Meilleur Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Meilleur Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) en un coup d'œil
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En savoir plus sur Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Qu'est-ce que le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?
Les outils de gestion de contenu d'entreprise (ECM) aident les entreprises à organiser et à maintenir de grands volumes de données de différents types de fichiers. Ils connectent les membres d'une organisation, généralement via le cloud, en leur offrant un portail interconnecté et navigable pour la gestion et le stockage des fichiers. Les utilisateurs peuvent attribuer des rôles et des autorisations, et les administrateurs peuvent renforcer la sécurité en auditant quels titulaires de compte sont autorisés à voir et commenter quels projets et fichiers.
L'outil accompagne les utilisateurs et les organisations tout au long du processus de gestion des fichiers et des documents. Les équipes peuvent numériser ou télécharger des fichiers ou créer des fichiers directement dans l'outil. Elles peuvent ensuite choisir l'emplacement de stockage approprié et attribuer des autorisations en fonction du rôle, du mot de passe ou d'autres paramètres de sécurité. Les fichiers peuvent être organisés selon les préférences de l'entreprise, par exemple par équipe, niveau de séniorité ou type de tâche. Par exemple, une entreprise pourrait créer des dossiers séparés pour les équipes marketing et ventes, une autre pourrait utiliser des dossiers pour différencier les fichiers des cadres intermédiaires des documents de niveau débutant, ou une autre pourrait utiliser des dossiers pour séparer les documents RH des informations sur la paie.
Une fois stockés dans le système, les documents peuvent être partagés via des liens ou en entrant le dossier désigné dans la fonction de recherche du système. Les utilisateurs peuvent collaborer autour de ces fichiers en laissant des commentaires sur la progression de la tâche ou du projet, aidant à responsabiliser les employés pour leurs parties. De nombreux outils disposent de fonctionnalités de contrôle de version, ce qui signifie que la version la plus récemment mise à jour d'un fichier est celle vers laquelle les utilisateurs sont dirigés. Cela diminue la confusion et les risques de mise à jour de la mauvaise version d'un document. Il sauvegarde également les versions précédentes pour éliminer la possibilité qu'une erreur cause des dommages irréversibles.
Les administrateurs peuvent ajuster les paramètres pour automatiser certains processus tels que l'attachement de métadonnées aux documents de fichiers. Les outils ECM permettent aux utilisateurs de définir des dates d'expiration déterminant quand les fichiers doivent être éliminés ou archivés pour une conservation indéfinie. Cela est particulièrement utile dans des secteurs tels que la santé ou le juridique où il est nécessaire de conserver des documents sur de longues périodes. Les organisations peuvent conserver des informations pendant des années ou les définir pour être supprimées après la fin d'un contrat.
Principaux avantages du logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
- Connecter, accéder, visualiser, maintenir, gérer et éliminer les référentiels de contenu isolés avec une architecture globale unique
- Augmenter la productivité des employés et réduire la redondance des fichiers
- Encourager les instincts collaboratifs de votre organisation avec un contenu facilement disponible et partageable
- Automatiser les processus métier, les rendant structurés, documentés et audités
- Assurer la conformité gouvernementale grâce à un strict maintien de la sécurité des fichiers, des autorisations, des approbations et du cycle de vie
- S'intégrer à d'autres types de logiciels de gestion de contenu pour fournir des services de gestion de contenu d'entreprise globaux
- Simplifier le flux de travail
- Centraliser les supports dans un seul référentiel
Pourquoi utiliser le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?
Le logiciel de gestion de contenu d'entreprise fournit aux entreprises et organisations un référentiel central pour stocker, gérer, archiver et traiter autrement des données de divers degrés de confidentialité et d'importance. Il pourrait être utilisé pour aider, par exemple, les départements RH à organiser des centaines de contrats d'employés ou à protéger les relevés de notes dans une grande université.
Facilite la collaboration — L'ECM aide intrinsèquement les entreprises à être plus collaboratives en sortant le contenu de leurs silos isolés et en le partageant à travers l'organisation. De nombreux produits offrent d'autres fonctionnalités comme la gestion des versions, les pistes d'audit, les commentaires et annotations, et l'édition collaborative de documents et fichiers qui facilitent encore plus la collaboration. Il vaut la peine de considérer comment des fonctionnalités comme celles-ci peuvent bénéficier à votre organisation et comment une mise en œuvre d'ECM peut être exploitée pour connecter des équipes d'entreprise disjointes.
Fournit une gestion du cycle de vie — Le stockage de données est à un prix élevé, et le stockage de fichiers d'une organisation se compose simplement de l'apport et de la création quotidiens. Déplacer des fichiers du stockage actif vers les archives et supprimer les fichiers anciens et inutiles aide à limiter les dépenses inutiles en stockage de données et matériel, et le logiciel ECM peut être utilisé pour maintenir le cycle de vie approprié des fichiers et documents.
