El software de gestión de contratos automatiza la creación, seguimiento y monitoreo de contratos. Los profesionales, como vendedores o representantes de cuentas, que están involucrados en el aspecto de negociación de contratos, tienen la tarea de definir términos y acuerdos de nivel de servicio, enmendar acuerdos y ejecutar contratos. Los departamentos legales de ambas partes de un acuerdo participan en el proceso de contratación para asegurar el cumplimiento de leyes y regulaciones, así como de las reglas internas de la empresa.
El software de gestión de contratos simplifica estos procesos al permitir a los usuarios crear, almacenar, gestionar, revisar y compartir contratos comerciales complejos. Este tipo de software ayuda a eliminar cuellos de botella dentro del proceso de negociación de contratos al permitir a las organizaciones agilizar las operaciones de ventas y colaborar durante la creación de contratos. El software de gestión de contratos típicamente se integra en un portafolio de herramientas utilizadas para manejar las relaciones generales con proveedores o contratistas y comúnmente se integra con software CRM, software de propuestas, software de contabilidad y software de firma electrónica.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Contratos, un producto debe:
Incluir un repositorio de documentos que puedan almacenarse en diferentes categorías para cada tipo de contrato
Ofrecer plantillas que puedan ser personalizadas por los usuarios involucrados en la creación de contratos comerciales
Proporcionar la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar fácilmente en contratos internamente (con otros empleados) y externamente (con clientes o socios)
Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos significativos, como el vencimiento o renovación del contrato
Cumplir con los requisitos legales comerciales, así como con las reglas internas de las partes involucradas en el contrato
