Un cuarto de datos virtual (VDR) es un repositorio en línea seguro utilizado para el almacenamiento y distribución de archivos y documentos digitales. Los VDRs permiten a las empresas compartir información confidencial o propietaria con una parte adicional en un entorno controlado. Las características de seguridad robustas de un VDR a menudo incluyen cifrado, autenticación de dos factores y controles de inicio de sesión único. Las herramientas permiten el alojamiento de información confidencial bajo permisos estrictos y gestionan la capacidad del espectador para liberar la información limitando la capacidad de reenviar, copiar o imprimir los documentos.
La gestión de derechos digitales es un aspecto crítico de los cuartos de datos virtuales debido a su uso durante el proceso de diligencia debida para transacciones de fusiones y adquisiciones, así como transacciones de capital privado y capital de riesgo. Además, las firmas legales y los profesionales inmobiliarios utilizan VDRs como un entorno controlado y seguro para compartir acuerdos confidenciales que involucran a sus clientes. Además de los casos de uso detallados para industrias y profesiones específicas, los departamentos de cumplimiento también utilizan VDRs como un centro para compartir archivos sensibles relacionados con el cumplimiento. Las empresas pueden incorporar un software de almacenamiento y compartición de archivos por separado junto con un cuarto de datos virtual como un repositorio de documentos adicional que requiere menos medidas de seguridad.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Cuarto de Datos Virtual, un producto debe:
Permitir el almacenamiento y distribución seguros de contenido, datos y documentos en un entorno controlado
Proporcionar medidas de seguridad como cifrado, autenticación de dos factores y controles de inicio de sesión único
Ofrecer estructuras de permisos personalizables
Controlar remotamente archivos a través de la gestión de derechos digitales
Verificar, rastrear y hacer cumplir los permisos de documentos
Permitir la compartimentación de datos dentro de múltiples proyectos, garantizando cero superposición o interacción entre los proyectos individuales
