Melhor Software de Arquivamento de E-mails
O software de arquivamento de e-mails comprime e armazena e-mails mais antigos do que uma certa idade definida pelo usuário com o objetivo de referência ou auditoria em uma data posterior. Essas soluções permitem que as empresas mantenham registros completos de quaisquer transações de e-mail sem a necessidade de consumir armazenamento significativo. Ao arquivar e-mails, as empresas podem auditar conversas de e-mail de funcionários, históricos de interação de e-mails de vendas e mais para uma visão mais completa do histórico de conversas de um usuário ou empresa. Os departamentos de TI utilizarão soluções de arquivamento de e-mails para preservar o histórico de e-mails, permitindo que equipes de RH, gestão, equipes de vendas e mais auditem e-mails arquivados e tomem decisões de negócios. As ferramentas de arquivamento de e-mails funcionam bem com uma variedade de plataformas de comunicação como um método para preservar interações B2B, B2C e de funcionários.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Arquivamento de E-mails, um produto deve:
Comprimir e armazenar e-mails além de uma certa idade Fornecer pesquisa por palavras-chave para classificar e-mails arquivados Proteger e-mails armazenados com criptografia e outras medidas de segurançaMelhor Software de Arquivamento de E-mails Em Um Relance
A G2 se orgulha de mostrar avaliações imparciais sobre a satisfação com user em nossas classificações e relatórios. Não permitimos colocações pagas em nenhuma de nossas classificações, rankings ou relatórios. Saiba mais sobre nossas metodologias de pontuação.
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Saiba Mais Sobre Software de Arquivamento de E-mails
O que é Software de Arquivamento de E-mails?
O software de arquivamento de e-mails comprime, armazena e indexa e-mails para referência futura ou auditoria legal. À medida que os e-mails são transferidos, a solução de arquivamento copia cada e-mail e os armazena em um servidor local, servidor em nuvem ou ambos (híbrido). Os usuários de e-mail podem excluir seus e-mails antigos para economizar espaço, já que podem recuperar e-mails antigos a qualquer momento no arquivo de e-mails. O arquivamento de e-mails é um processo contínuo, então os usuários não precisam se preocupar com perda de dados em nenhum momento.
Do ponto de vista de uma organização, eles podem manter registros completos de qualquer transação de e-mail sem consumir armazenamento significativo. Mesmo que os e-mails sejam comprimidos, empresas e entidades legais ainda podem pesquisar, indexar e auditar conversas de e-mail de funcionários, históricos de interação de e-mails de vendas e históricos de conversas. Os e-mails armazenados geralmente são apenas para leitura, e seu acesso é monitorado e registrado por administradores. Isso evita acesso não autorizado e protege a integridade do histórico de e-mails. O arquivamento de e-mails não é apenas benéfico para usuários individuais, mas também para empresas que precisam estar em conformidade com regulamentações. Empresas de serviços financeiros, organizações de saúde, escritórios de advocacia e outras organizações regulamentadas são legalmente obrigadas a manter cópias de seus e-mails. Independentemente de quais indústrias o usuário trabalha, o arquivamento de e-mails é importante e benéfico para todos.
Quais Tipos de Software de Arquivamento de E-mails Existem?
Arquivamento de e-mails local
O software de arquivamento de e-mails local armazena todos os e-mails em servidores físicos nas instalações da organização. Iniciado nos anos 2000, esse tipo de solução tem sido muito confiável e pode ser totalmente personalizado para diferentes necessidades. No entanto, requer um alto investimento inicial para construir os servidores e a equipe de TI para gerenciá-lo.
Arquivamento de e-mails em nuvem
O software de arquivamento de e-mails em nuvem armazena todos os e-mails em um servidor físico remoto gerenciado por um fornecedor terceirizado. É cobrado com base em uma assinatura, portanto, não requer investimentos iniciais e manutenção. Fornecedores respeitáveis oferecem serviços de arquivamento confiáveis, baratos e de fácil gerenciamento que estão em conformidade com os requisitos legais. No entanto, a migração para a nuvem ainda é um grande obstáculo.
Arquivamento de e-mails híbrido
A solução híbrida permite o arquivamento de e-mails localmente e na nuvem. É uma solução para empresas que estão no processo de migração ou não querem se comprometer com uma solução totalmente em nuvem.
Quais são as Funcionalidades do Software de Arquivamento de E-mails?
