Beste Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in 2025
Warum Sie den Software-Rankings von G2 vertrauen können
Beste Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf einen Blick
A weekly snapshot of rising stars, new launches, and what everyone's buzzing about.
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Vor- und Nachteile werden aus dem Feedback der Bewertungen zusammengestellt und in Themen gruppiert, um eine leicht verständliche Zusammenfassung der Benutzerbewertungen zu bieten.
Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von BILL AP/AR, was die Rechnungsverwaltung einfach und effizient macht.
Benutzer lieben die einfache Zahlungsfunktion von BILL AP/AR, die nahtlose Fernzahlungen von überall ermöglicht.
Benutzer lieben die nahtlosen Integrationen mit QuickBooks, die Effizienz und Benutzererfahrung erheblich verbessern.
Benutzer finden die fehlenden Funktionen in BILL AP/AR, wie z.B. Rabattbedingungen und detaillierte Richtlinienoptionen, besorgniserregend.
Benutzer berichten von Zahlungsproblemen mit Bill, einschließlich Schwierigkeiten mit Teilzahlungen und Verzögerungen bei der Verfügbarkeit von Geldern.
Benutzer stehen oft vor Rechnungsproblemen wie Problemen mit Teilzahlungen und doppelten Lieferanteneinträgen.
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Benutzer finden Sage Intacct sehr intuitiv und benutzerfreundlich, was die Effizienz steigert und komplexe Finanzprozesse vereinfacht.
Benutzer schätzen die intuitive Benutzeroberfläche von Sage Intacct, die komplexe Finanzprozesse vereinfacht und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Benutzer lieben die Ein-Klick-Berichterstattungs-Funktion von Sage Intacct, die die Buchhaltung vereinfacht und die Berichterstattung über mehrere Einheiten verbessert.
Benutzer finden, dass die fehlenden Funktionen in Sage Intacct ihre Berichtsfähigkeiten und die Integration mit anderen Anwendungen einschränken.
Benutzer finden die Lernkurve steil, was umfangreiches Training und Unterstützung für eine effektive Navigation und Anpassung erfordert.
Benutzer erleben eingeschränkte Funktionalität mit Sage Intacct und stehen vor Problemen wie Scheckausstellung und Einschränkungen im Konsolidierungsmodul.
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Benutzer loben Stampli für seine Benutzerfreundlichkeit, die einen reibungslosen und effizienten Rechnungsfreigabeprozess ermöglicht.
Benutzer schätzen die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in Stampli, da sie ihren Arbeitsablauf verbessert und Genehmigungsaufgaben vereinfacht.
Benutzer schätzen den schnellen und hilfreichen Kundensupport, der ihr Gesamterlebnis mit Stampli verbessert.
Benutzer haben Rechnungsprobleme mit Stampli, einschließlich Ungenauigkeiten bei der Zahlungserkennung und Schwierigkeiten bei der Bearbeitung von Lieferantennamen.
Benutzer bemerken fehlende Funktionen in Stampli, wie z.B. Batch-Optionen für die Rechnungsverwaltung und die Sichtbarkeit von Kreditkartenbelegen.
Benutzer erleben Genehmigungsprobleme mit der Sichtbarkeit fehlender Belege und manuellen Anpassungen nach der Synchronisierung mit dem Buchhaltungssystem.
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Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von SAP Concur, die nahtloses Erfassen von Ausgaben von jedem Gerät und Standort aus ermöglicht.
Benutzer finden das praktische Ausgabenmanagement von SAP Concur für die effiziente Verfolgung und Berichterstattung von Reisekosten im Geschäftsbereich als unschätzbar wertvoll.
Benutzer schätzen die Effizienz von SAP Concur und loben seine zeitsparenden Funktionen und nahtlosen Ausgabenverwaltungsmöglichkeiten.
Benutzer finden SAP Concur nicht intuitiv und bemängeln eine sperrige Benutzeroberfläche sowie Schwierigkeiten, die zahlreichen Optionen effektiv zu navigieren.
Benutzer stehen bei SAP Concur vor einer steilen Lernkurve und finden es oft komplex und frustrierend, sich effektiv zurechtzufinden.
