Les logiciels de comptes fournisseurs (AP) et d'analyse des dépenses suivent les dépenses d'entreprise et les AP pour identifier les tendances, les risques et les opportunités d'optimisation. Ce type de logiciel consolide les informations provenant de multiples sources ou entités sur les dépenses d'approvisionnement et les comptes fournisseurs. Les logiciels d'AP et d'analyse des dépenses offrent aux entreprises une visibilité sur les informations de comptes fournisseurs et d'approvisionnement, telles que les données externes rapprochées par rapport aux données de transaction internes, ce qui permet aux gestionnaires de réduire les dépenses inutiles et de récupérer les paiements des fournisseurs. Ce logiciel utilise parfois la technologie de l'intelligence artificielle (IA) pour identifier les erreurs dans les processus d'AP, telles que les paiements en double, les anomalies et la fraude, ainsi que pour aider à récupérer les trop-perçus, les paiements en double ou les crédits inutilisés auprès des fournisseurs. Ce type de logiciel est utilisé par les professionnels de l'approvisionnement et par les départements d'AP pour suivre et rendre compte de la conformité des fournisseurs et des contrats.
Les logiciels d'AP et d'analyse des dépenses ne doivent pas être confondus avec les logiciels de gestion des dépenses, qui se concentrent exclusivement sur les dépenses de travail liées aux employés. Les solutions d'AP et d'analyse des dépenses s'intègrent aux logiciels de gestion des dépenses et aux logiciels d'automatisation des AP.
Pour être inclus dans la catégorie AP et Analyse des Dépenses, un produit doit :
Classer les dépenses d'approvisionnement par type d'achat, catégorie, fournisseur, ou tous ces éléments
Fournir des références et des rapports pour l'AP et l'analyse des dépenses
Aider les entreprises à améliorer leur pouvoir d'achat et à réduire les coûts
Assurer la conformité avec les termes des contrats par les fournisseurs
Améliorer la visibilité des AP et des dépenses à travers plusieurs sites et entités
Fournir une surveillance de la fraude ou des risques pour les paiements et transactions d'AP
