Vertragsmanagement-Software automatisiert die Erstellung, Verfolgung und Überwachung von Verträgen. Fachleute, wie Verkäufer oder Kundenbetreuer, die am Verhandlungsaspekt von Verträgen beteiligt sind, sind mit der Definition von Bedingungen und Service-Level-Vereinbarungen, der Änderung von Vereinbarungen und der Ausführung von Verträgen beauftragt. Rechtsabteilungen auf beiden Seiten eines Geschäfts nehmen am Vertragsprozess teil, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie interner Unternehmensregeln sicherzustellen.
Vertragsmanagement-Software vereinfacht diese Prozesse, indem sie es den Benutzern ermöglicht, komplexe Geschäftskontrakte zu erstellen, zu speichern, zu verwalten, zu redigieren und zu teilen. Diese Art von Software hilft, Engpässe im Vertragsverhandlungsprozess zu beseitigen, indem sie Organisationen ermöglicht, Verkaufsoperationen zu optimieren und bei der Vertragserstellung zusammenzuarbeiten. Vertragsmanagement-Software passt typischerweise in ein Portfolio von Tools, die zur Verwaltung von Beziehungen zu Anbietern oder Auftragnehmern verwendet werden, und integriert sich häufig mit CRM-Software, Angebotssoftware, Buchhaltungssoftware und E-Signatur-Software.
Um in die Kategorie Vertragsmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Ein Dokumentenarchiv enthalten, das in verschiedene Kategorien für jeden Vertragstyp gespeichert werden kann
Vorlagen anbieten, die von den Benutzern, die an der Erstellung von Geschäftskontrakten beteiligt sind, angepasst werden können
Die Möglichkeit bieten, Verträge intern (mit anderen Mitarbeitern) und extern (mit Kunden oder Partnern) einfach zu erstellen, zu bearbeiten, zu teilen und zusammenzuarbeiten
Benutzern ermöglichen, Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine wie Vertragsablauf oder -verlängerung zu senden
Mit den rechtlichen Anforderungen des Geschäfts sowie mit den internen Geschäftsregeln der am Vertrag beteiligten Parteien übereinstimmen