Benutzer finden, dass die Komplexität der SAP Concur-Oberfläche die allgemeine Benutzerfreundlichkeit und Effizienz beeinträchtigt.
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Benutzer lieben die Benutzerfreundlichkeit von Ramp und finden es intuitiv und effizient für die mühelose Verwaltung von Ausgaben.
Benutzer bewundern die Leichtigkeit der Ausgabenverwaltung mit Ramp, was die Sicherheit erhöht und die Finanzprozesse effektiv rationalisiert.
Benutzer loben Ramp für seine Effizienz, die Spesenabrechnung zu optimieren und die Genehmigungen der Manager nahtlos zu vereinfachen.
Benutzer finden, dass Ramp essentielle Funktionen fehlen, wie z.B. eine Überprüfungshierarchie und verbesserte Berichtsschnittstellen.
Benutzer bemerken die Kartenprobleme im Zusammenhang mit Währungsbeschränkungen und der Straffung des Überprüfungsprozesses für Transaktionen.
Benutzer haben oft Probleme mit der Belegklarheit und stoßen unnötigerweise auf wiederholte Aufforderungen zu zusätzlichen Bestätigungen.
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Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von Tipalti, die eine effiziente Rechnungsverwaltung und nahtlose Interaktionen mit Anbietern ermöglicht.
Benutzer loben Tipalti für seinen schnellen und gewissenhaften Kundensupport, der ihre Gesamterfahrung und Effizienz verbessert.
Benutzer schätzen die Effizienz von Tipalti und genießen jeden Tag optimierte Prozesse und zeitsparende Funktionen.
Benutzer stehen vor erheblichen Zahlungsproblemen, einschließlich falscher Währungszahlungen und langsamer Rechnungsverarbeitungsverzögerungen.
Benutzer finden das Fehlen umfassender 1099-Funktionen und die begrenzten Berichtswerkzeuge schädlich für ihre Erfahrung.
Benutzer erleben Verzögerungen bei Geldüberweisungen und Rechnungsfreigaben, was zu Komplikationen und Unzufriedenheit bei den Lieferanten führt.
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Benutzer loben die Benutzerfreundlichkeit von Paylocity, die HR-Aufgaben rationalisiert und die Gesamteffizienz im Management verbessert.
Benutzer schätzen den hilfreichen Kundenservice von Paylocity, was ihre Erfahrung verbessert und die Zufriedenheit mit der Plattform sicherstellt.
Benutzer schätzen den ausgezeichneten Kundensupport von Paylocity, der ein reibungsloses und beruhigendes Benutzererlebnis gewährleistet.
Benutzer äußern Bedenken über schlechten Kundensupport, was zu verlängerten Problemlösungen und unzureichender Kommunikation bei Serviceanfragen führt.
Benutzer äußern Frustration über fehlende Funktionen, insbesondere die Entfernung von Workflows und das Fehlen von Unterstützung für wiederkehrende Zahlungen.
Benutzer finden die Lernkurve steil aufgrund der Komplexität des Dashboards und gelegentlicher Konfigurationsherausforderungen.
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Benutzer loben die Benutzerfreundlichkeit von Corpay Complete und genießen die benutzerfreundliche Oberfläche und den schnellen Registrierungsprozess.
Benutzer schätzen die Effizienz von Corpay Complete, die schnelle Zahlungen und nahtloses Finanzmanagement ermöglicht.
Benutzer schätzen den ausgezeichneten Kundensupport, der ihr Gesamterlebnis mit den Funktionen von Corpay Complete verbessert.
Benutzer haben Zahlungsprobleme mit E-Schecks, einschließlich Verwirrung über Bearbeitungszeiten und Einschränkungen bei internationalen Zahlungen.
Benutzer finden es herausfordernd, kleinere Anbieter zu verwalten, insbesondere mit zusätzlichen Informationsanforderungen und den Schwierigkeiten bei der Einrichtung von ACH.
Benutzer berichten von schlechtem Kundensupport bei Corpay Complete, erleben Frustration und ungelöste Probleme mit dem Service.
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Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von Payhawk, die das Verfolgen von Ausgaben und das Verwalten von Belegen erheblich vereinfacht.