Et comme pour d'autres aspects de la gestion des documents, les structures gouvernementales sont également importantes ici. La conformité légale exige souvent que certains dossiers soient maintenus et accessibles pendant une durée spécifique et pas un moment de plus. Les solutions ECM peuvent rendre la gestion des cycles de vie des documents et fichiers structurée et automatique. Enquêtez sur les endroits où les produits ECM peuvent mettre en œuvre cette logique de cycle de vie et comment ils s'intégreront à votre infrastructure de stockage et de sauvegarde existante.
Qui utilise le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?
Les avantages du logiciel de gestion de contenu d'entreprise ne sont pas limités à une taille d'entreprise ou un secteur spécifique. Les critiques ont cité l'utilisation de ce logiciel pour aider à obtenir l'approbation des factures ou à gérer des rapports de dépenses longs. Un petit studio de photographie pourrait également bénéficier de l'utilisation du logiciel pour partager des fichiers avec des clients, et une entreprise internationale peut facilement échanger des documents en interne. Les solutions offertes peuvent être utiles à toute entreprise qui nécessite de meilleures tactiques organisationnelles, que ce soit en ce qui concerne leur département RH, finances, gestion de comptes, ventes et marketing, administration, planification, gouvernance, ou un autre domaine.
Types de logiciels de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Étant donné la nature ouverte de la plupart des systèmes ECM, il serait difficile de dire qu'il existe des types distincts. Cependant, les distinctions les plus faciles peuvent être faites pour les outils ECM qui sont conçus pour des industries spécifiques. De nombreuses industries ont des processus hautement réglementés concernant la gestion des fichiers juridiques, des dossiers de santé, des formulaires d'inspection, des certifications, etc. Au-delà des normes imposées par le gouvernement, certaines organisations peuvent avoir besoin de capacités et de configurations spécifiques. De nombreux fournisseurs d'ECM offrent des solutions industrielles sur mesure basées sur des normes et des mises en œuvre précédentes, et les industries avec des processus bureaucratiques étendus trouveront le plus d'utilité dans les systèmes ECM. Des exemples spécifiques incluent, mais ne sont pas limités à, la santé, le droit et le service public. Cependant, la plupart des entreprises modernes se retrouvent régulièrement à gérer tout, des factures aux matériaux de marketing de contenu en passant par les dossiers de santé, et les systèmes ECM sont conçus pour aider à numériser, catégoriser et stocker tout ce qui précède et plus encore.
Fonctionnalités du logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent souvent les mêmes fonctionnalités de base. Cependant, les produits ECM pour des industries spécifiques incluront souvent des solutions de fonctionnalités spécifiques.
Fonctionnalités de gestion des fichiers
Prise en charge des types de fichiers — Prend en charge le stockage de plusieurs types de fichiers. Cela inclut, mais n'est pas limité à, des fichiers basés sur du texte, des PDF, des images, des vidéos et des fichiers audio.
Métadonnées — Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives comme la taille du fichier et la date de téléchargement, insère des champs de métadonnées standard comme des mots-clés, et permet la création de champs et de vocabulaire personnalisés.
Numérisation OCR — Facilite la structuration des données non structurées via un logiciel OCR ou d'autres processus automatisés de classement/étiquetage pour les documents numérisés.
Gestion des versions — Suit les versions changeantes de manière incrémentielle du même fichier.
Collaboration — Prend en charge la collaboration simultanée de plusieurs utilisateurs sur la création, l'annotation et la révision de documents.
Assemblage de documents — Génère automatiquement des documents basés sur des modèles et des soumissions de formulaires.
Création de formulaires — Prend en charge la création et la gestion de formulaires utilisateur soumis.
Portails et sites — Fournit la possibilité de créer des portails et sites utilisateur.
Disposition — Archive, supprime ou révoque automatiquement l'accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.
Recherche — Simplifie et facilite la découverte de fichiers via une recherche simple ou avancée.
Interface web — Permet l'accès aux documents via une interface web sans nécessiter l'installation d'un client sur un appareil.
Applications mobiles — Fournit des applications pour iOS, Android et Windows Phone avec des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d'effectuer les mêmes fonctions que sur un PC.
Fonctionnalités de flux de travail
Automatisation des processus — Automatise les processus internes en spécifiant une série de conditions et d'actions, qui peuvent être personnalisables selon les besoins complexes d'une organisation et faciles à configurer et exécuter.
Conditions — Fournit un moteur de flux de travail pertinent et personnalisable aux conditions nécessaires pour exécuter des règles.
