Besuchermanagement-Software überwacht und erfasst elektronisch Informationen über Besucher und Mitarbeiter eines Unternehmens, einer Schule oder eines öffentlichen Gebäudes. Diese Tools helfen Besuchern, sich nach ihrem Besuch ein- und auszuchecken.
Als Teil des Check-in-Prozesses scannt ein Mitarbeiter typischerweise den Ausweis des Besuchers und stellt genehmigten Besuchern ein physisches Abzeichen aus. Besucherinformationen werden dann in einer Datenbank gespeichert und können für verschiedene Anwendungsfälle abgerufen werden, einschließlich Audits, im Falle eines Notfalls oder zur Überprüfung von Anomalien. Gastgeber können oft wählen, Benachrichtigungen über Besucher zu erhalten, wie z.B. wann sie ankommen, wann sie gehen, ob sie das Screening abgeschlossen haben, ob sie auf eingeschränkten Besucherlisten stehen und mehr.
Die besten Besuchermanagement-Tools helfen, Einrichtungen sicherer zu machen und die Einhaltung interner und externer Anforderungen zu gewährleisten. Sie machen den Besucher-Check-in-Prozess auch effizienter, genauer und konsistenter, indem sie Informationen über die Zeitstempel und den Zugangstyp eines Besuchers vor Ort dokumentieren.
Diese Plattformen können auf einem Selbstbedienungskiosk, Computer, Mobiltelefon oder Tablet installiert werden. Administratoren der Besuchermanagement-Software sind typischerweise Gesundheits- und Sicherheitsfachleute, HR-Fachleute, Empfangsmitarbeiter und Sicherheitspersonal des Gebäudes.
Je nach Besuchermanagement-Software gibt es Optionen für spezifischere Funktionen, die auf das Unternehmen zugeschnitten werden können. Zum Beispiel kann die Vorregistrierung von Besuchern zur Unterstützung des Vor-Screenings, der Dokumentenunterzeichnung und Schulung nützlich sein und helfen, Engpässe beim Check-in zu reduzieren. Bestimmte Besuchermanagement-Lösungen beinhalten die Funktion, Besucher gegen Beobachtungslisten zu überprüfen, was die Gebäudesicherheit weiter erhöht und Mitarbeiter schützt.
Bestimmte Besuchermanagement-Tools können die Möglichkeit bieten, NDAs, Dokumentenunterzeichnung, Schulungsmaterialien, Videos und Sicherheitsüberprüfungen in den Anmeldeprozess zu integrieren. Dies wäre besonders hilfreich in Produktions- und Industrieanlagen, Schulen, Anwaltskanzleien und anderen stark regulierten Branchen. Es kann auch die Möglichkeit geben, mehrsprachige Unterstützung zu integrieren, sodass jedem Besucher, der seine Muttersprache spricht, beim Einchecken in ein Gebäude geholfen werden kann.
Besuchermanagement-Software integriert sich typischerweise mit Identitäts- und Zugangsmanagement-Software (IAM), um die Sicherheit zu erhöhen und eine zentrale physische Zugangskontrolle und Compliance für ein Unternehmen zu gewährleisten. Wenn ein Unternehmen ein Planungssystem für seinen Besucher-Check-in-Prozess wünscht, kann die Verwendung von Online-Terminplanungssoftware helfen, Ankünfte basierend auf der Terminzeit zu verfolgen. Manchmal kann es vorteilhaft sein, Push-Benachrichtigungssoftware in das Besuchermanagementsystem zu integrieren, um Gäste direkt über wichtige Informationen zu informieren. Nach COVID-19 gab es auch einen Anstieg bei Integrationen mit Impfstoffverfolgungssoftware, um die Sicherheit in Gebäuden zu gewährleisten.
Um für die Aufnahme in die Kategorie Besuchermanagement qualifiziert zu sein, muss ein Produkt:
Auf einem Personal Computer (PC), Tablet, Mobiltelefon oder Selbstbedienungskiosk bereitgestellt werden
Gesicht oder Ausweis scannen, Fotos speichern und Besucherausweise ausstellen
Die Vor-Ort-Verifizierung und den Besucher-Check-in automatisieren
Echtzeit-Einblick in die vor Ort befindlichen Besucher bieten
Datenbanken mit Berichten über Unternehmensbesucherinformationen erstellen