A seguir estão algumas funcionalidades principais dentro do software de arquivamento de e-mails que podem ajudar os usuários a gerenciar sua política de retenção de e-mails e e-discovery:
Jornalização de e-mails: Cada transação de e-mail, calendário e evento deve ser copiada e armazenada no servidor de arquivamento em tempo real. Os e-mails arquivados nunca devem ser substituídos ou modificados para manter sua integridade. Isso é necessário para manter a conformidade com quaisquer requisitos legais, pois as informações armazenadas devem ser 100% verdadeiras à sua fonte original.
Compressão de e-mails: Todos os e-mails copiados são comprimidos para economizar espaço nos arquivos. Isso economiza espaço no servidor e dinheiro.
Recuperação de e-mails: Os proprietários de contas de e-mail e administradores devem ser capazes de recuperar todos os seus e-mails dentro do período de retenção. Isso também significa que o servidor de arquivamento de e-mails deve ter alta disponibilidade para que o processo de recuperação não seja constantemente interrompido.
Painel administrativo: Os administradores devem ser capazes de controlar o acesso dos usuários aos arquivos de e-mails e políticas personalizadas através de um painel. O painel precisa gerar tabelas de dados precisas e visualizações para que os tomadores de decisão possam ser informados sobre o espaço usado e o controle de acesso. Ferramentas avançadas de relatórios em soluções de arquivamento de e-mails também podem identificar trocas de e-mails inadequadas ou sensíveis. Isso alerta os administradores sobre padrões de uso e comportamentos de usuários que violam a política corporativa.
Descoberta eletrônica (eDiscovery): eDiscovery é um requisito legal para pesquisar e recuperar dados eletrônicos para litígios ou conformidade legal. As empresas devem ser capazes de configurar tags e atributos para pesquisar e-mails com base em informações do remetente/destinatário, datas, palavras-chave, e assim por diante. O gerenciamento de múltiplas consultas de pesquisa também é recomendado para acelerar a pesquisa. Os usuários podem salvar ou modificar as pesquisas sem passar por cada pesquisa individual.
Quais são os Benefícios do Software de Arquivamento de E-mails?
Economia de custos de armazenamento: Dependendo do tamanho de uma empresa, a quantidade de espaço de armazenamento que eles precisam para e-mails pode crescer rapidamente. Arquivar e-mails antigos pode liberar espaço e aumentar o desempenho do servidor de e-mails.
Conformidade com políticas: O arquivamento de e-mails garante que uma organização siga automaticamente a política de retenção de e-mails adequada. Uma solução completa permite que os usuários recuperem seus e-mails de um servidor seguro com facilidade. Isso economiza dinheiro ao evitar o pagamento de auditores e advogados quando eles gastam tempo investigando todos os e-mails. Esses e-mails estarão livres de adulteração porque nenhum funcionário pode editá-los no servidor de armazenamento. É importante verificar as leis locais sobre a política de retenção e segurança de e-mails antes de comprar o software.
Recuperação de desastres: Embora o arquivamento de e-mails não seja um backup de e-mails, ele pode ser usado como uma opção de recuperação de desastres. Quando as empresas experimentam perda de dados nos sistemas de e-mail, como falhas de hardware ou ataques cibernéticos, elas podem recuperar seus e-mails rapidamente. Se apenas parte dos e-mails foi perdida, elas podem recuperar essa parte específica em vez de restaurar todo o sistema.
Segurança de e-mails: A melhor solução de arquivamento de e-mails protege as mensagens de e-mail através de um servidor de e-mails. O arquivamento de dados nem sempre precisa fazer uma pesquisa rápida, mas precisa criptografar as comunicações de e-mail para evitar ataques cibernéticos.
Continuidade de negócios: Quando o servidor de troca de e-mails está fora do ar, algumas soluções permitem que o usuário envie e receba e-mails de seu servidor. Isso atua como um serviço de continuidade de negócios por e-mail para que os usuários não percam trocas de e-mails importantes online.
Quem Usa Software de Arquivamento de E-mails?
Funcionários: Qualquer pessoa na organização deve ser capaz de usar essa ferramenta para recuperar seus e-mails.
Gerentes de e-mail: Os gerentes de e-mail devem ser capazes de definir permissões e políticas de arquivamento através deste software. Eles também podem prevenir trocas de e-mails inadequadas analisando padrões de usuários arriscados e relatórios de conteúdo irregular. Isso pode salvar a empresa de potencial inteligência competitiva ou espionagem.
