a los usuarios establecer fechas de vencimiento que determinan cuándo los archivos deben eliminarse o archivarse para su conservación indefinida. Esto es especialmente útil en industrias como la salud o el ámbito legal, donde es necesario retener documentos durante largos períodos de tiempo. Las organizaciones pueden conservar información durante años o configurarla para eliminarse después de que se complete un contrato.
Beneficios clave del Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
- Conectar, acceder, visualizar, mantener, gestionar y eliminar repositorios de contenido aislados con una única arquitectura general
- Aumentar la productividad de los empleados y reducir la redundancia de archivos
- Fomentar los instintos colaborativos de su organización con contenido fácilmente disponible y compartible
- Automatizar procesos empresariales, haciéndolos estructurados, documentados y auditables
- Asegurar el cumplimiento gubernamental mediante el mantenimiento estricto de la seguridad de archivos, permisos, aprobaciones y ciclo de vida
- Integrar con otros tipos de software de gestión de contenidos para proporcionar servicios de gestión de contenidos empresariales integrales
- Simplificar el flujo de trabajo
- Centralizar el material en un único repositorio
¿Por qué usar el Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)?
El software de gestión de contenidos empresariales proporciona a las corporaciones y organizaciones un repositorio central para almacenar, gestionar, archivar y manejar datos de diversos grados de confidencialidad e importancia. Podría usarse para ayudar, por ejemplo, a los departamentos de recursos humanos a organizar cientos de contratos de empleados o proteger transcripciones en una gran universidad.
Facilita la colaboración — El ECM inherentemente ayuda a las empresas a ser más colaborativas al sacar el contenido de sus silos aislados y compartirlo a través de la organización. Muchos productos ofrecen otras características como control de versiones, auditorías, comentarios y anotaciones, y edición colaborativa de documentos y archivos que facilitan aún más la colaboración. Vale la pena considerar cómo características como estas pueden beneficiar a su organización y cómo una implementación de ECM puede aprovecharse para conectar equipos corporativos disjuntos.
Proporciona gestión del ciclo de vida — El almacenamiento de datos tiene un alto valor, y el almacenamiento de archivos de una organización se compone solo por la entrada y creación diaria. Mover archivos del almacenamiento activo a archivos y eliminar archivos antiguos e innecesarios ayuda a limitar el gasto innecesario en almacenamiento de datos y hardware, y el software ECM puede usarse para mantener el ciclo de vida adecuado de archivos y documentos.
Y al igual que con otros aspectos de la gestión de documentos, las estructuras gubernamentales también son importantes aquí. El cumplimiento legal a menudo requiere que ciertos registros se mantengan y sean accesibles durante un período de tiempo específico y no un momento más. Las soluciones ECM pueden hacer que la gestión de ciclos de vida de documentos y archivos sea estructurada y automática. Investigue dónde los productos ECM pueden implementar esta lógica de ciclo de vida y cómo se integrarán con su infraestructura de almacenamiento y respaldo existente.
¿Quién usa el Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)?
Los beneficios del software de gestión de contenidos empresariales no están limitados a un tamaño o sector específico de empresa. Los revisores han citado el uso de este software para ayudar a obtener la aprobación de facturas o gestionar informes de gastos extensos. Un pequeño estudio de fotografía también podría beneficiarse del uso del software para compartir archivos con clientes, y una empresa internacional puede intercambiar documentos internamente con facilidad. Las soluciones ofrecidas pueden ser útiles para cualquier empresa que requiera mejores tácticas organizativas, ya sea en relación con su departamento de recursos humanos, finanzas, gestión de cuentas, ventas y marketing, administración, planificación, gobernanza u otra área.
Tipos de Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Dada la naturaleza abierta de la mayoría de los sistemas ECM, sería difícil decir que hay tipos distintos. Sin embargo, las distinciones más fáciles pueden hacerse para las herramientas ECM que están construidas para industrias específicas. Muchas industrias tienen procesos altamente regulados en cuanto a la gestión de archivos legales, registros de salud, formularios de inspección, certificaciones, etc. Más allá de los estándares impuestos por el gobierno, algunas organizaciones pueden necesitar capacidades y configuraciones específicas. Muchos proveedores de ECM ofrecen soluciones industriales personalizadas basadas en estándares e implementaciones previas, y las industrias con procesos burocráticos extensos encontrarán el mayor uso de los sistemas ECM. Ejemplos específicos incluyen, pero no se limitan a, atención médica, derecho y servicio público. Sin embargo, la mayoría de las empresas modernas se encuentran manejando regularmente desde facturas hasta materiales de marketing de contenido hasta registros de salud, y los sistemas ECM están diseñados para ayudar a escanear, categorizar y almacenar todo lo mencionado y más.
Características del Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales a menudo proporcionan las mismas características básicas. Sin embargo, los productos ECM para industrias específicas a menudo incluirán soluciones de características específicas.
Características de Gestión de Archivos
Soporte de tipos de archivo — Soporta el almacenamiento de múltiples tipos de archivos. Esto incluye, pero no se limita a, archivos basados en texto, PDFs, imágenes, videos y archivos de audio.
Metadatos — Agrega automáticamente metadatos descriptivos como tamaño de archivo y fecha de carga, inserta campos de metadatos estándar como palabras clave, y permite la creación de campos y vocabulario personalizados.
Escaneo OCR — Facilita la estructuración de datos no estructurados a través de software OCR u otros procesos automatizados de archivo/etiquetado para documentos escaneados.
Control de versiones — Realiza un seguimiento de las versiones que cambian incrementalmente del mismo archivo.
