Beste Alumni-Management-Software
Vorgestellte Alumni-Management-Software auf einen Blick
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Mehr über Alumni-Management-Software erfahren
Was ist Alumni-Management-Software?
Für Bildungseinrichtungen ist es wichtiger denn je, effektive Wege zu finden, um mit Alumni zu kommunizieren. Alumni-Management-Software bietet Hochschulen und Universitäten eine umfassende Lösung zur Einbindung von Alumni, hilft den Alumni-Büros, starke Beziehungen zu Absolventen aufzubauen und sie zu ermutigen, an die Institution zu spenden.
Hauptvorteile der Alumni-Management-Software
- Vereinfacht den Prozess der Erfassung, Speicherung und Aktualisierung von Daten über Alumni
- Verbessert die Kommunikation mit Alumni
- Erleichtert Alumni-Spenden
Warum Alumni-Management-Software verwenden?
Alumni-Datenmanagement optimieren — Genau und aktuelle Daten über die Alumni-Gemeinschaft einer Schule zu haben, ist entscheidend, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben und eine starke Beziehung zwischen jedem Alumnus und seiner Alma Mater aufrechtzuerhalten. Aber die Pflege dieser Mitgliedsdaten kann schwierig sein, wenn Alumni umziehen oder den Job wechseln und es versäumen, ihre Alumni-Informationen zu aktualisieren. Alumni-Management-Software kann wichtige Daten über jeden Alumnus organisieren, wie z.B. Kontaktinformationen, Beruf, aktueller Job, akademisches Profil und Spendenhistorie, und diese Daten für wichtige Interessengruppen zugänglich machen. Diese Informationen in einem Mitgliederverzeichnis verfügbar zu haben, kann Alumni-Koordinatoren helfen, zu bestimmen, welche Alumni in einer bestimmten Situation kontaktiert werden sollen. Viele Systeme können auch mit anderen Softwarelösungen integriert werden, sodass das Personal vermeiden kann, dieselben Daten mehrmals in verschiedenen Systemen einzugeben.
Alumni-Kommunikationsbemühungen verbessern — Fortschrittliche Messaging-Funktionen in der Alumni-Management-Software ermöglichen es, gezielte Kommunikation an Tausende von Alumni zu senden. Diese Tools können die Mitglieder einer Alumni-Vereinigung über mehrere Kanäle erreichen — einschließlich E-Mail, Telefonanrufe und soziale Medien — um sie über Campus-Nachrichten zu informieren, sie zu einer bevorstehenden Veranstaltung einzuladen oder um eine Spende zu bitten. Veranstaltungsplanungsfunktionen ermöglichen es Universitätsadministratoren, Alumni über Veranstaltungen wie Spendenaktionen oder Wiedersehen zu informieren und sie dann auf einen Online-Kalender oder eine Registrierungsseite zu leiten, auf der sie sich registrieren und für die Veranstaltung bezahlen können. Diese Kommunikation und Interaktionen können verfolgt und analysiert werden, was den Alumni-Büros hilft, ihre Bemühungen besser zu fokussieren. Einige Plattformen bieten auch Networking-Funktionen wie Jobbörsen, die helfen können, eine stärkere Online-Community von Alumni zu schaffen.
Alumni-Spenden steigern — Alumni-Spenden sind eine wesentliche Finanzierungsquelle für jede Hochschuleinrichtung. Mit Alumni-Management-Software können Universitätsmitarbeiter eine umfassende Datenbank von Alumni-Spendern führen und das Versenden von Nachrichten an Spender während einer Spendenkampagne automatisieren. Spender-Webportale, die mit Hilfe von Alumni-Management-Software erstellt wurden, ermöglichen es Spendern, schnell und einfach Geld über Online-Zahlungen an die Institution zu senden. Diese Spenden können mit CRM-ähnlicher Software verfolgt werden, die zukünftige Kontaktaufnahmen mit diesen Spendern informieren kann. Berichtswerkzeuge können Spenden-Daten in analytische Berichte konsolidieren, die zur Gestaltung der gesamten Fundraising-Strategie der Universität verwendet werden können.
Wer nutzt Alumni-Management-Software?
Im Allgemeinen wird Alumni-Management-Software von Fachleuten verwendet, die für die Alumni-Beziehungen an einer Bildungseinrichtung verantwortlich sind. Während Hochschulen und Universitäten die Hauptnutzer von Alumni-Management-Software sind, können auch einige K-12-Schulen sie verwenden.
Alumni-Beziehungsmitarbeiter an Hochschulen und Universitäten — Alumni-Management-Software wird am häufigsten von Mitarbeitern in den Entwicklungsbüros an Hochschulen und Universitäten verwendet. Dazu gehören Alumni-Beziehungskoordinatoren, die in der Regel dafür verantwortlich sind, Beziehungen zu den Alumni der Institution zu pflegen und diese Beziehungen zu nutzen, um Fundraising-Ziele zu erreichen. Mitarbeiter, die für das Fundraising verantwortlich sind, können Alumni-Management-Software verwenden, um Alumni-Daten zu pflegen, Spenden von Alumni zu suchen und Nachrichten über die Schule oder Informationen über besondere Veranstaltungen, wie Wiedersehen, zu kommunizieren.