Benutzer schätzen den schnellen und effektiven Kundensupport von Payhawk, was ihre Gesamterfahrung mit dem Produkt verbessert.
Benutzer lieben die einfache und intuitive Benutzeroberfläche von Payhawk, die das Ausgabenmanagement mühelos und effizient macht.
Benutzer äußern Frustration über fehlende Funktionen in Payhawk, die das globale Finanzmanagement behindern und die Spesenabrechnung komplizieren.
Benutzer bemerken begrenzte Anpassungsmöglichkeiten in Payhawk und wünschen sich mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Benutzerformularen und Ausgabenkategorien.
Benutzer erleben Genehmigungsprobleme mit Payhawk, die Störungen verursachen, die einen effektiven Arbeitsablauf und das Teammanagement behindern.
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Benutzer lieben die Benutzerfreundlichkeit von Laserfiche und finden es leistungsstark und unterstützend für alle Mitarbeiter.
Benutzer schätzen die Prozessautomatisierung in Laserfiche, die Effizienz durch optimierte Formulare und Workflows verbessert.
Benutzer schätzen die erweiterten Automatisierungsfunktionen von Laserfiche, die das Dokumentenmanagement rationalisieren und die Effizienz verbessern.
Benutzer bemerken eine steile Lernkurve bei Laserfiche, die Zeit erfordert, um das System für eine effektive Nutzung zu beherrschen.
Benutzer finden die Lernschwierigkeit erheblich aufgrund der Komplexität der Einrichtung und der zahlreichen Funktionen, die es zu beherrschen gilt.
Benutzer finden, dass die fehlenden PDF-Funktionen ihre Workflow-Effizienz einschränken und die Dokumentenverwaltungsaufgaben innerhalb von Laserfiche verkomplizieren.
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Benutzer loben die Benutzerfreundlichkeit von Yooz, was die Einrichtung und das Onboarding des Teams schnell und intuitiv macht.
Benutzer schätzen das intuitive Design von Yooz und loben seine Benutzerfreundlichkeit und effiziente Rechnungsverfolgung.
Benutzer heben Yooz's zeitsparende Automatisierung hervor, die die Rechnungsverarbeitung schnell und nahtlos mit minimaler manueller Eingabe macht.
Benutzer erleben technische Probleme mit Yooz, einschließlich Codefehlern und Zeitüberschreitungen, die die Funktionalität und den Support behindern.
Benutzer stehen vor Rechnungsproblemen mit begrenztem Zugriff auf historische Daten, frustrierenden Upload-Prozessen und ungenauer Datenerfassung.
Benutzer finden den Lieferantenverwaltungsprozess umständlich und benötigen Unterstützung für eine effiziente Nutzung und Navigation.
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Benutzer loben die Benutzerfreundlichkeit der Quadient Accounts Payable Automation und heben die benutzerfreundliche Oberfläche und die zuverlässige Leistung hervor.
Benutzer schätzen die effektive Automatisierung des gesamten AP-Prozesses, die Effizienz durch die Integration mit QuickBooks verbessert.
Benutzer loben den effizienten Rechnungsfreigabeprozess von Quadient Accounts Payable Automation, der die Produktivität steigert und Arbeitsabläufe optimiert.
Benutzer stehen vor erheblichen Herausforderungen mit schlechtem Kundensupport, erleben Verzögerungen und Schwierigkeiten, Hilfe zu erreichen, wenn sie benötigt wird.
Benutzer finden die begrenzten Optionen in Quadient Accounts Payable Automation einschränkend, was die Produktivität und Benutzererfahrung beeinträchtigt.
Benutzer äußern Frustration über Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung, was zu Problemen bei der Zahlung von Lieferanten und betrieblichen Ineffizienzen führt.
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Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von DualEntry, da sie von der intuitiven Benutzeroberfläche und nahtlosen Integration profitieren.
Benutzer lieben die benutzerfreundliche Oberfläche und nahtlose Integration von DualEntry, die die Genauigkeit und Effizienz bei finanziellen Aufgaben verbessert.
