Workflow-Management-Software hilft Unternehmen, Geschäftsaktivitäten und Aufgabenabfolgen zu definieren und zu verwalten. Diese Art von Software wird verwendet, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und die Ressourcennutzung zu optimieren. Sie kann auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen erhöhen. Workflow-Management-Software wird hauptsächlich von Managern genutzt, um inner- und abteilungsübergreifende Geschäftsabläufe zu definieren.
Workflow-Management-Software ist eine leichte Version von Business-Process-Management-Software und ist für KMUs mit einem niedrigen bis mittleren Komplexitätsgrad der Abläufe vorteilhafter. Workflow-Management-Software unterscheidet sich von Projektmanagement-Software darin, dass sie keine separaten Projekte oder Aufgaben verwaltet. Darüber hinaus ermöglicht Workflow-Management-Software im Gegensatz zu Projektmanagement-Software die Automatisierung von Prozessen durch Integrationen mit anderen Software-Tools, wie z.B. CRM-Software.
Um in die Kategorie Workflow-Management aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Die Erstellung von logischen Regeln und Regelverwaltung ermöglichen
Drag-and-Drop-Funktionen zur Erstellung von Workflows bereitstellen
Benutzern die Möglichkeit bieten, Aufgaben außerhalb der Workflow-Management-Software zu automatisieren
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Workflows verwalten
Benutzer oder Manager basierend auf vordefinierten Regeln benachrichtigen und alarmieren
Benutzern die Erstellung von Formularen ermöglichen