Colaboración — Soporta la colaboración simultánea de múltiples usuarios en la creación, anotación y revisión de documentos.
Genera automáticamente documentos basados en plantillas y envío de formularios.
Creación de formularios — Soporta la creación y gestión de formularios de usuario que se pueden enviar.
Portales y sitios — Proporciona la capacidad de crear portales y sitios de usuario.
Disposición — Archiva, elimina o revoca automáticamente el acceso a archivos que han llegado al final de su ciclo de vida.
Búsqueda — Simplifica y facilita el descubrimiento de archivos a través de una búsqueda simple o avanzada.
Interfaz web — Permite el acceso a documentos a través de una interfaz web sin requerir que un cliente lo instale en un dispositivo.
Aplicaciones móviles — Proporciona aplicaciones para iOS, Android y Windows Phone con funcionalidad que permite a los usuarios realizar las mismas funciones que harían en una PC.
Características de Flujo de Trabajo
Automatización de procesos — Automatiza procesos internos especificando una serie de condiciones y acciones, que pueden personalizarse a las complejidades de las necesidades de una organización y es fácil de configurar y ejecutar.
Condiciones — Proporciona un motor de flujo de trabajo que es relevante y personalizable a las condiciones necesarias para ejecutar reglas.
Gestión de registros — Proporciona las herramientas y funcionalidades necesarias para mantener evidencia de actividades empresariales y cumplir con los requisitos gubernamentales o estándares de la industria.
Gestión de casos — Proporciona funcionalidad especializada para agrupar contenido estructurado y no estructurado, automatizar procesos adaptativos y multipersonales, y establecer plazos para casos abiertos. También permite tanto la finalización como el cierre de casos y el almacenamiento y auditoría futura de la información asociada.
Características de Administración
Gestión de usuarios, roles y acceso — Otorga acceso a datos, características, objetos, etc., seleccionados basados en los usuarios, roles de usuario, grupos, etc.
Inicio de sesión único — Facilita la incorporación y baja de miembros del equipo con proveedores de identidad basados en Active Directory/SAML.
Políticas y controles — Proporciona la capacidad de controlar el acceso a archivos/carpetas por usuario o grupo, permisos de compartición externa, políticas de edición, restricciones de ubicación de dispositivos, etc.
Límites de almacenamiento — Facilita la administración de límites de almacenamiento por usuario o grupo.
Zonas de almacenamiento — Soporta la elección de en qué centro de datos deben almacenarse sus archivos.
Seguridad — Almacena y transfiere archivos en un entorno seguro.
Características de Plataforma
Internacionalización — Permite a las organizaciones multinacionales usar herramientas de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.
Rendimiento y fiabilidad — Asegura que el software esté consistentemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que tomaron.
Informes y auditorías — Proporciona acceso a informes preconstruidos y personalizados para monitorear la actividad del usuario y el almacenamiento.
Integración del sistema de registro — Se integra con otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permite la integración personalizada con sistemas externos.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Popularidad en opciones más flexibles — Por todos los beneficios que pueden venir con la gestión extensiva de contenidos, los sistemas ECM tienen una reputación mixta. Algunos los consideran anticuados, y el término en sí puede disuadir a los clientes potenciales. La gestión de contenidos empresariales como tipo de software evoca asociaciones con soluciones locales, anticuadas e intuitivas que eran difíciles de implementar y mantener. Aunque estas soluciones locales han mejorado y son utilizadas principalmente por grandes organizaciones empresariales, la gran mayoría de las soluciones ECM disponibles hoy en día son ahora ofertas delgadas y basadas en la nube. Los desarrolladores de ECM están poniendo la interfaz de usuario ágil y la flexibilidad en primer lugar en las ofertas modernas para competir con tipos de software de gestión de documentos menos complicados. Sin embargo, esto ha difuminado las líneas entre los sistemas de gestión de contenidos empresariales y otros tipos similares de sistemas de gestión de contenidos.
El espacio carece de distinciones fuertes — El espacio más amplio de gestión de documentos en su conjunto carece de delineaciones definitivas entre productos. La gestión de contenidos ha cambiado significativamente desde los días de soluciones empresariales locales, y con la industria en su conjunto pivotando hacia productos elegantes y basados en la nube, las líneas entre las soluciones de gestión de documentos se han debilitado. Aunque alguna vez existieron distinciones entre el software de gestión de documentos simple y el ECM, se podría argumentar que los términos específicos entre productos dependen principalmente de la preferencia del proveedor.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Gestión de contenidos empresariales — Tanto el software de gestión de contenidos empresariales como el software de almacenamiento y compartición de archivos son repositorios de contenido similares a los sistemas de gestión de contenidos empresariales. Sin embargo, en un momento fueron más simplificados, conocidos por ser ofertas basadas en la nube y mejores opciones para pequeñas empresas. Sin embargo, con un impulso de la industria hacia productos en la nube, hay pocas diferencias entre cualquiera de ellos ahora.
Gestión de activos digitales — Mientras que los sistemas de gestión de contenidos empresariales están destinados a contener todo el contenido de una organización, el software de gestión de activos digitales, o sistemas DAM, están destinados específicamente a archivos de medios ricos. Esto incluye archivos como imágenes, videos, audio y presentaciones. El software DAM es utilizado específicamente por equipos de marketing para contener material de marketing en un repositorio personalizado. Aunque tanto los ECM como los DAM son capaces de contener una cantidad extensa de contenido, los DAM tienen un caso de uso más específico y características para acomodar, como miniaturas de vista previa avanzadas y funcionalidad de importación y exportación simplificada.
