Raumsysteme ermöglichen es Unternehmen, Videokonferenzfunktionen in einen Besprechungsraum zu integrieren. Während Einzelpersonen Videokonferenzsoftware für die Video-Kommunikation auf individueller Basis nutzen, statten Raumsysteme einen Besprechungsraum mit Technologie aus, die es allen im Raum ermöglicht, ohne die Verwendung ihres eigenen Geräts teilzunehmen.
Raumsysteme werden oft entweder als Zusatz oder als angrenzendes Produkt zur Videokonferenzsoftware angeboten. Allerdings unterscheiden andere Anbieter nicht zwischen ihrer Videokonferenzlösung und dem Raumsystem und verkaufen sie als ein kombiniertes Produkt. Einige Anbieter stellen ihre eigene proprietäre Hardware zur Verfügung oder können mit bereits im Besitz des Unternehmens befindlicher Hardware verwendet werden, um Meetings zu starten und zu verwalten. Viele bieten integrierte Bildschirmfreigabesoftware oder eingeschränkte Funktionen für die Buchung von Besprechungsräumen. Einige Optionen bieten auch umfangreichere Kollaborationstools wie kollaborative Whiteboard-Software innerhalb ihres Produkts an.
Um in die Kategorie Raumsysteme aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Eine Videokonferenzsoftwarelösung sein, die mit einem Hardware-Raumsystem verwendet werden muss
Für verschiedene Arten und Größen von Räumen optimieren
Kollaborations- und Planungsfunktionen bieten, die speziell für die Nutzung in einem physischen Raum geeignet sind
Benutzern erlauben, entweder proprietäre Videohardware zu kaufen oder ihre eigene mitzubringen