Melhor Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)
Melhor Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)
O que é Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)?
Ferramentas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ajudam as empresas a organizar e manter grandes volumes de dados de diferentes tipos de arquivos. Elas conectam membros de uma organização, geralmente através da nuvem, oferecendo-lhes um portal interconectado e navegável para fins de gerenciamento e armazenamento de arquivos. Os usuários podem atribuir funções e permissões, e os administradores podem aumentar a segurança auditando quais titulares de contas têm permissão para visualizar e comentar em quais projetos e arquivos.
A ferramenta conduz usuários e organizações por todo o processo de gerenciamento de arquivos e documentos. As equipes podem digitalizar ou fazer upload de arquivos ou criar arquivos diretamente na ferramenta. Elas podem então escolher o local de armazenamento apropriado e atribuir permissões com base em função, senha ou outras configurações de segurança. Os arquivos podem ser organizados de acordo com as preferências da empresa, como por equipe, nível de senioridade ou tipo de tarefa. Por exemplo, uma empresa poderia criar pastas separadas para equipes de marketing vs. vendas, outra poderia usar pastas para diferenciar arquivos de gerentes intermediários de documentos de nível inicial, ou uma poderia usar pastas para separar documentos de RH de informações de folha de pagamento.
Uma vez armazenados no sistema, os documentos podem ser compartilhados via links ou inserindo a pasta designada na função de busca do sistema. Os usuários podem colaborar em torno desses arquivos deixando comentários sobre o progresso da tarefa ou projeto, ajudando a responsabilizar os funcionários por suas partes. Muitas ferramentas têm funcionalidade de controle de versão, o que significa que a versão mais recentemente atualizada de um arquivo é a que os usuários são direcionados. Isso diminui a confusão e as chances de atualizar a versão errada de um documento. Também salva versões anteriores para eliminar a possibilidade de um erro causar danos irreversíveis.
Os administradores podem ajustar configurações para automatizar certos processos, como anexar metadados a documentos de arquivo. Ferramentas ECM permitem que os usuários definam datas de expiração determinando quando os arquivos devem ser descartados ou arquivados para armazenamento indefinido. Isso é especialmente útil em indústrias como saúde ou jurídica, onde é necessário reter documentos por longos períodos de tempo. As organizações podem manter informações por anos ou configurá-las para serem excluídas após a conclusão de um contrato.
Principais Benefícios do Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
- Conectar, acessar, visualizar, manter, gerenciar e eliminar repositórios de conteúdo isolados com uma única arquitetura abrangente
- Aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir a redundância de arquivos
- Incentivar os instintos colaborativos de sua organização com conteúdo prontamente disponível e compartilhável
- Automatizar processos de negócios, tornando-os estruturados, documentados e auditáveis
- Garantir conformidade governamental através da manutenção rigorosa da segurança de arquivos, permissões, aprovações e ciclo de vida
- Integrar com outros tipos de software de gerenciamento de conteúdo para fornecer serviços de gerenciamento de conteúdo empresarial abrangentes
- Simplificar o fluxo de trabalho
- Centralizar colaterais em um único repositório
Por que Usar Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)?
O software de gerenciamento de conteúdo empresarial fornece às corporações e organizações um repositório central para armazenar, gerenciar, arquivar e lidar com dados de diferentes graus de confidencialidade e importância. Ele pode ser usado para ajudar, por exemplo, departamentos de RH a organizar centenas de contratos de funcionários ou proteger transcrições em uma grande universidade.
Facilita a colaboração — O ECM inerentemente ajuda as empresas a serem mais colaborativas ao quebrar o conteúdo de seus silos isolados e compartilhá-los por toda a organização. Muitos produtos oferecem outros recursos como versionamento, trilhas de auditoria, comentários e anotações, e edição colaborativa de documentos e arquivos que tornam a colaboração ainda mais fácil. Vale a pena considerar como recursos como esses podem beneficiar sua organização e como uma implementação de ECM pode ser aproveitada para conectar equipes corporativas desarticuladas.
Fornece gerenciamento de ciclo de vida — O armazenamento de dados está em alta demanda, e o armazenamento de arquivos de uma organização se compõe apenas pela entrada e criação diárias. Mover arquivos do armazenamento ativo para arquivos e excluir arquivos antigos e desnecessários ajuda a limitar gastos desnecessários com armazenamento de dados e hardware, e o software ECM pode ser usado para manter o ciclo de vida adequado de arquivos e documentos.
