Sistemas de sala permitem que empresas adicionem funcionalidade de videoconferência a um espaço de reunião. Enquanto indivíduos usam software de videoconferência para comunicação de vídeo em uma base individual, sistemas de sala equipam uma sala de reunião com tecnologia que permite que todos na sala participem sem usar seu próprio dispositivo pessoal.
Sistemas de sala são frequentemente fornecidos como um complemento ou produto adjacente ao software de videoconferência. No entanto, outros fornecedores não diferenciam entre sua solução de videoconferência e o sistema de sala, vendendo-os como um produto combinado. Alguns fornecedores fornecerão seu próprio hardware proprietário ou podem ser usados com hardware já possuído pela empresa para iniciar e gerenciar reuniões. Muitos fornecerão software de compartilhamento de tela embutido ou capacidades limitadas de sistema de reserva de sala de reunião. Algumas opções oferecerão ferramentas de colaboração mais extensas, como software de quadro branco colaborativo dentro de seu produto também.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Sistema de Sala, um produto deve:
Ser uma solução de software de videoconferência que deve ser usada com um sistema de sala de hardware
Otimizar para diferentes tipos e tamanhos de salas
Fornecer recursos de colaboração e agendamento específicos para uso em um espaço físico
Permitir que os usuários comprem hardware de vídeo proprietário ou tragam o seu próprio