Melhor Software de Gestão de Associações Comunitárias

O que é Software de Gestão de Associações Comunitárias?

Por que Usar Software de Gestão de Associações Comunitárias?

Gestores de associações comunitárias enfrentam um conjunto distinto de desafios. Esses desafios variam desde a gestão de propriedades e comunicação com residentes e membros do conselho até a manutenção da comunidade e da propriedade e a gestão eficaz de contabilidade. Os gestores e membros do conselho também devem resolver problemas que surgem, como não conformidade, aplicações de arrendamento e arquitetônicas, e segurança da comunidade. Com o software de gestão de associações comunitárias, gestores de associações e propriedades podem criar eficiências significativas em seus fluxos de trabalho, reduzir custos em geral e melhorar a vida de seus residentes.

O software de gestão de associações comunitárias também torna possível fornecer recursos comunitários modernos aos residentes. Tudo no mundo incorporou avanços tecnológicos, recorrendo a dispositivos móveis e outros meios de conveniência — assim também devem as comunidades residenciais, se apenas para obter uma vantagem sobre a concorrência.

Quais são os Diferentes Tipos de Software de Gestão de Associações Comunitárias?

Nem todas as comunidades residenciais são iguais, então o software de gestão de associações comunitárias não deve ser criado igualmente. Um condomínio ou uma cooperativa tem necessidades diferentes de uma HOA (associação de proprietários), e os gestores estão olhando para diferentes conjuntos de recursos ao comparar produtos. Superficialmente, as soluções podem satisfazer as mesmas necessidades, mas um software de gestão de associações comunitárias adaptado para condomínios ou apartamentos deve lidar com o fato de que nem todos os inquilinos possuirão suas unidades, ao contrário dos residentes que fazem parte de uma HOA.

Associação de Proprietários (HOA) — Desenvolvimentos habitacionais planejados que são compostos por casas unifamiliares geralmente têm uma HOA em vigor. O proprietário de uma única casa possui o edifício, o terreno sob o edifício e o terreno ao redor do edifício (por exemplo, um jardim frontal ou traseiro). Vários proprietários criam um conselho de diretores que tem a responsabilidade de manter a comunidade e determinar quaisquer taxas e regulamentos comunitários. O software de HOA, então, vai além das funcionalidades de gestão comunitária tudo-em-um que são encontradas em qualquer software de gestão de associações comunitárias. Com o software de gestão de associações comunitárias adaptado para HOA, os recursos mais desejados são um banco de dados robusto de contatos de inquilinos, um sistema de gestão financeira integrado, inteligência de negócios e relatórios, e transparência regulatória.

Apartamentos e Condomínios — Residentes que residem em um apartamento ou condomínio não precisam possuir sua unidade e geralmente podem recorrer a gestores de propriedades para intervir e resolver quaisquer problemas de manutenção. Aqueles que possuem unidades dentro do apartamento ou condomínio tornam-se membros da associação do edifício e devem aderir às regras e regulamentos da comunidade. Gestores de edifícios de condomínios e apartamentos são atraídos por software de gestão de associações comunitárias que pode ajudar gestores de propriedades a fornecer serviços de concierge, gerenciar as comodidades do apartamento ou condomínio e otimizar tarefas como processar visitantes e rastrear pacotes.

Edifícios Cooperativos — Ninguém que reside em um edifício cooperativo (co-op) possui sua unidade. Proprietários de um co-op recebem direitos proprietários para ocupar uma unidade específica com dimensões específicas no edifício. O co-op é gerido por um conselho de diretores que administra o co-op como um todo, suas comodidades e quaisquer acordos de ocupação que todos os inquilinos do co-op devem cumprir. Um dos recursos mais desejados do software de gestão de associações comunitárias adaptado para co-ops é um recurso de gestão de serviços de campo, que ajuda o conselho a contratar e gerenciar fornecedores externos para completar reparos e outros trabalhos de manutenção. Uma triagem de inquilinos significativamente abrangente também é um recurso necessário para co-ops, porque conselhos de co-ops avaliam minuciosamente potenciais novos membros, ainda mais do que HOAs e condomínios.

Recursos do Software de Gestão de Associações Comunitárias

Os recursos da gestão de associações comunitárias podem variar, incluindo monitoramento e rastreamento de violações comunitárias, fornecendo acesso a informações críticas da associação para o conselho comunitário, e gerenciando a terceirização de serviços de manutenção. Com base no tipo de comunidade residencial que você e o conselho relevante gerenciam, eles podem não ser todos necessários. Os seguintes são recursos padrão que podem ser encontrados em qualquer versão de software de gestão de associações comunitárias:

Sistema de Comunicação — A comunicação com proprietários e residentes pode variar de boletins informativos, atualizações de edifícios, notificações sobre violações comunitárias, a fóruns de discussão comunitária. Todas as soluções de gestão de associações comunitárias fornecem algum tipo de portal de residentes, quadro ou integração de marketing digital. A granularidade das ofertas e funcionalidades de comunicação específicas depende do fornecedor.