E como em outros aspectos do gerenciamento de documentos, as estruturas governamentais também são importantes aqui. A conformidade legal muitas vezes exige que certos registros sejam mantidos e acessíveis por um período específico de tempo e não um momento a mais. As soluções ECM podem tornar o gerenciamento de ciclos de vida de documentos e arquivos estruturado e automático. Investigue onde os produtos ECM podem implementar essa lógica de ciclo de vida e como eles se integrarão com sua infraestrutura de armazenamento e backup existente.
Quem Usa Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)?
Os benefícios do software de gerenciamento de conteúdo empresarial não se limitam a um tamanho ou setor específico de empresa. Revisores citaram o uso desse software para ajudar a obter aprovação de faturas ou gerenciar relatórios de despesas extensos. Um pequeno estúdio de fotografia também pode se beneficiar do uso do software para compartilhar arquivos com clientes, e uma empresa internacional pode facilmente trocar documentos internamente. As soluções oferecidas podem ser úteis para qualquer empresa que exija melhores táticas organizacionais, seja em relação ao seu departamento de RH, finanças, gerenciamento de contas, vendas e marketing, administração, planejamento, governança ou outra área.
Tipos de Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Dada a natureza aberta da maioria dos sistemas ECM, seria difícil dizer que existem tipos distintos. No entanto, as distinções mais fáceis podem ser feitas para ferramentas ECM que são construídas para indústrias específicas. Muitas indústrias têm processos altamente regulamentados em relação ao gerenciamento de arquivos legais, registros de saúde, formulários de inspeção, certificações, etc. Além dos padrões impostos pelo governo, algumas organizações podem precisar de capacidades e configurações específicas. Muitos fornecedores de ECM oferecem soluções industriais personalizadas com base em padrões e implementações anteriores, e indústrias com processos burocráticos extensos encontrarão o maior uso dos sistemas ECM. Exemplos específicos incluem, mas não se limitam a, saúde, direito e serviço público. No entanto, a maioria das empresas modernas se vê regularmente lidando com tudo, desde faturas até materiais de marketing de conteúdo e registros de saúde, e os sistemas ECM são projetados para ajudar a digitalizar, categorizar e armazenar tudo o mencionado e mais.
Recursos do Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial geralmente fornecem os mesmos recursos básicos. No entanto, produtos ECM para indústrias específicas geralmente incluirão soluções de recursos específicas.
Recursos de Gerenciamento de Arquivos
Suporte a tipos de arquivos — Suporta o armazenamento de múltiplos tipos de arquivos. Isso inclui, mas não se limita a, arquivos baseados em texto, PDFs, imagens, vídeos e arquivos de áudio.
Metadados — Adiciona automaticamente metadados descritivos como tamanho do arquivo e data de upload, insere campos de metadados padrão como palavras-chave e permite a criação de campos e vocabulário personalizados.
Digitalização OCR — Facilita a estruturação de dados não estruturados através de software OCR ou outros processos automatizados de arquivamento/marcação para documentos digitalizados.
Versionamento — Rastreia versões que mudam incrementalmente do mesmo arquivo.
Colaboração — Suporta a colaboração simultânea de vários usuários na criação, anotação e revisão de documentos.
Montagem de documentos — Gera automaticamente documentos com base em modelos e envio de formulários.
Criação de formulários — Suporta a criação e gerenciamento de formulários de usuário submetíveis.
Portais e sites — Fornece a capacidade de criar portais e sites de usuários.
Disposição — Arquiva, exclui ou revoga automaticamente o acesso a arquivos que atingiram o fim de seu ciclo de vida.
Busca — Simplifica e facilita a descoberta de arquivos através de uma busca simples ou avançada.
Interface web — Permite o acesso a documentos através de uma interface web sem exigir que um cliente a instale em um dispositivo.
Aplicativos móveis — Fornece aplicativos para iOS, Android e Windows Phone com funcionalidade que permite aos usuários realizar as mesmas funções que fariam em um PC.
Recursos de Fluxo de Trabalho
Automação de processos — Automatiza processos internos especificando uma série de condições e ações, que podem ser personalizáveis para as complexidades das necessidades de uma organização e é fácil de configurar e executar.
Condições — Fornece um mecanismo de fluxo de trabalho que é relevante e personalizável para condições que são necessárias para executar regras.
Gerenciamento de registros — Fornece as ferramentas e funcionalidades necessárias para manter evidências de atividades empresariais e cumprir com requisitos governamentais ou padrões da indústria.
