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Le logiciel de gestion des fournisseurs, ou systèmes de gestion des fournisseurs (VMS), fournit un référentiel centralisé pour la communication, la gestion de projet et de la paie pour les entreprises employant de la main-d'œuvre temporaire. Cela peut inclure des fournisseurs, des sous-traitants et des freelances. Les systèmes de gestion des fournisseurs supervisent l'ensemble de la relation avec le fournisseur, depuis la recherche d'un fournisseur jusqu'à la soumission des feuilles de temps et l'émission des chèques de paie. Ce logiciel offre des canaux de communication efficaces et des outils de gestion des risques et organise les paiements, les dépenses et les contrats des fournisseurs/sous-traitants.
Toutes les tailles d'entreprises, industries et départements utilisant des fournisseurs et employant des sous-traitants ou des freelances peuvent bénéficier de la mise en œuvre de solutions de gestion des fournisseurs. Ces outils offrent des solutions puissantes, souvent basées sur le cloud, qui rationalisent la communication et la productivité et peuvent être intégrées dans tout l'écosystème du travail.
Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel de gestion des fournisseurs qui peuvent aider les utilisateurs à gérer l'ensemble de leur écosystème de fournisseurs :
Tableaux de bord : Le VMS peut fournir des tableaux de bord centralisés et en temps réel affichant des informations personnalisables, telles que des données sur les fournisseurs, des informations sur les contrats, des analyses, des tendances, des taux de dépenses et l'utilisation globale des fournisseurs.
Évaluation des fournisseurs : Il peut aider à évaluer les candidats classés par l'IA et l'apprentissage automatique. Les parties prenantes peuvent utiliser des outils de négociation intégrés, planifier des entretiens et examiner les taux de main-d'œuvre actuels.
Soumission de feuilles de temps : Il automatise les soumissions et les révisions des feuilles de temps des fournisseurs, ainsi que les flux de travail d'approbation. Cela minimise le temps nécessaire pour payer les fournisseurs et réduit l'utilisation de papier.
Sécurité des actifs : Les utilisateurs peuvent suivre et automatiser l'intégration et le départ des travailleurs temporaires pour minimiser le risque de vol d'actifs physiques et de propriété intellectuelle.
Le logiciel de gestion des fournisseurs présente de nombreux avantages qui aident les entreprises à trouver, embaucher et gérer des travailleurs temporaires et des fournisseurs.
Support de gestion des contrats : Le VMS aide à appliquer les tarifs contractuels sur plusieurs contrats pour s'assurer que le paiement des fournisseurs est aligné avec le travail effectué. Il peut également suivre les termes, les indicateurs de performance clés (KPI) et les certifications nécessaires pour effectuer un travail particulier, qui peuvent être inclus dans les contrats des fournisseurs.
Visibilité de la main-d'œuvre : Il gère les effectifs pour une visibilité accrue, maximise les économies de coûts, améliore l'efficacité et la qualité des travailleurs, et assure la conformité.
Rapports : Le VMS génère des rapports sur divers indicateurs des fournisseurs, tels que les coûts des employés et des fournisseurs, le temps enregistré, la conformité, etc. Il génère souvent des rapports complets, comparant les données à l'industrie dans son ensemble.
Gestion de la conformité des fournisseurs : Ce logiciel crée et met en œuvre des procédures cohérentes dans toute l'organisation, y compris les départements, les emplacements, les marques ou les divisions. Il aide également à assurer la conformité avec les politiques gouvernementales locales et internes.
Plusieurs départements au sein d'une organisation peuvent utiliser le logiciel de gestion des fournisseurs pour aider à suivre différents indicateurs liés aux fournisseurs et aux sous-traitants.
RH : Les équipes des ressources humaines utilisent le VMS pour suivre le nombre d'employés temporaires, surveiller la performance de ces employés et assurer la conformité interne avec leurs fournisseurs et sous-traitants.
Approvisionnement : Les équipes d'approvisionnement (achats) utilisent le VMS pour trouver et sélectionner des fournisseurs, définir des termes, surveiller la performance des fournisseurs et gérer les négociations, renouvellements et résiliations de contrats.
Comptabilité : Les équipes de comptabilité utilisent ce logiciel pour suivre les dépenses, la paie et le nombre d'employés liés aux fournisseurs. Il peut également aider à planifier et prévoir les dépenses futures et l'embauche de travailleurs externes.
Les solutions de gestion des fournisseurs peuvent présenter leurs propres défis.