Solicitações de Manutenção — Os conselhos comunitários existem para garantir que as experiências de vida dos residentes sejam excelentes e consistentes. Um portal ou sistema web para receber, gerenciar e rastrear solicitações de serviços de manutenção é necessário e será usado com frequência. Fique de olho em software que possa coordenar os horários e atividades de qualquer pessoal de manutenção terceirizado, caso você precise.

Gestão Financeira — Funcionalidades de faturamento, cobrança e contabilidade ajudam associações comunitárias a reduzir lacunas, agilizar fluxos de trabalho e manter um melhor controle das operações comerciais. Algumas soluções de gestão de associações comunitárias simplesmente oferecem integrações ou parcerias com serviços de contabilidade em vez de fornecer funcionalidades de contabilidade integradas.

Tecnologia de Pagamento — No lado voltado para o residente da gestão financeira está a tecnologia e sistemas de pagamento de aluguel. Neste ponto, é mais incomum para os residentes entregar fisicamente um cheque de aluguel todo mês. Práticas bancárias digitais tornaram quase esperado que os residentes possam pagar aluguel e utilidades online. Além da conveniência e segurança que os sistemas de pagamento de aluguel proporcionam aos residentes, a tecnologia de pagamento integrada também pode garantir que gestores e proprietários de propriedades sejam pagos mais rapidamente e no prazo.

Segurança — A segurança dentro de um edifício de apartamentos, condomínio, co-op ou desenvolvimento é crucial. Os residentes não continuarão a viver em uma comunidade que não oferece pelo menos um mínimo de segurança. Muitas soluções de gestão de associações comunitárias fornecem funcionalidade de rastreamento de visitantes, o que ajuda gestores de propriedades e comunidades a manter o controle de seus residentes, os convidados de seus residentes e até mesmo o status de serviços recorrentes como entrega de pacotes.

Tendências Relacionadas ao Software de Gestão de Associações Comunitárias

O software de gestão de associações comunitárias, especificamente, passou de uma ferramenta de luxo para uma solução indispensável. Tendências gerais do mercado imobiliário impactam o software de gestão de associações comunitárias, e recursos como portais de residentes devem seguir as preferências e pontos de dor da experiência do usuário para continuar a ser utilizados.

Demografia da Comunidade Residencial — A demografia daqueles que vivem em apartamentos, condomínios e co-ops não é homogênea. Gestores e membros da comunidade devem estar preparados para lidar e atender qualquer tipo de demografia, seja uma mistura de millennials e baby boomers ou não. Software que pode configurar e manter processos automatizados ou totalmente digitais — desde pagamentos de aluguel a portais de solicitação de manutenção a boletins eletrônicos — será muito mais desejável.

Mídias Sociais vs. Questões Legais — Canais de mídias sociais estão sendo usados cada vez mais por gestores de propriedades para comercializar e anunciar tanto para potenciais quanto para residentes existentes. O engajamento em mídias sociais ajuda gestores a se envolverem com seus residentes, mas não há uma maneira realista para membros do conselho comunitário regularem atividades conduzidas em mídias sociais. Manuais podem funcionar, mas diretores do conselho devem criar e implementar políticas em cenários quando membros do conselho acidentalmente causam o surgimento de questões legais.

Questões Potenciais com Software de Gestão de Associações Comunitárias

O maior obstáculo quando se trata de implantar e implementar um software de gestão de associações comunitárias é se deve investir em uma solução potencialmente inflada quando algo como o QuickBooks é suficiente. Embora existam argumentos sobre o que a automação pode fazer para criar eficiência, promover transparência e otimizar relações com residentes, desenvolvedores e profissionais de marketing de software precisam ser capazes de pesar os benefícios em relação às desvantagens.

Software e Serviços Relacionados ao Software de Gestão de Associações Comunitárias

Gestão de Propriedades — O software de gestão de propriedades automatiza as responsabilidades operacionais, financeiras e de arrendamento dos gestores de propriedades. O software de gestão de propriedades é construído para facilitar operações comerciais imobiliárias mais eficientes, simplificando e agilizando tarefas como administração de arrendamentos, gestão de instalações, contabilidade e comunicação entre inquilinos/proprietários. Comunidades residenciais são compostas por propriedades e até mesmo HOAs podem se beneficiar de atividades de front-office simplificadas.

Gestão de Instalações — O software de gestão de instalações é usado por gestores de edifícios para gerenciar e manter propriedades físicas. Otimizar as solicitações de manutenção de edifícios e unidades e o fácil agendamento e gestão de pessoal e recursos são os dois maiores benefícios do software de gestão de instalações. Residentes e gestores de apartamentos, condomínios e co-ops se beneficiam de software de gestão de associações comunitárias que fornece recursos integrados ou integrações fáceis com ferramentas de gestão de instalações.

Pagamento de Aluguel — Com o software de pagamento de aluguel, tanto gestores de propriedades quanto inquilinos podem esperar uma coleta de aluguel simplificada e automatizada. Contas e faturas são automaticamente criadas e distribuídas, pagamentos podem ser coletados e processados online, e até mesmo parcerias com bancos são facilitadas.