Melhor Software de Gestão de Fornecedores

Nathan Calabrese
NC
Pesquisado e escrito por Nathan Calabrese

O software de gestão de fornecedores, ou sistemas de gestão de fornecedores (VMS), fornece um repositório centralizado para comunicação, gestão de projetos e folha de pagamento para empresas que empregam mão de obra contingente, incluindo fornecedores, contratados e freelancers. Os sistemas de gestão de fornecedores supervisionam todo o relacionamento com o fornecedor—desde encontrar um fornecedor até enviar cartões de ponto e emitir cheques de pagamento. Este software oferece canais de comunicação eficazes, ferramentas de gestão de tarefas e organiza pagamentos, despesas e contratos de fornecedores/contratados. Empresas de todos os tamanhos, indústrias e departamentos que utilizam fornecedores e empregam contratados e/ou freelancers podem se beneficiar da implementação de software de gestão de fornecedores. As melhores ferramentas de gestão de fornecedores oferecem soluções poderosas, muitas vezes baseadas em nuvem, que agilizam a comunicação e a produtividade e podem ser integradas em todo o ecossistema de trabalho.

Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Fornecedores, um produto deve:

Fornecer suporte à gestão de fornecedores Oferecer recursos de gestão de contratos Arquivar informações de fornecedores e contratos Importar dados Fornecer suporte por e-mail
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Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Fornecedores

O que é Software de Gestão de Fornecedores?

O software de gestão de fornecedores, ou sistemas de gestão de fornecedores (VMS), fornece um repositório centralizado para comunicação, gestão de projetos e folha de pagamento para empresas que empregam mão de obra contingente. Isso pode incluir fornecedores, contratados e freelancers. Os sistemas de gestão de fornecedores supervisionam todo o relacionamento com o fornecedor — desde encontrar um fornecedor até enviar cartões de ponto e emitir cheques de pagamento. Este software fornece canais de comunicação eficazes e ferramentas de gestão de riscos e organiza pagamentos, despesas e contratos de fornecedores/contratados.

Empresas de todos os tamanhos, indústrias e departamentos que utilizam fornecedores e empregam contratados ou freelancers podem se beneficiar da implementação de soluções de gestão de fornecedores. Essas ferramentas oferecem soluções poderosas, muitas vezes baseadas em nuvem, que simplificam a comunicação e a produtividade e podem ser integradas em todo o ecossistema de trabalho.

Quais são as Características Comuns do Software de Gestão de Fornecedores?

A seguir estão algumas características principais dentro do software de gestão de fornecedores que podem ajudar os usuários a gerenciar todo o seu ecossistema de fornecedores:

Painéis: O VMS pode fornecer painéis centralizados e em tempo real que exibem informações personalizáveis, como dados de fornecedores, informações de contratos, análises, tendências, taxas de gastos e uso geral de fornecedores.

Avaliação de fornecedores: Pode ajudar a avaliar candidatos classificados por IA e aprendizado de máquina. As partes interessadas podem usar ferramentas de negociação integradas, agendar entrevistas e revisar as taxas de trabalho atuais.

Envio de cartões de ponto: Automatiza o envio e a revisão de folhas de ponto de fornecedores, juntamente com fluxos de trabalho de aprovação. Isso minimiza o tempo necessário para pagar fornecedores e reduz o uso de papel.

Segurança de ativos: Os usuários podem rastrear e automatizar a integração e desligamento de trabalhadores contingentes para minimizar o risco de roubo de ativos físicos e de propriedade intelectual.

Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Fornecedores?

O software de gestão de fornecedores tem muitos benefícios que ajudam as empresas a encontrar, contratar e gerenciar trabalhadores contingentes e fornecedores.

Suporte à gestão de contratos: O VMS ajuda a aplicar taxas contratadas em vários contratos para garantir que o pagamento do fornecedor esteja alinhado com o trabalho realizado. Também pode rastrear quaisquer termos, KPIs e certificações necessárias para realizar determinado trabalho, que podem ser incluídos nos contratos de fornecedores.

Visibilidade da força de trabalho: Gerencia forças de trabalho para aumentar a visibilidade, maximizar economias de custos, melhorar a eficiência e qualidade dos trabalhadores e garantir conformidade.

Relatórios: O VMS gera relatórios sobre várias métricas de fornecedores, como custos de funcionários e fornecedores, tempo registrado, conformidade, etc. Muitas vezes, gera relatórios abrangentes, comparando os dados com a indústria como um todo.

Gestão de conformidade de fornecedores: Este software cria e implementa procedimentos consistentes em toda a organização, incluindo departamentos, locais, marcas ou divisões. Também ajuda a garantir conformidade com políticas governamentais locais e internas.

