Os sistemas de reserva de salas de reunião fornecem ferramentas simples para reservar salas de conferência e outros espaços ou recursos dentro de um escritório ou local de trabalho compartilhado. Este software garante que organizadores e participantes tenham as acomodações necessárias para reuniões importantes e, ao mesmo tempo, os gerentes de escritório mantenham uma visão precisa e atualizada de como os recursos da empresa estão sendo utilizados. Os gerentes de escritório podem programar essas plataformas com permissões de usuário e outras restrições para garantir o uso apropriado desses valiosos recursos. Os sistemas de reserva de salas de reunião são usados principalmente para planejar e convidar outros para reuniões, como scrums de equipe, chamadas de vendas, reuniões individuais e sessões de brainstorming. Eles também são usados por membros e gerentes de comunidade de espaços de coworking para reservar salas, mesas, áreas designadas para chamadas e espaços silenciosos. Essas ferramentas melhoram a eficiência no local de trabalho enquanto evitam reservas duplas ou outras situações em que espaços de reunião e recursos não estão disponíveis em momentos críticos. Certos produtos nesta categoria fornecem recursos de análise para oferecer insights sobre o uso de espaços compartilhados e ajudar a refinar o protocolo de agendamento de salas.
Os sistemas de reserva de salas de reunião comumente se integram com software de calendário para que organizadores e participantes de reuniões possam visualizar ou gerenciar detalhes da reunião, como horário e local, em relação às suas agendas gerais. Essas ferramentas também oferecem integrações com software de e-mail, facilitando o envio de convites eletrônicos para os participantes. Essas ferramentas frequentemente se integram ou compartilham recursos de software de gerenciamento de visitantes para fazer check-in e rastrear informações sobre os participantes da reunião, particularmente aqueles de fora da empresa. Vários sistemas de reserva de salas de reunião fornecem recursos de sinalização digital para exibir detalhes da reunião fora das salas de conferência e permitir processos de check-in simplificados. Isso geralmente envolve hardware externo, como tablets ou displays digitais, seja de terceiros ou do próprio fornecedor de software.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Sistemas de Reserva de Salas de Reunião, um produto deve:
Fornecer uma visão geral das salas de conferência da empresa, juntamente com horários e detalhes das reuniões agendadas
Permitir que usuários com as permissões apropriadas reservem salas de reunião disponíveis, modifiquem detalhes de eventos e convidem participantes
Equipar administradores, como gerentes de escritório, com ferramentas para modificar permissões de usuário, detalhes de salas e recursos, e informações específicas de reuniões
Sincronizar com ferramentas de calendário e/ou e-mail de organizadores e participantes