Benutzer schätzen die Effizienz von DualEntry, die den Arbeitsablauf und die Genauigkeit bei der Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung verbessert.
Benutzer heben die Notwendigkeit von mehr In-App-Anleitungen und Anpassungsoptionen hervor, um das DualEntry-Erlebnis zu verbessern.
Benutzer finden die fehlenden Funktionen von DualEntry, wie eine mobile App und Onboarding-Tools, frustrierend und einschränkend.
Benutzer äußern Bedenken über die begrenzten Anpassungsoptionen, die die Flexibilität für Teams mit einzigartigen Bedürfnissen einschränken.
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Benutzer finden Brex sehr benutzerfreundlich, mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und effektiven Finanzverwaltungstools.
Benutzer lieben das nahtlose Ausgaben-Tracking von Brex, was das Finanzmanagement mühelos und effizient macht.
Benutzer schätzen die schnelle Unterstützung von Brex, die rechtzeitige Hilfe bei Bedarf gewährleistet.
Benutzer haben Genehmigungsprobleme mit Brex, was zu Verwirrung und Schwierigkeiten bei Reisen mit der physischen Karte führt.
Benutzer finden die manuelle Eingabeanforderung frustrierend, insbesondere bei der Integration von Brex mit anderen Diensten wie QuickBooks.
Benutzer finden den Genehmigungsprozess langsam, was Zahlungen verzögert und Verwirrung mit ausstehenden Genehmigungen verursacht, was die Geschäftsabläufe beeinträchtigt.
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Benutzer schätzen die Benutzerfreundlichkeit von BILL Spend & Expense, verbessern den mobilen Zugriff und vereinfachen die Belegverwaltung.
Benutzer schätzen die Kontrolle und Überwachung der Ausgaben, die durch BILL Spend & Expense bereitgestellt werden, was Effizienz und Sicherheit verbessert.
Benutzer schätzen die Flexibilität von virtuellen Karten, die die Kontrolle und Sicherheit bei Unternehmensausgaben effektiv verbessern.
Benutzer stehen vor Integrationsproblemen mit BILL Spend & Expense, was die Nachverfolgung von Ausgaben erschwert und zusätzlichen manuellen Aufwand erfordert.
Benutzer stehen vor Genehmigungsproblemen bei der Selbstgenehmigung von Transaktionen und dem Mangel an Erinnerungen für Genehmiger, was die Kontrolle beeinträchtigt.
Benutzer finden schlechten Kundensupport frustrierend, mit langsamen Reaktionszeiten und schwieriger Kommunikation bei Problemen.
Mehr über Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfahren
Was ist AP-Automatisierungssoftware?
Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP), um große Mengen an Rechnungen und Finanztransaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten zu verwalten. AP-Automatisierungssoftware kann manuelle Arbeit reduzieren und menschliche Fehler vermeiden sowie die Effizienz und Genauigkeit der AP-Abteilung verbessern und bei anderen Buchhaltungsaktivitäten wie dem finanziellen Abschluss helfen. Die Funktionalität zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist in den meisten Buchhaltungssystemen enthalten, reicht jedoch nicht immer aus für Unternehmen, die mit Hunderten von Lieferanten Geschäfte machen und Tausende oder Zehntausende von Rechnungen und Zahlungen verarbeiten müssen.
AP-Automatisierungssoftware sollte nicht mit Abrechnungs- und Rechnungsverwaltungssystemen verwechselt werden – der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass sich die AP-Automatisierung ausschließlich auf Einkaufstransaktionen konzentriert, während Abrechnungs- und Rechnungssoftware sowohl Verkaufs- als auch Einkaufsrechnungen verwaltet.
Welche Arten von AP-Automatisierungssoftware gibt es?
AP-Automatisierungssoftware ist in der Regel auf zwei verschiedenen Plattformen verfügbar:
Eigenständige AP-Automatisierungssoftware
AP-Automatisierungssoftware wird in der Regel als eigenständiges Produkt geliefert, das mit anderer Software wie ERP- oder Buchhaltungslösungen integriert werden muss. Der Hauptvorteil dieser Art von Software besteht darin, dass sie sich ausschließlich auf die AP-Automatisierung konzentriert und die fortschrittlichsten Funktionen auf dem Markt für diesen Geschäftsbedarf bietet.