Entidades legais: Tribunais, advogados e auditores precisam usar ferramentas de e-Discovery para litígios e fins legais. Isso economiza tempo para encontrar os documentos necessários, pois as soluções de arquivamento de e-mails podem filtrar e pesquisar com base em nomes, endereços de e-mail, palavras-chave, e assim por diante.
Desafios com Software de Arquivamento de E-mails
As soluções de arquivamento de e-mails podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Recuperação lenta de e-mails: Como o e-mail é salvo em servidores de arquivamento, pode ser lento para baixar e enviar desse servidor. O armazenamento de arquivos é barato porque é compensado por uma velocidade de transferência lenta. Múltiplos usuários recuperando ao mesmo tempo também desacelera o servidor. Os compradores precisam garantir que o servidor da solução de arquivamento de e-mails assegure uma velocidade específica de transferência de dados de acordo com o requisito.
Acesso à recuperação de e-mails: O acesso não autorizado a e-mails no servidor de arquivamento pode vazar segredos comerciais importantes da empresa e informações sensíveis. Os gerentes de e-mail precisam definir o acesso correto para cada conta desde o primeiro dia.
Redundância com outros softwares de backup: As empresas hoje têm outras soluções de recuperação de desastres e backup que fazem coisas semelhantes ao software de arquivamento de e-mails. Embora o arquivamento de e-mails tenha sua própria funcionalidade e caso de uso únicos, o custo para armazenar múltiplas cópias de e-mails com diferentes softwares pode aumentar significativamente com o tempo. Os compradores precisam garantir que o custo futuro de armazenamento não exceda o orçamento.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Arquivamento de E-mails?
Embora todas as empresas que usam e-mail devam considerar soluções de arquivamento de e-mails, abaixo estão as duas indústrias que especialmente precisam do software:
Indústria financeira: A indústria financeira é fortemente regulamentada, então requer arquivamento de e-mails para atender às leis locais. Existem incentivos para empresas e funcionários alterarem cópias de e-mails para ganhos financeiros. As soluções de arquivamento de e-mails evitam isso garantindo cópias de e-mails livres de adulteração. Além disso, documentos financeiros têm palavras e números da indústria que são difíceis de descobrir. Muitas soluções de arquivamento de e-mails fornecem opções de pesquisa que podem incluir palavras-chave e termos semelhantes para encontrar o conteúdo certo rapidamente. Pesquisas de e-mails genéricas muitas vezes carecem dessa funcionalidade, tornando-as soluções inferiores que não atendem às necessidades da indústria.
Indústria de saúde: Trocas de e-mails sensíveis entre provedores de saúde e pacientes são regulamentadas por governos e alvo de ataques cibernéticos/resgates. Ter uma solução de arquivamento evita a adulteração não autorizada de e-mails, garante conformidade e fornece continuidade de negócios. Como o cuidado com o paciente pode ser muito sensível ao tempo, enviar e receber e-mails a tempo pode salvar vidas.
Como Comprar Software de Arquivamento de E-mails
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Arquivamento de E-mails
Os compradores podem ser tentados a criar listas longas de requisitos detalhados ou que são muito vagos. Idealmente, um RFI deve ser detalhado o suficiente para cobrir os requisitos essenciais, mas não tão longo a ponto de desencorajar funcionários e fornecedores de usá-lo. Como nem todos os requisitos têm a mesma importância, os compradores devem atribuir prioridades a eles e focar nos mais importantes.
Funcionalidades obrigatórias são funcionalidades críticas que a empresa precisa para executar suas operações diárias com base em sua indústria. Por exemplo, empresas financeiras precisam de software que possa processar termos de pesquisa financeira e política de temperamento seguro de e-mails.
Requisitos importantes devem ter alta prioridade, mas não são necessariamente decisivos se houver um substituto. Por exemplo, análises avançadas e painéis para prever padrões de usuários são importantes, mas não críticos quando o comprador já usa software de monitoramento de funcionários que pode analisar o conteúdo dos e-mails.
Funcionalidades desejáveis podem variar por departamento e equipe. Por exemplo, aplicativos móveis que podem recuperar e-mails em um telefone em vez de um PC são úteis, mas muitas vezes desnecessários.
