Meilleurs Logiciel d'approvisionnement

Logiciel d'approvisionnement aide les organisations à automatiser leurs efforts d'achat. Avec le logiciel d'approvisionnement, les entreprises sont capables de gérer la plupart des activités liées à l'approvisionnement en ligne, y compris la création et l'approbation des bons de commande, la sélection et la commande de produits, la réception et la correspondance des commandes et des factures, et le paiement. Les départements d'approvisionnement peuvent également utiliser des produits d'approvisionnement pour coordonner les expéditions de commandes pour une capacité optimale, ou pour interagir avec les fournisseurs soumissionnant pour des affaires. Les principaux avantages offerts par le logiciel d'approvisionnement sont la réduction du temps et des efforts consacrés à la gestion des achats, une coordination accrue avec les fournisseurs, et la capacité de tirer parti des économies d'échelle.

Le logiciel d'approvisionnement ne doit pas être confondu avec les logiciels de la catégorie Gestion d'entrepôt ou de la catégorie Achat, malgré un certain chevauchement des fonctionnalités entre ces catégories.

Considérations d'achat pour le logiciel d'approvisionnement

1. Avant de choisir un produit de logiciel d'approvisionnement, vous devez vous assurer que les fonctionnalités dont vous avez besoin vont au-delà de celles offertes par les produits de logiciels d'achat. Bien que beaucoup de gens utilisent les termes approvisionnement et achat de manière interchangeable, ces deux catégories de logiciels sont en fait assez différentes malgré le partage de certaines caractéristiques. Pour le contexte, les étapes du cycle de l'approvisionnement au paiement (P2P) sont les suivantes :
1. Identification du besoin
2. Autorisation de la demande d'achat
3. Approbation de la demande d'achat
4. Approvisionnement
5. Identification des fournisseurs
6. Demandes/Réception du devis
7. Négociation
8. Sélection du fournisseur
9. Accusé de réception de la commande
10. Avis d'expédition avancée
11. Réception des marchandises
12. Enregistrement de la facture
13. Correspondance à trois voies
14. Paiement au fournisseur
2. Bien que le logiciel d'approvisionnement soit conçu pour couvrir toutes les étapes du cycle de l'approvisionnement au paiement (P2P), le logiciel d'achat est limité à un sous-ensemble spécifique d'étapes qui s'étendent de l'accusé de réception de la commande à la réception des marchandises et enfin au paiement au fournisseur. Bien que ces étapes du cycle P2P soient importantes, elles ne sont généralement pas adaptées pour convenir à la portée et à la taille des entreprises individuelles, et sont plutôt routinières et fondamentales pour une bonne pratique d'achat.
3. Logiciel d'approvisionnement vs. logiciel d'achat : Le logiciel d'approvisionnement inclut ces étapes ainsi que celles associées à la recherche et à l'identification initiale des besoins ainsi que des fournisseurs potentiels. La négociation avec les fournisseurs et la recherche stratégique de biens et services sont également gérées dans le cadre du logiciel d'approvisionnement, alors qu'elles ne sont généralement pas prises en charge par le logiciel d'achat.
4. Facilité de recherche avec le produit d'approvisionnement : Les produits de logiciel d'approvisionnement devraient être capables de faciliter correctement le processus de recherche dans le cycle P2P, de sorte que les analyses de marché, les RFx, et les communications, négociations, et contrats avec les fournisseurs soient tous gérés dans le logiciel. De plus, le logiciel d'approvisionnement devrait fournir des vues macro faciles à utiliser du processus de recherche, afin que les efforts futurs puissent être rationalisés ou adaptés à des environnements changeants.
5. Le produit s'intègre-t-il à vos systèmes existants ? : Lors du choix d'un produit de logiciel d'approvisionnement, il est important d'être conscient des intégrations disponibles avec vos systèmes existants. Si votre entreprise utilise déjà et est satisfaite d'un outil de logiciel d'achat, d'un produit de logiciel CPQ, ou d'une suite de chaîne d'approvisionnement, par exemple, vous pouvez vouloir maintenir ces systèmes si possible tout en investissant dans un logiciel d'approvisionnement au lieu de les remplacer entièrement.
6. Le logiciel est-il facilement évolutif ? : À mesure que votre entreprise et ses besoins en approvisionnement grandissent, vous devez être confiant que le logiciel d'approvisionnement que vous choisissez sera capable de s'adapter à eux. Quel que soit l'outil d'approvisionnement que vous choisissez, il devrait être personnalisable afin de s'ajuster à vos circonstances et besoins changeants au fil du temps. De plus, vous devriez vérifier si les personnalisations dont vous aurez besoin sont incluses dans le coût du logiciel ou si elles nécessitent un coût supplémentaire. Si la personnalisation n'est pas offerte, vous pouvez vouloir examiner une autre option de logiciel d'approvisionnement afin de vous assurer que le produit est évolutif avec votre entreprise.
7. Comment les mises à jour logicielles sont-elles gérées et quel est le niveau de support client ? : Enfin, vous devriez considérer la régularité et la facilité des mises à jour logicielles. La manière dont le fournisseur d'approvisionnement informe les clients est importante, car vous ne voulez pas être surpris un matin avec un avis que, en raison de problèmes avec une mise à jour logicielle automatique, vous pourriez être incapable d'utiliser le logiciel pour ses fonctions régulières. De plus, le coût et la fréquence de ces mises à jour logicielles sont pertinents pour votre décision, tout comme la qualité du support du fournisseur en cas de problèmes résultant de ces mises à jour.

Principaux avantages du logiciel d'approvisionnement

Nous avons discuté de la façon dont le logiciel d'approvisionnement peut vous aider à rationaliser les fonctions de recherche et d'achat du cycle de l'approvisionnement au paiement, mais un outil d'approvisionnement réussi peut également bénéficier directement à votre entreprise de d'autres manières.

Avec le logiciel d'approvisionnement, vous pouvez :

• Réduire les coûts en tirant parti des relations avec les fournisseurs pour améliorer la performance
• Assurer la conformité aux contrats avec le suivi centralisé des transactions