Mejor Software de Cumplimiento de Recursos Humanos
Destacado Software de Cumplimiento de Recursos Humanos de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Cumplimiento de Recursos Humanos
¿Qué es el Software de Cumplimiento de Recursos Humanos?
Los departamentos de recursos humanos enfrentan riesgos significativos de cumplimiento y aplicación al gestionar todas las políticas internas y externas. Los profesionales y gerentes de recursos humanos utilizan software de cumplimiento de recursos humanos para mantenerse al día con las regulaciones gubernamentales federales, estatales y locales, las leyes laborales, las políticas de la empresa, etc., que cambian constantemente. A través del uso de esta tecnología, los profesionales de recursos humanos pueden mantener y gestionar el cumplimiento normativo, determinar cómo impacta en el rendimiento de la empresa y mejorar los programas de cumplimiento de sus negocios.
A medida que nuevas legislaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE continúan ampliándose, las organizaciones deben mantenerse al tanto de estas leyes cada vez más crecientes y expansivas para mantener el cumplimiento. La tecnología regulatoria (regtech) ha sido típicamente considerada como una subcategoría de la tecnología financiera (fintech) porque ayuda a las instituciones financieras a cumplir con las regulaciones de cumplimiento financiero. Regtech ha experimentado un aumento en popularidad en los últimos años, en parte debido al auge de productos fintech disruptivos, así como al papel esencial que regtech desempeña en HRtech. Regtech y HRtech solo continuarán fusionándose a medida que legislaciones como el GDPR influyan en cómo las organizaciones pueden almacenar, procesar y gestionar la información de los empleados.
La tecnología de cumplimiento de recursos humanos puede ayudar a las empresas, gerentes y profesionales de recursos humanos a tomar decisiones más informadas. El software de cumplimiento de recursos humanos a menudo se integra con los sistemas centrales de recursos humanos, los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) o los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), o se ofrece como una solución complementaria. Estas soluciones de cumplimiento proporcionan a los usuarios un centro central para gestionar todos los problemas, actividades y tareas relacionadas con el cumplimiento. El software de cumplimiento de recursos humanos mantiene información actualizada sobre leyes específicas de la industria, lo que facilita a las empresas mantener el cumplimiento de la industria. El software de cumplimiento de recursos humanos agiliza la organización de la documentación de los empleados, el cumplimiento de salarios y beneficios, la seguridad de la información sensible y la mitigación de cualquier error que podría resultar en un incumplimiento no intencionado.
Beneficios Clave del Software de Cumplimiento de Recursos Humanos
- Mantener el cumplimiento de políticas federales, estatales y de la empresa para nómina, beneficios, riesgos y seguridad, reclutamiento, relaciones laborales, etc.
- Crear notificaciones y alertas para actualizaciones relevantes de legislación y normas
- Rastrear cambios y actualizaciones en documentos y archivos de empleados
- Asegurar de manera segura todos los documentos y datos de los empleados
- Automatizar la generación de informes para legislación y normas relevantes
- Crear roles y permisos específicos con diferentes niveles de acceso
¿Por qué Usar Software de Cumplimiento de Recursos Humanos?
El software de cumplimiento de recursos humanos ayuda a las organizaciones, departamentos de recursos humanos y personal de recursos humanos a mantener el cumplimiento, gestionar cambios regulatorios complejos y mejorar las prácticas de recursos humanos. Si las empresas no logran mantener el cumplimiento con precisión, los errores y problemas pueden resultar en lo siguiente:
Penalizaciones — Las penalizaciones son severas por cualquier error en el cumplimiento, estos incluyen errores y omisiones, formularios faltantes o existencia de formularios que deberían haber sido eliminados, inconsistencias, empleo ilegal, etc. El software de cumplimiento de recursos humanos ayudará a los departamentos de recursos humanos a evitar errores de cumplimiento y mantener la consistencia en todos los documentos. Por ejemplo, la tecnología de cumplimiento alertará a recursos humanos sobre cuándo los formularios deben ser descartados tras la terminación de un empleado. Las penalizaciones por incumplimiento podrían costar a los empleadores desde $25 por empleado por día por errores en el reporte de nuevas contrataciones hasta más de $1,500,000 por año por penalizaciones de 1099.
¿Quién Usa el Software de Cumplimiento de Recursos Humanos?
Las empresas grandes, pequeñas y medianas deben cumplir con la legislación estatal y federal en constante cambio y las políticas de la empresa. El software de cumplimiento de recursos humanos proporciona a las empresas, departamentos de recursos humanos y personal de recursos humanos soluciones optimizadas para gestionar y mantener cuidadosamente todo el cumplimiento en la organización. Estas soluciones pueden incluir capacitación en cumplimiento de recursos humanos, gestión de auditorías de recursos humanos, manuales de empleados y más.
Las organizaciones pequeñas y medianas, en particular, pueden tener dificultades para mantenerse al día con el cumplimiento de recursos humanos a medida que se introduce nueva legislación continuamente. Particularmente cuando el equipo de recursos humanos es pequeño (o incluso solo una persona), su capacidad se ve rápidamente limitada. El software de cumplimiento de recursos humanos es esencial para mantener el cumplimiento en todos los departamentos de la manera más optimizada y simplificada posible.