Stockage des données : Le stockage et la récupération des données des fournisseurs sont cruciaux. Cependant, si un VMS n'a pas une capacité de stockage adéquate ou si les données sont stockées de manière désordonnée, la gestion de projets nécessitant plusieurs fournisseurs peut devenir difficile.
Visibilité insuffisante : Si un VMS n'offre pas une vue centralisée des fournisseurs via des tableaux de bord ou des rapports, il peut être difficile de savoir comment les fournisseurs performent et lesquels sont à renouveler. Assurer leur conformité avec les réglementations internes et externes peut également être difficile.
Établissement de normes pour les fournisseurs : De nombreuses organisations utilisent des dizaines, voire des centaines, de fournisseurs à un moment ou à un autre, et tous ces fournisseurs doivent répondre aux normes de cette organisation. Par conséquent, il est nécessaire pour les entreprises employant de la main-d'œuvre temporaire de définir des normes, des objectifs et des indicateurs qui sont réalisables par différents fournisseurs.
Comment acheter un logiciel de gestion des fournisseurs
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des fournisseurs
Lors de la sélection d'un VMS, il est essentiel de d'abord examiner comment l'entreprise fonctionne, puis de se familiariser avec les types de logiciels disponibles. Il existe diverses options pour les produits VMS, y compris ceux conçus pour les besoins des petites et moyennes entreprises. Certaines choses à considérer lors de l'achat d'un logiciel de gestion des fournisseurs incluent sa capacité à suivre l'utilisation des fournisseurs via des tableaux de bord, à automatiser des tâches telles que la soumission des feuilles de temps, et à communiquer facilement avec les fournisseurs.
Comparer les produits de gestion des fournisseurs
Créer une liste longue
Selon l'industrie, l'acheteur voudra créer une liste longue de produits logiciels conçus pour aider les entreprises dans leur secteur particulier. Par exemple, il existe des plateformes spécifiquement conçues pour les entreprises, tandis que d'autres ont une flexibilité avec le nombre d'utilisateurs et permettent des sièges supplémentaires à mesure que l'entreprise se développe.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché les logiciels sur la liste longue, l'acheteur peut la réduire en fonction de son budget. Le VMS est disponible pour tous les budgets, et certaines applications générales peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées à un prix inférieur.
Cependant, les acheteurs doivent se rappeler que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. Cela est dû au fait que la base d'utilisateurs pour un logiciel spécialisé est relativement petite. L'entreprise doit être prête à payer un supplément si elle veut quelque chose de spécifique à son industrie ou personnalisé pour son entreprise.
Effectuer des démonstrations
En règle générale, les entreprises devraient faire des démonstrations de tous les produits sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs devraient poser des questions spécifiques sur les fonctionnalités qui les intéressent le plus. Par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers les fonctionnalités de gestion des contrats, des portails fournisseurs ou des paiements des fournisseurs.
Sélection du logiciel de gestion des fournisseurs
Choisir une équipe de sélection
Les responsables des départements tels que les RH, l'approvisionnement, les finances et la comptabilité qui utiliseront ce logiciel doivent être impliqués dans le processus de sélection. Chaque entreprise est différente, et les utilisateurs fréquents sont les mieux placés pour offrir un avis éclairé sur les besoins particuliers de l'entreprise. Les utilisateurs peuvent même être en mesure d'aider l'entreprise à installer et configurer le logiciel choisi.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne sont pas obligés de rester avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, l'entreprise ne devrait pas prendre cette décision à la légère car, quel que soit le logiciel choisi, cela impliquera un engagement considérable de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement (ROI), les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis après quelques mois et changer de logiciel.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est vital pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité, ou simplement pour s'assurer que les deux parties s'accordent sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre. Si une entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. Un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si l'acheteur paie à l'avance au lieu d'un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs devraient également déterminer s'ils ont besoin d'aide pour mettre en œuvre ou intégrer le logiciel avec d'autres systèmes. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander à ce que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes ou si un tiers peut le faire à moindre coût. Les acheteurs doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilise le logiciel pendant des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs, ce qui peut parfois entraîner des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent prioriser leurs besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais il y en a un qui est le meilleur pour leur entreprise.
Si possible, les acheteurs devraient essayer de mener un programme pilote avec un échantillon plus petit d'utilisateurs pour évaluer comment le logiciel est reçu, intégré et mis en œuvre. Si la plateforme reçoit de bonnes notes, ils peuvent acheter en toute confiance. Si l'outil est inefficace ou ne fonctionne pas comme prévu, il pourrait être temps de tester un autre logiciel.