Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP), um große Mengen an Rechnungen und Finanztransaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten zu verwalten. Während die meisten Buchhaltungslösungen AP-Funktionen enthalten, bieten viele von ihnen keine Funktionalität zur Verwaltung komplexer AP-Prozesse. Unternehmen entscheiden sich für AP-Automatisierungssoftware, um manuelle Arbeit zu reduzieren und menschliche Fehler zu vermeiden. AP-Automatisierungssoftware wird von Buchhaltern und Mitgliedern der Buchhaltungsabteilung, die für die Kreditorenbuchhaltung verantwortlich sind, verwendet. Sie kann auch von Managern und Führungskräften genutzt werden, um AP-Verarbeitungsaktivitäten zu überwachen. Diese Art von Software vereinfacht komplexe AP-Aktivitäten und hilft Buchhaltern, große Mengen an Lieferantenrechnungen zu verwalten. Die AP-Automatisierung verbessert die Effizienz und Genauigkeit der AP-Abteilung und unterstützt andere Buchhaltungsaktivitäten wie den Finanzabschluss. AP-Automatisierungslösungen können als eigenständige Produkte oder als Teil von Buchhaltungssuiten geliefert werden, die auch AR-Automatisierung, Abrechnung und Rechnungsstellung sowie Zahlungsabwicklungsfunktionen umfassen. Diese Art von Software ist in Buchhaltungslösungen oder in Buchhaltungsmodule von ERP-Systemen integriert.
Um sich für die Aufnahme in die Kategorie der AP-Automatisierung zu qualifizieren, muss ein Produkt:
Anpassbare Workflows bereitstellen, um sich wiederholende Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung wie die Dateneingabe zu rationalisieren
Dokumentenerfassungs- und Bildgebungsfunktionen enthalten, um Papierrechnungen in elektronische Dokumente umzuwandeln
Große Mengen an Lieferantendokumenten wie Rechnungen oder Gutschriften verarbeiten
Ein einziges Repository bereitstellen, damit Benutzer AP-Dokumente suchen und abrufen können
Lieferantenrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen abgleichen, um die geschuldeten Beträge genau zu verfolgen
Genehmigungsprozesse für Zahlungen, Lastschriften oder Änderungen an AP-Transaktionen anbieten
Mit den Buchhaltungsstandards und -vorschriften für die AP-Verarbeitung übereinstimmen
In Buchhaltungssoftware, ERP oder fortschrittliche Finanzsysteme wie
Corporate Performance Management (CPM) integrieren
