El software de firma electrónica permite a los usuarios recopilar firmas en documentos compartidos electrónicamente, eliminando la necesidad de documentos físicos para registrar firmas. El software de firma electrónica facilita la distribución de documentos legalmente sensibles para la recopilación de firmas electrónicas. Las organizaciones utilizan el software de firma electrónica para cifrar documentos, como contratos de ventas o documentos de empleo, para los cuales a menudo se requieren firmas de clientes, empleados o socios. El mejor software de firma electrónica frecuentemente se integra con aplicaciones de terceros, incluyendo software CRM, sistemas ERP, suites de gestión de recursos humanos, y contabilidad, para facilitar los esfuerzos de gestión de cotizaciones, contratos y proveedores. Los estándares de seguridad integrados que cumplen con los requisitos legales locales y federales agilizan aún más el proceso de intercambio de documentos legales y garantizan la legitimidad y las implicaciones legales de las firmas realizadas a través del software de firma electrónica.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Firma Electrónica, un producto debe:
-Permitir a los usuarios remitentes y destinatarios firmar documentos en una variedad de dispositivos y sistemas operativos
-Cifrar y asegurar las comunicaciones y documentos compartidos entre los usuarios de la solución
-Rastrear el estado del documento y notificar a los usuarios cuando se requieran acciones (firmar, aprobar, etc.)
-Permitir a los usuarios definir roles de usuario y derechos de permiso tanto internamente como para usuarios externos (contratistas, socios, clientes, etc.)
-Ofrecer capacidades integradas de creación y almacenamiento de documentos o integrarse con soluciones de software de terceros que proporcionen funciones de creación o almacenamiento de documentos