Procure-to-Pay-Suiten, die AP-Automatisierung beinhalten
Da die AP-Automatisierung direkt mit dem Einkauf zusammenhängt, haben einige Anbieter beschlossen, Procure-to-Pay-Suiten zu erstellen, die alle Beschaffungsbedürfnisse abdecken, einschließlich der AP-Verwaltung. Procure-to-Pay-Suiten bestehen in der Regel aus separaten Produkten oder Modulen, die in verschiedenen Kombinationen verwendet werden können. Käufer sollten sich bewusst sein, dass nicht alle Procure-to-Pay-Suiten die AP-Automatisierung als Standardmodul enthalten.
Was sind die häufigsten Funktionen von AP-Automatisierungssoftware?
Rechnungsverwaltung: Die Rechnungsverwaltung bezieht sich auf Einkaufsrechnungen (oder AP). Während diese Rechnungen mit ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware erstellt werden können, müssen sie zur Verarbeitung an eine AP-Automatisierungslösung übertragen werden. Der Import von Rechnungen umfasst die Datenübertragung, das Scannen mit optischer Zeichenerkennung (OCR) oder die Dokumentübertragung für Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF oder Text.
Lieferantenverwaltung: Die Lieferantenverwaltung für die AP-Automatisierung ist in der Regel auf die für Zahlungen erforderlichen Finanzinformationen beschränkt, wie z. B. die Bankverbindung des Lieferanten. Die genaue Pflege der finanziellen Informationen der Lieferanten hilft Unternehmen, Bankfehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Lieferanten ihre Zahlungen erhalten.
Abgleich von Bestellungen (PO): Der Abgleich von Bestellungen hilft Unternehmen sicherzustellen, dass Lieferanten ihnen die Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen, die sie erhalten haben. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem Unternehmen eine Bestellung aufgeben, und dem Rechnungsdatum können beide Parteien Änderungen vereinbaren, wie z. B. den Betrag, die Anzahl der Produkte oder die Zahlungsbedingungen der Rechnung.
Zahlungsverwaltung: Die Nachverfolgung von Zahlungen bezieht sich nicht auf die Zahlungsabwicklung, sondern auf die Fähigkeit, zu erkennen, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche Rechnungen fällig sind und wann, sowie auf Zahlungsfehler. Ähnlich wie beim Abgleich von Bestellungen müssen Zahlungen mit den Einkaufsrechnungen übereinstimmen, um Über- oder Unterzahlungen zu vermeiden.
Genehmigungen: Genehmigungs-Workflows ermöglichen es Managern zu entscheiden, welche Rechnungen wann bezahlt werden sollen, basierend auf mehreren Kriterien wie Rechnungsdatum und Priorität. Genehmigungen sind auch erforderlich, wenn Unternehmen entscheiden, dass jede Rechnung, die einen bestimmten Betrag überschreitet, nicht automatisch verarbeitet werden sollte.
Weitere Funktionen der Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung: Benchmarking, Lieferantenportal
Welches AP-Automatisierungssystem ist das beste für große Unternehmen?
- Sage Intacct: Eine cloudbasierte Finanzmanagementplattform, die fortschrittliche AP-Automatisierungsfunktionen bietet, einschließlich Echtzeit-Transparenz, Unterstützung für mehrere Einheiten und nahtlose ERP-Integrationen.
- Airbase: Eine einheitliche Ausgabenmanagementplattform, die AP-Automatisierung, Firmenkarten und Spesenmanagement kombiniert. Ideal für wachsende Unternehmen, die Echtzeitkontrolle und Buchhaltungsintegration benötigen.
- Coupa: Bietet einkaufsgeführte AP-Automatisierung mit KI-Einblicken, Lieferantenmanagement und Ausgabenoptimierung – gut geeignet für große, globale Unternehmen.
- Tipalti: Am besten für globale Massenzahlungen. Unterstützt Mehrwährungszahlungen, Steuerkonformität und Betrugserkennung – ideal für Unternehmen, die internationale Lieferanten verwalten.