Tipos de Software de Cumplimiento de Recursos Humanos
El cumplimiento de recursos humanos abarca una variedad de áreas para ayudar a las empresas y departamentos de recursos humanos a mantener el cumplimiento a escala de toda la empresa. Si bien algunos proveedores ofrecen soluciones integrales que abordan todas las áreas de cumplimiento de recursos humanos, la mayoría de los proveedores se centran en una solución de cumplimiento específica, como beneficios o nómina. La siguiente es una lista de áreas que el software de cumplimiento de recursos humanos aborda:
Cumplimiento de beneficios — Los programas de beneficios deben cumplir con legislación específica. El software de cumplimiento de recursos humanos ayuda a los directores de programas a mantener el cumplimiento con la última Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA), cuenta de gastos flexibles (FSA), cuenta de ahorros para la salud (HSA), Ley de Seguridad de Ingreso de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) y regulaciones de la Ley de Reconciliación del Presupuesto Consolidado Ómnibus (COBRA). Estas soluciones se centran en las siguientes preocupaciones de cumplimiento: Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), Ley de No Discriminación de Información Genética (GINA), Ley de Reautorización del Programa de Seguro de Salud para Niños (CHIPRA), Ley de Paridad de Salud Mental y Equidad en la Adicción (MHPAEA) y Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
Relaciones laborales — Este tipo de software de cumplimiento de recursos humanos ayuda a las organizaciones a gestionar cambios regulatorios complejos y prepararse para auditorías de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP). También proporcionan supervisión en Programas de Acción Afirmativa (AAP) con planes, gestión, capacitación y análisis cuantitativo para apoyar decisiones de talento y reducir penalizaciones y multas.
Trabajo y empleo — La verificación adecuada de la elegibilidad del empleado es necesaria para confirmar la identidad de una nueva contratación y verificar que son elegibles para el empleo. El software de cumplimiento de recursos humanos ayuda al personal de recursos humanos a recopilar, organizar y mantener toda la documentación de elegibilidad de empleo.
Nómina — Los procesos de nómina deben cumplir con la legislación local, estatal y federal. El cumplimiento de nómina supervisa todos los aspectos de la producción de nómina, incluida la captura y cálculo de datos de nómina. Estas soluciones de cumplimiento de recursos humanos también gestionan especificaciones de leyes federales y estatales, adaptando los esfuerzos de cumplimiento a la ubicación de la organización o el empleado. Se centran en las siguientes preocupaciones de cumplimiento: FLSA, Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA), Ley de Impuesto Federal sobre el Desempleo (FUTA) y Ley Sarbanes-Oxley (SOX).
Riesgo y seguridad — Los departamentos y profesionales de recursos humanos utilizan software de cumplimiento de recursos humanos para monitorear, gestionar y hacer cumplir la seguridad ocupacional en toda la organización. Estas soluciones se centran en las siguientes preocupaciones de cumplimiento: Administración de Seguridad y Salud en Minas (MSHA) y Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).
Reclutamiento — Las organizaciones y departamentos de recursos humanos deben mantener el cumplimiento con las regulaciones estatales y federales al reclutar y contratar nuevo talento. El cumplimiento de reclutamiento puede ser especialmente difícil de gestionar para pequeñas y medianas empresas con solo pequeños equipos de recursos humanos o miembros individuales del personal de recursos humanos. Estas soluciones se centran en las siguientes preocupaciones de cumplimiento: Ley de Protección de Crédito al Consumidor (CCPA), FLSA, Igualdad de Oportunidades de Empleo/Acción Afirmativa (EEO/AA), Departamento de Trabajo, Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP).
Software y Servicios Relacionados con el Software de Cumplimiento de Recursos Humanos
Las siguientes soluciones se integrarán con el software de cumplimiento de recursos humanos o proporcionarán cumplimiento como parte de su solución empresarial.
Software de recursos humanos central — El software de recursos humanos central a menudo se implementa como parte de un conjunto de gestión de recursos humanos integrado y proporciona características de cumplimiento de recursos humanos o se integra con tecnología de cumplimiento de recursos humanos para garantizar el cumplimiento en todos los sectores necesarios.
Software de nómina — Las soluciones de nómina ayudan a los equipos de recursos humanos y contabilidad a automatizar los procesos de nómina para ahorrar tiempo y garantizar una contabilidad precisa y cumplimiento.
Software de administración de beneficios — El software de administración de beneficios ayuda a las organizaciones y departamentos de recursos humanos a administrar paquetes de beneficios competitivos para empleados mientras mantienen el cumplimiento.
Software PEO — Las soluciones de organización profesional de empleadores (PEO) son típicamente utilizadas por pequeñas y medianas empresas (SMBs) que podrían no tener un departamento de recursos humanos independiente. Estas soluciones ayudan a las pequeñas empresas a acceder a soluciones de recursos humanos escalables y asequibles mientras mantienen el cumplimiento.