K-12-Schulpersonal — Administratoren an K-12-Schulen können ebenfalls Alumni-Management-Software verwenden, insbesondere an privaten Einrichtungen, die auf Studiengebühren und Spenden angewiesen sind, um ihren Betrieb zu finanzieren. K-12-Akademische Berater können Alumni-Management-Software verwenden, um zu verfolgen, wohin Absolventen zum College gehen und ob sie ihren Abschluss machen, was helfen könnte, zu identifizieren, welche Schülerindikatoren am besten den College-Erfolg vorhersagen.
Funktionen der Alumni-Management-Software
Um Alumni-Beziehungsmitarbeiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen, kann Alumni-Management-Software einige der folgenden Funktionen haben:
Alumni-Datenmanagement — Datenbankfunktionen in der Alumni-Management-Software helfen Administratoren, wichtige Daten über Alumni zu sammeln, wie z.B. Kontaktinformationen, Berufsgeschichte, Mitgliedsstatus und Spendenmuster. Diese Daten können effektivere Kontaktbemühungen ermöglichen und den Alumni-Beziehungsmitarbeitern helfen, zu bestimmen, wen sie wann kontaktieren sollen.
Spenden-Website — Einige Alumni-Management-Lösungen können Schulen helfen, maßgeschneiderte Spendenportale einzurichten. Institutionen können ihr eigenes Branding zu diesen Websites hinzufügen, sodass sie nahtlos zu den anderen Online-Ressourcen der Organisation passen. Diese Websites können in sozialen Netzwerken geteilt werden, um die Sichtbarkeit von Fundraising-Kampagnen zu erhöhen.
Online-Spendenabwicklung — In viele Alumni-Management-Plattformen integrierte Zahlungsabwicklungstools ermöglichen eine vereinfachte Spendenabwicklung. Online-Zahlungen können die Buchführung erleichtern und den Papierkram reduzieren, der mit der Verfolgung von Spenden per Post einhergeht. Spender können auch wiederkehrende Zahlungen einrichten, was potenziell einen vorhersehbareren Spendenstrom bietet.
Jobbörsen und Online-Foren — Ein weiterer Kanal, um Alumni zu binden, sind Online-Jobbörsen, die über einige Alumni-Management-Plattformen eingerichtet werden können. Alumni können diese Foren nutzen, um Möglichkeiten zu posten oder Hilfe von anderen Alumni im gleichen Bereich anzufordern und ihre beruflichen Netzwerke aufzubauen, einschließlich durch Integrationen mit sozialen Medienplattformen. Neben Jobbörsen bieten einige Plattformen Online-Communities, in denen Alumni Geschichten teilen oder Fotos posten können. Der Aufbau von Online-Netzwerken kann helfen, ein größeres Gemeinschaftsgefühl unter den Alumni zu schaffen.
Soziale Medien-Integrationen — Integrationen mit sozialen Medienplattformen wie Facebook und LinkedIn bieten Alumni-Mitarbeitern mehr Kanäle, um mit potenziellen Alumni-Spendern in Kontakt zu treten. Besonders für die jüngsten Absolventen sind soziale Medienplattformen unverzichtbare Wege, um in Kontakt zu treten. Diese Tools können auch Daten aus sozialen Netzwerken sammeln, um Alumni-Datenbanken auf dem neuesten Stand zu halten.
Veranstaltungsmanagement — Jede Phase der Planung von Alumni-Veranstaltungen wie Wiedersehen, regionalen Treffen und Campus-Veranstaltungen kann in vielen Softwareplattformen verwaltet werden, von der Versendung von Einladungen für die Veranstaltung bis zur Bearbeitung von Registrierungen und Zahlungen online. Ein effektiver Veranstaltungsplanungsprozess kann einen großen Beitrag zur Schaffung einer stärkeren Alumni-Gemeinschaft leisten.
Benachrichtigungen — Zielgerichtete Kommunikationstools ermöglichen es Alumni-Büros, Nachrichten an bestimmte Gruppen von Alumni zu senden, basierend auf Merkmalen wie Abschlussjahr, Karriereweg oder geografischer Lage. Nachrichten können auch an bestimmte Spendergruppen gerichtet werden, wie z.B. Personen, die im letzten Jahr einen bestimmten Betrag gespendet haben, oder Alumni, die an einer Veranstaltung teilgenommen, aber nicht gespendet haben. Kommunikationsfunktionen, die denen ähneln, die in E-Mail-Marketing-Software zu finden sind, ermöglichen es Alumni-Büros, die Leistung verschiedener Nachrichten zu verfolgen und besser zu verstehen, wie Alumni mit ihren Mitteilungen interagieren.