- Stampli: Konzentriert sich auf schnelle, kollaborative Rechnungsverarbeitung. Bietet intelligente Rechnungserfassung, Genehmigungsrouting und Prüfpfade, was die Integration in bestehende ERPs erleichtert.
Was sind die Vorteile von AP-Automatisierungssoftware?
Es gibt viele Vorteile dieser Software, die nicht nur Aufgaben automatisiert, sondern auch Zeit und Geld spart.
Weniger menschliches Eingreifen: AP-Automatisierungssoftware kann unnötige manuelle Eingriffe eliminieren, die die Prozesse und Effizienzen eines AP-Teams verlangsamen können. Bei der Verwendung manueller AP-Workflows und -Verfahren, von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung, gibt es zu viele Schritte, die menschliches Eingreifen erfordern. Jeder dieser manuellen Schritte kann den Prozess der Rechnungszahlung, der korrekten Genehmigung und letztendlich der endgültigen Zahlung verlängern. AP-Automatisierungssoftware kann helfen, die meisten dieser manuellen Schritte zu eliminieren, sodass AP-Teams mehr tun können, als nur Rechnungen zu verfolgen und zu bezahlen.
Genauigkeit: Genauigkeit in der AP wird durch den Abgleich von Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen erreicht. Dies hilft Unternehmen sicherzustellen, dass sie nur für das bezahlen, was sie gekauft haben, und dass es keine Verarbeitungsfehler gibt, die ihre Rentabilität beeinträchtigen könnten.
Return on Investment (ROI): Der ROI kann für AP-Automatisierungssoftware relativ schnell erreicht werden. Diese Art von Software ist nicht sehr teuer, und die meisten Produkte sind in der Cloud, was die Implementierung erleichtert. AP-Automatisierung bringt sofortige Vorteile, wie Kosteneinsparungen und erhöhte Produktivität.
Skalierbarkeit: Die Skalierbarkeit der Kreditorenoperationen kann eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen darstellen, deren Aktivitäten zeitlich schwanken. Beispielsweise kann ein Geschäftshöhepunkt die Verarbeitung von Tausenden von Rechnungen wöchentlich oder monatlich erfordern, während langsame Perioden nur Dutzende von Rechnungen generieren. AP-Automatisierung kann diesem Unternehmenstyp helfen, die Operationen zu skalieren, ohne in zusätzliches Personal für Spitzenzeiten zu investieren oder während der langsamen Perioden überbesetzt zu sein.
Wer nutzt AP-Automatisierungssoftware?
Buchhaltungsabteilungen: Buchhalter müssen AP-Informationen mit den anderen Finanzdaten des Unternehmens konsolidieren. Wenn die AP-Automatisierung separat bereitgestellt wird, müssen die von ihr verwalteten Daten an ein Buchhaltungs- oder ERP-System für die unten genannten Teams übertragen werden. AP-Automatisierungssoftware sollte daher Buchhaltern ermöglichen, Daten zu exportieren und zu importieren. Da Fehler unvermeidlich sind, müssen Buchhalter auch in der Lage sein, Transaktionsdetails zu finden, die die Quelle von Ungenauigkeiten sein könnten, wie z. B. Rechnungsdatum, Betrag oder Zahlungsbedingungen.
Einkaufsteams: Einkaufsspezialisten können von der Nutzung von AP-Automatisierungssoftware profitieren, um Bestellungen und Verbindlichkeiten abzugleichen. Durch die genaue Bezahlung der Lieferanten können Unternehmen eine gute Geschäftsbeziehung aufrechterhalten und in Zukunft auf sie zählen. Lieferanten können gute Zahler auch belohnen, indem sie ihnen spezielle Rabatte und andere Anreize (z. B. kostenlosen Versand, hohe Priorität bei Lieferungen) anbieten.
Verkäufer und Lieferanten: Lieferanten nutzen Online-Portale innerhalb der Software, wo sie Rechnungen und Informationen für Zahlungen einreichen und mit Kunden kommunizieren können. Sie können auch den Status der Rechnungen und Zahlungen für die von ihnen gelieferten Produkte oder Dienstleistungen verfolgen.