Gestion des enregistrements — Fournit les outils et fonctionnalités nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l'industrie.
Gestion des cas — Fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper du contenu structuré et non structuré, automatiser des processus adaptatifs et multipersonnes, et fixer des délais pour les cas ouverts. Permet également la clôture et la fermeture des cas ainsi que le stockage et l'audit futur des informations associées.
Fonctionnalités d'administration
Gestion des utilisateurs, des rôles et des accès — Accorde l'accès à des données, fonctionnalités, objets, etc., sélectionnés en fonction des utilisateurs, des rôles d'utilisateur, des groupes, etc.
Authentification unique — Facilite l'intégration et le départ des membres de l'équipe avec des fournisseurs d'identité basés sur Active Directory/SAML.
Politiques et contrôles — Fournit la capacité de contrôler l'accès aux fichiers/dossiers par utilisateur ou groupe, les autorisations de partage externe, les politiques d'édition, les restrictions de localisation des appareils, etc.
Limites de stockage — Facilite l'administration des limites de stockage par utilisateur ou groupe.
Zones de stockage — Prend en charge le choix du centre de données où vos fichiers doivent être stockés.
Sécurité — Stocke et transfère les fichiers dans un environnement sécurisé.
Fonctionnalités de la plateforme
Internationalisation — Permet aux organisations multinationales d'utiliser efficacement les outils dans plusieurs langues et devises.
Performance et fiabilité — Assure que le logiciel est constamment disponible (temps de fonctionnement) et permet aux utilisateurs de terminer rapidement les tâches car ils n'attendent pas que le logiciel réponde à une action qu'ils ont entreprise.
Rapports et audits — Fournit l'accès à des rapports préconstruits et personnalisés pour surveiller l'activité des utilisateurs et le stockage.
Intégration du système d'enregistrement — S'intègre à d'autres systèmes d'enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permet une intégration personnalisée à des systèmes externes.
Tendances liées au logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Popularité des options plus flexibles — Pour tous les avantages qui peuvent accompagner une gestion de contenu étendue, les systèmes ECM ont une réputation mitigée. Certains les considèrent comme dépassés, et le terme lui-même peut dissuader les clients potentiels. La gestion de contenu d'entreprise en tant que type de logiciel évoque des associations avec des solutions sur site, anciennes et peu intuitives, qui étaient difficiles à mettre en œuvre et à maintenir. Bien que ces solutions sur site se soient améliorées et soient principalement utilisées par de grandes organisations d'entreprise, la grande majorité des solutions ECM disponibles aujourd'hui sont désormais des offres légères basées sur le cloud. Les développeurs d'ECM mettent en avant une interface utilisateur rapide et la flexibilité dans les offres modernes pour rivaliser avec des types de logiciels de gestion de documents moins compliqués. Cependant, cela a brouillé les lignes entre les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et d'autres types similaires de systèmes de gestion de contenu.
L'espace manque de distinctions fortes — L'espace plus large de la gestion des documents dans son ensemble manque de délimitations définitives entre les produits. La gestion de contenu a considérablement changé depuis les jours des solutions d'entreprise sur site, et avec l'industrie dans son ensemble se tournant vers des produits élégants basés sur le cloud, les lignes entre les solutions de gestion de documents se sont affaiblies. Bien que des distinctions aient existé entre les logiciels de gestion de documents simples et l'ECM, on pourrait soutenir que les termes spécifiques entre les produits dépendent principalement de la préférence du fournisseur.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Gestion de contenu d'entreprise — Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise et de stockage et partage de fichiers sont des référentiels de contenu similaires aux systèmes de gestion de contenu d'entreprise. Cependant, à un moment donné, ils étaient plus simplifiés, connus pour être des offres basées sur le cloud et de meilleurs choix pour les petites entreprises. Cependant, avec une poussée de l'industrie vers les produits cloud, il y a peu de différences entre eux maintenant.
Gestion des actifs numériques — Alors que les systèmes de gestion de contenu d'entreprise sont destinés à contenir tout le contenu d'une organisation, les logiciels de gestion des actifs numériques, ou systèmes DAM, sont destinés spécifiquement aux fichiers multimédias riches. Cela inclut des fichiers comme des images, des vidéos, des fichiers audio et des présentations. Les logiciels DAM sont utilisés spécifiquement par les équipes marketing pour conserver les supports marketing dans un référentiel sur mesure. Bien que les ECM et les DAM soient tous deux capables de contenir une quantité importante de contenu, les DAM ont un cas d'utilisation plus spécifique et des fonctionnalités pour s'adapter, telles que des vignettes d'aperçu avancées et une fonctionnalité d'importation et d'exportation simplifiée.
