Los sistemas de reserva de salas de reuniones proporcionan herramientas simples para reservar salas de conferencias y otros espacios o recursos dentro de una oficina o lugar de trabajo compartido. Este software asegura que los organizadores y asistentes tengan los alojamientos necesarios para reuniones importantes, y al mismo tiempo, los gerentes de oficina mantienen una vista precisa y actualizada de cómo se están utilizando los recursos de la empresa. Los gerentes de oficina pueden programar estas plataformas con permisos de usuario y otras restricciones para asegurar el uso apropiado de estos valiosos recursos. Los sistemas de reserva de salas de reuniones se utilizan principalmente para planificar e invitar a otros a reuniones como scrums de equipo, llamadas de ventas, reuniones uno a uno y sesiones de lluvia de ideas. También son utilizados por miembros y gerentes comunitarios de espacios de coworking para reservar salas, escritorios, áreas designadas para llamadas y espacios tranquilos. Estas herramientas mejoran la eficiencia en el lugar de trabajo mientras previenen reservas dobles u otras situaciones donde los espacios de reunión y recursos no están disponibles en momentos críticos. Ciertos productos en esta categoría proporcionan características de análisis para ofrecer información sobre el uso de espacios compartidos y ayudar a refinar el protocolo de programación de salas.
Los sistemas de reserva de salas de reuniones comúnmente se integran con software de calendario para que los organizadores y asistentes de reuniones puedan ver o gestionar los detalles de la reunión, como la hora y el lugar, en relación con sus horarios generales. Estas herramientas también ofrecen integraciones con software de correo electrónico, facilitando a los organizadores enviar invitaciones electrónicas a los asistentes. Estas herramientas a menudo se integran con o comparten características de software de gestión de visitantes para registrar y rastrear información sobre los asistentes a la reunión, particularmente aquellos de fuera de la empresa. Varios sistemas de reserva de salas de reuniones proporcionan características de señalización digital para mostrar detalles de la reunión fuera de las salas de conferencias y permitir procesos de registro simplificados. Esto generalmente involucrará hardware externo como tabletas o pantallas digitales, ya sea de un tercero o del propio proveedor de software.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Sistemas de Reserva de Salas de Reuniones, un producto debe:
Proporcionar una visión general de las salas de conferencias de la empresa, junto con los horarios y detalles de las reuniones programadas
Permitir a los usuarios con los permisos apropiados reservar salas de reuniones disponibles, modificar detalles del evento e invitar a asistentes
Equipar a los administradores, como gerentes de oficina, con herramientas para modificar permisos de usuario, detalles de salas y recursos, e información específica de reuniones
Sincronizar con herramientas de calendario y/o correo electrónico de organizadores y asistentes