Gerenciamento de casos — Fornece funcionalidade especializada para agrupar conteúdo estruturado e não estruturado, automatizar processos adaptativos e multipessoais e definir prazos para casos abertos. Também permite tanto a conclusão e fechamento de casos quanto o armazenamento e auditoria futura das informações associadas.
Recursos de Administração
Gerenciamento de usuários, funções e acesso — Concede acesso a dados, recursos, objetos, etc., selecionados com base nos usuários, funções de usuário, grupos, etc.
Login único — Facilita a integração e desligamento de membros da equipe com provedores de identidade baseados em Active Directory/SAML.
Políticas e controles — Fornece a capacidade de controlar o acesso a arquivos/pastas por usuário ou grupo, permissões de compartilhamento externo, políticas de edição, restrições de localização de dispositivos, etc.
Limites de armazenamento — Facilita a administração de limites de armazenamento por usuário ou grupo.
Zonas de armazenamento — Suporta a escolha de qual centro de dados seus arquivos devem ser armazenados.
Segurança — Armazena e transfere arquivos em um ambiente seguro.
Recursos de Plataforma
Internacionalização — Permite que organizações multinacionais usem ferramentas de forma eficaz em vários idiomas e moedas.
Desempenho e confiabilidade — Garante que o software esteja consistentemente disponível (tempo de atividade) e permite que os usuários concluam tarefas rapidamente porque não estão esperando que o software responda a uma ação que tomaram.
Relatórios e auditoria — Fornece acesso a relatórios predefinidos e personalizados para monitorar a atividade do usuário e armazenamento.
Integração com sistema de registro — Integra-se com outros sistemas de registro, como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permite integração personalizada com sistemas externos.
Tendências Relacionadas ao Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Popularidade em opções mais flexíveis — Por todos os benefícios que podem vir com o gerenciamento extensivo de conteúdo, os sistemas ECM têm uma reputação mista. Alguns os consideram ultrapassados, e o próprio termo pode afastar potenciais clientes. O gerenciamento de conteúdo empresarial como um tipo de software evoca associações com soluções locais, antigas e não intuitivas, que eram difíceis de implementar e manter. Embora essas soluções locais tenham melhorado e sejam usadas principalmente por grandes organizações empresariais, a grande maioria das soluções ECM disponíveis hoje são agora ofertas leves e baseadas na nuvem. Os desenvolvedores de ECM estão colocando interfaces de usuário ágeis e flexibilidade em primeiro lugar nas ofertas modernas para competir com tipos de software de gerenciamento de documentos menos complicados. No entanto, isso borraram as linhas entre sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial e outros tipos semelhantes de sistemas de gerenciamento de conteúdo.
Espaço carece de distinções fortes — O espaço maior de gerenciamento de documentos como um todo carece de delimitações definitivas entre produtos. O gerenciamento de conteúdo mudou significativamente desde os dias das soluções empresariais locais, e com a indústria como um todo se voltando para produtos elegantes e baseados na nuvem, as linhas entre soluções de gerenciamento de documentos enfraqueceram. Embora distinções uma vez existissem entre software de gerenciamento de documentos simples e ECM, pode-se argumentar que os termos específicos entre produtos são principalmente uma questão de preferência do fornecedor.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Gerenciamento de conteúdo empresarial — Tanto o software de gerenciamento de conteúdo empresarial quanto o software de armazenamento e compartilhamento de arquivos são repositórios de conteúdo semelhantes aos sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial. No entanto, em um ponto, eles eram mais simplificados, conhecidos por serem ofertas baseadas na nuvem e melhores escolhas para pequenas empresas. No entanto, com um impulso da indústria em direção a produtos na nuvem, há poucas diferenças entre qualquer um deles agora.
Gerenciamento de ativos digitais — Enquanto os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial são destinados a conter todo o conteúdo de uma organização, o software de gerenciamento de ativos digitais, ou sistemas DAM, são destinados especificamente a arquivos de mídia rica. Isso inclui arquivos como imagens, vídeos, áudio e apresentações. O software DAM é usado especificamente por equipes de marketing para manter colaterais de marketing em um repositório personalizado. Embora tanto ECMs quanto DAMs sejam capazes de conter uma quantidade extensa de conteúdo, os DAMs têm um caso de uso mais específico e recursos para acomodar, como miniaturas de visualização avançadas e funcionalidade de importação e exportação simplificada.