Berichterstattung — Die Berichtserstellung kann dem Personal helfen, die großen Datenmengen, die Hochschulen und Universitäten über ihre Alumni sammeln, zu verstehen. Institutionen können Interaktionen mit Spendern analysieren, verfolgen, wie sich Spenden im Laufe der Zeit verändert haben, und über geplante Spenden berichten, um den Erfolg bevorstehender Kampagnen besser vorherzusagen.
Mobile Kompatibilität — Viele Alumni-Management-Softwareprodukte bieten Multi-Device-Unterstützung, sodass die von der Software erstellten Kommunikation und Spenderportale komfortabel angezeigt werden können, unabhängig davon, ob der Alumnus ein Mobiltelefon, einen Laptop oder ein Tablet verwendet.
Trends im Zusammenhang mit Alumni-Management-Software
Personalisierte Spenderansprache — So wie Personalisierung zu einem wichtigen Element im Vertrieb und Marketing geworden ist, versuchen Alumni-Beziehungsprofis mehr denn je, ihre Kommunikation präziser auf die Alumni-Gemeinschaft auszurichten. Eine Nachricht, die für ein bestimmtes Publikum angepasst ist — sagen wir, Mitglieder der Klasse von 2009 im Raum Boston — kann mehr Engagement sehen als eine generische Nachricht, die an die gesamte Mitgliedschaft einer Alumni-Vereinigung gesendet wird. Mit Tools, die den CRM-Software-Produkten ähneln, die von Vertriebsprofis verwendet werden, können Universitätsmitarbeiter das Engagement und die Interaktionen der Alumni mit jedem Alumnus verfolgen, was eine gezieltere Kommunikation ermöglicht. Institutionen konzentrieren sich darauf, ein besseres Spendererlebnis zu bieten, und eine persönlichere Note hinzuzufügen, ist eine Strategie, die eine wachsende Anzahl von Institutionen umsetzt.
Engagement über Plattformen hinweg — Eine wachsende Anzahl von Alumni-Messaging-Softwareunternehmen hat erkannt, dass der Versuch, Alumni über einen einzigen Kanal zu erreichen, nicht mehr ausreicht. Alumni-Management-Software bietet umfassende Messaging-Fähigkeiten, um mit den Absolventen ihrer Institution über eine Reihe von Kommunikationswegen in Kontakt zu treten — E-Mail, Telefonanrufe, Textnachrichten, soziale Medienbeiträge und Websites. Nachrichten über verschiedene Plattformen zu verbreiten, ermöglicht es Institutionen, Alumni zu erreichen, auch wenn ein einzelner Alumnus nicht alle diese Kommunikationsplattformen nutzt. Einige bieten tiefere Datenintegration mit sozialen Medienplattformen, die es der Software ermöglichen, Informationen aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn zu ziehen, um Alumni-Informationen aktuell zu halten.
Potenzielle Probleme mit Alumni-Management-Software
Nachrichtendilution — Die Herausforderung, ein Zielpublikum zu erreichen, ist angesichts der enormen Informationsmengen, mit denen Menschen heute interagieren, schwieriger geworden. Trotz der Kommunikationsfähigkeiten von Alumni-Management-Software müssen Benutzer strategisch vorgehen, wie sie Nachrichten versenden und an wen sie sie senden, um den Rest des Lärms zu durchdringen. Besonders wenn Institutionen um Spenden bitten, können Anfragen, die mit Alumni-Management-Software gesendet werden, ohne eine umfassendere Strategie zur Erreichung von Alumni und zur Ermutigung zur Spende unwirksam sein.
Datengenauigkeit — Die Aktualisierung Ihrer Kontaktinformationen auf der Website der Alumni-Vereinigung Ihrer Alma Mater ist nicht unbedingt das Erste, woran die meisten Menschen denken. Für Institutionen bedeutet das, dass es eine Herausforderung sein kann, genaue Aufzeichnungen über Alumni zu führen, da ihre Alumni umziehen, den Job wechseln und Telefonnummern und E-Mail-Adressen ändern. Hochschulen und Universitäten sollten überlegen, wie sie die Daten in ihrer Alumni-Management-Plattform pflegen werden, um sicherzustellen, dass sie ihre Alumni effektiv erreichen können.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Alumni-Management-Software
Alumni-Management-Softwareprodukte integrieren sich manchmal mit anderen Softwareprodukten, die Organisationen beim Geldsammeln helfen, wie Fundraising-Software und Spender-Management-Software. Sie können sich auch mit dem Studenteninformationssystem (SIS) oder der akademischen Beratungssoftware der Institution integrieren, um einen effizienten Datentransfer über Studenten zu erleichtern, wenn sie ihren Abschluss machen und Alumni werden.