Quem Usa Software de Gestão de Fornecedores?

Vários departamentos de uma organização podem usar o software de gestão de fornecedores para ajudar a rastrear diferentes métricas relacionadas a fornecedores e contratados.

RH: As equipes de recursos humanos usam o VMS para rastrear o número de funcionários contingentes, monitorar o desempenho desses funcionários e garantir a conformidade interna entre seus fornecedores e contratados.

Aquisições: As equipes de aquisições (compras) usam o VMS para encontrar e selecionar fornecedores, definir termos, monitorar o desempenho dos fornecedores e gerenciar negociações, renovações e rescisões de contratos.

Contabilidade: As equipes de contabilidade usam este software para rastrear despesas, folha de pagamento e número de funcionários relacionados a fornecedores. Também pode ajudar a planejar e prever gastos futuros e contratação de trabalhadores externos.

Desafios com Software de Gestão de Fornecedores

As soluções de software de gestão de fornecedores podem ter seus próprios desafios.

Armazenamento de dados: Armazenar e recuperar dados de fornecedores é crucial. No entanto, se um VMS não tiver capacidade de armazenamento adequada ou se os dados forem armazenados de forma desorganizada, gerenciar projetos que exigem múltiplos fornecedores pode se tornar difícil.

Visibilidade inadequada: Se um VMS não oferecer uma visão centralizada dos fornecedores por meio de painéis ou relatórios, pode ser desafiador saber como os fornecedores estão se saindo e quais estão para renovação. Garantir que eles cumpram as regulamentações internas e externas também pode ser difícil.

Definição de padrões para fornecedores: Muitas organizações usam dezenas, se não centenas, de fornecedores em algum momento, e todos esses fornecedores devem atuar de acordo com os padrões da organização. Portanto, é necessário que as empresas que empregam mão de obra contingente estabeleçam padrões, metas e métricas que sejam realisticamente alcançáveis por diferentes fornecedores.

Como Comprar Software de Gestão de Fornecedores

Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Fornecedores

Ao selecionar um VMS, é essencial primeiro analisar como a empresa opera e, em seguida, familiarizar-se com os tipos de software disponíveis. Existem várias opções de produtos VMS, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas. Algumas coisas a considerar ao comprar software de gestão de fornecedores incluem sua capacidade de rastrear o uso de fornecedores por meio de painéis, automatizar tarefas como envio de cartões de ponto e se comunicar facilmente com fornecedores.

Comparar Produtos de Software de Gestão de Fornecedores

Crie uma lista longa

Dependendo da indústria, o comprador desejará criar uma lista longa de produtos de software projetados para ajudar empresas em seu setor específico. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas, enquanto outras têm flexibilidade com o número de usuários e permitem assentos adicionais à medida que a empresa cresce.

Crie uma lista curta

Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzi-la com base em seu orçamento. O VMS está disponível para todos os orçamentos, e algumas aplicações gerais podem ser baixadas gratuitamente ou compradas a um preço mais baixo.

No entanto, os compradores devem lembrar que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado é relativamente pequena. A empresa deve estar preparada para pagar um prêmio se quiser algo específico para sua indústria ou personalizado para seu negócio.

Conduza demonstrações

Como regra geral, as empresas devem demonstrar todos os produtos em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas sobre as funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por quaisquer recursos para gerenciar contratos, portais de fornecedores ou pagamentos de fornecedores.

Seleção de Software de Gestão de Fornecedores

Escolha uma equipe de seleção

Os gerentes de departamentos como RH, aquisições, finanças e contabilidade que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. Cada empresa é diferente, e os usuários frequentes estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre as necessidades particulares do negócio. Os usuários podem até ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.

Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, a empresa não deve tomar essa decisão levianamente, pois, independentemente do software escolhido, envolverá um compromisso considerável de tempo e dinheiro. Para ver um retorno sobre o investimento (ROI), os compradores não podem mudar de ideia em poucos meses e trocar de software.

Negociação

Negociar um contrato de software é vital para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantindo que ambas as partes concordem sobre o que esperar uma da outra. Se uma empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se o comprador pagar antecipadamente em vez de um preço de pacote mensal ou trimestral.

Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar ou integrar o software com outros sistemas. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado período. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato. Os compradores também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa usar o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, às vezes resultando em preços mais favoráveis.

Decisão final

A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda a maioria, senão todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.

Se possível, os compradores devem tentar conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar quão bem o software é recebido, integrado e implementado. Se a plataforma receber boas avaliações, então eles podem comprar com confiança. Se a ferramenta for ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.