Comparar Produtos de Software de Arquivamento de E-mails
Crie uma lista longa
Ao fazer uma lista longa, ela não deve ter mais de 10 produtos selecionados, eliminando todas as opções que não são adequadas para o comprador. Um começo fácil é verificar qual software de e-mail a empresa está usando. O software de arquivamento de e-mails precisa ser compatível com o software de e-mail da empresa. Se uma empresa está usando o Gmail, não deve comprar um arquivador que se concentra em soluções locais, já que o Gmail é um produto SaaS. Além disso, os usuários precisam verificar os requisitos legais (como proteção de dados GDPR) para sua empresa e indústria. Algumas soluções de software garantem conformidade regulatória com leis específicas, mas isso não garante que sempre o façam. O software de arquivamento de e-mails é alterado pelo número de usuários e/ou espaço usado para armazenamento. Os usuários podem calcular um orçamento ideal com base nisso e filtrar empresas que não o atendem.
Crie uma lista curta
Os produtos na lista longa podem ser muito semelhantes à primeira vista, então os compradores precisam de mais detalhes sobre os produtos e os fornecedores para criar uma lista curta. É aqui que a lista de requisitos é útil. Os tomadores de decisão usam essa lista para gerar RFIs, que pedem aos fornecedores que forneçam informações detalhadas sobre como eles entregam as funcionalidades necessárias pelo comprador. Alguns fornecedores podem se recusar a responder aos RFIs, o que os desqualifica automaticamente do processo de seleção. Outros são eliminados porque forneceram respostas insatisfatórias.
Os fornecedores também fornecem depoimentos, referências de clientes e documentação técnica para provar que têm as qualificações e expertise para entregar o produto no prazo e dentro do orçamento.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem ser conduzidas ao vivo, não com apresentações de slides ou capturas de tela. Os fornecedores devem seguir um roteiro com cenários criados pelo comprador. Um exemplo de cenário seria mostrar como o sistema pode salvar cópias de e-mails, pesquisar e-mails específicos com base em termos da indústria e recuperar o e-mail a tempo. Os compradores devem anotar a velocidade de transferência de dados e o espaço usado para armazenar e-mails, já que nem todas as opções de compressão, transferência de dados e armazenamento são criadas da mesma forma.
Todos os fornecedores de arquivamento de e-mails devem usar o mesmo roteiro de demonstração, e os compradores precisam avaliar cada critério e cenário usando um sistema de classificação, como pontuações de um a cinco (onde um é a classificação mais baixa e cinco a mais alta).
Todos os membros da equipe de seleção que participam das demonstrações devem avaliar a funcionalidade sendo demonstrada. Os resultados podem então ser combinados e analisados para identificar os principais pontos fortes e fracos de cada produto.
Seleção de Software de Arquivamento de E-mails
Escolha uma equipe de seleção
Gerentes de TI, auditores, advogados e alguns usuários finais devem ser incluídos na equipe de seleção. Consultores externos e equipes de TI terceirizadas também podem fornecer uma perspectiva neutra ou ajudar na negociação.
Negociação
Compreensivelmente, as empresas querem reduzir custos durante as negociações de preços, mas isso não deve acontecer em detrimento dos usuários. Em vez disso, é preferível focar em obter o máximo valor pelo dinheiro. Um exemplo é o suporte ao cliente, que está incluído no preço do software, mas geralmente é limitado ao horário comercial e dias úteis. Empresas globais podem exigir suporte 24/7 follow-the-sun, o que significa que os problemas podem ser passados entre equipes em diferentes fusos horários, para que os usuários não tenham que esperar muito por uma resolução.
A negociação também inclui termos legais e contratuais, bem como acordos de nível de serviço (SLAs). Um exemplo é o tempo de atividade da nuvem, que garante que os produtos de arquivamento SaaS estejam operacionais. A maioria dos fornecedores oferece um tempo de atividade de 95% ou mais, mas mesmo algumas horas por mês podem ser muito disruptivas para empresas regulamentadas em finanças e saúde.
Decisão final
A decisão final deve ser tomada por uma equipe, não por uma única pessoa. Também é essencial usar uma abordagem estruturada e os dados coletados durante as fases anteriores. Sistemas de suporte à decisão podem priorizar requisitos, identificar os pontos fortes e fracos de cada produto e criar vários cenários de compra.