Manager und Führungskräfte: Das obere Management kann AP-Verarbeitungsaktivitäten überwachen und Arbeitskräfte auf die Verbesserung des Working Capital Managements und der Leistungsoptimierung umleiten. Sie können weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern und der Pflege von Lieferantenbeziehungen verbringen und mehr Zeit darauf verwenden, ihre Bemühungen auf strategischere und wertschöpfende Projekte zu konzentrieren.
Software im Zusammenhang mit AP-Automatisierungssoftware
Buchhaltungssoftware: Buchhaltungssoftware verwaltet alle Finanztransaktionen eines Unternehmens, einschließlich AP. Während Standard-Buchhaltungssoftware grundlegende AP-Funktionalität umfasst, sind fortschrittliche Funktionen für die AP-Automatisierung normalerweise nicht abgedeckt.
ERP-Systeme: ERP-Systeme verwalten die meisten Geschäftsoperationen, die direkt (Einkauf) oder indirekt (Verkauf, Bestandsverwaltung und Zahlungen) mit AP zusammenhängen.
Einkauf: Einkaufssoftware verwaltet Beschaffungsaktivitäten, von der Beschaffung bis zur Bestellverwaltung und dem Empfang der von Lieferanten gelieferten Waren. Die Beschaffung kann auch den Erwerb von Dienstleistungen von externen Beratern, Maklern und anderen Anbietern von professionellen Dienstleistungen umfassen.
Treasury-Management: Treasury-Management verwaltet die Liquidität eines Unternehmens, die direkt mit seiner Fähigkeit verbunden ist, Lieferanten zu bezahlen. Wenn Unternehmen nicht genug Geld haben, um Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen, können sie bestraft werden oder sogar Beziehungen zu Lieferanten verlieren, die für ihr Geschäft entscheidend sind.
Abrechnung: Unternehmen nutzen Abrechnungssoftware, um Rechnungen an Kunden zu erstellen und zu senden, um die Zahlung für die von ihnen gelieferten Produkte und Dienstleistungen anzufordern. Durch die Nutzung dieser Art von Software können Unternehmen die Zeit und den Aufwand, die für die Verwaltung von Rechnungen erforderlich sind, reduzieren und die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse verbessern.
Rechnungsverwaltung: Rechnungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen, Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Wenn Unternehmen oder Buchhaltungsabteilungen Rechnungen erhalten, durchlaufen diese Rechnungen in der Regel einen Genehmigungsprozess, nach dem ihre Informationen mit Verkäufen und Bestellungen sowie Zahlungen abgeglichen werden. Rechnungsverwaltungssoftware rationalisiert diesen Workflow, indem sie Rechnungen scannt, Daten in das System liest und zieht und Zahlungen elektronisch überträgt.
Welche AP-Automatisierungssoftware ist die beste für kleine Unternehmen?
- BILL AP/AR: Bietet eine flexible, cloudbasierte Plattform zur Automatisierung von Workflows für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die kleinen Unternehmen hilft, Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen mit eingebauter Betrugserkennung und Prüfpfaden zu rationalisieren.
- Ramp: Kombiniert Rechnungszahlung, Spesenverfolgung und Firmenkartenmanagement in einer einzigen Plattform, automatisiert AP-Aufgaben und bietet Echtzeit-Transparenz und Budgetkontrolle – ideal für schlanke Finanzteams.
- Melio: Maßgeschneidert für kleine Unternehmen, ermöglicht Melio nahtlose Rechnungszahlungen per Banküberweisung oder Karte, selbst wenn Lieferanten nur Schecks akzeptieren, was es zu einer einfachen und erschwinglichen AP-Automatisierungslösung macht.
Herausforderungen mit AP-Automatisierungssoftware
Die Automatisierung der AP kann Unternehmen Zeit und Geld sparen, wenn sie richtig implementiert und eingeführt wird, aber alle Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Integration: Die Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen ist entscheidend, da die meisten AP-Automatisierungslösungen eigenständig sind und keine Buchhaltungsfunktionen bieten. Da die meisten eigenständigen AP-Automatisierungslösungen in der Cloud bereitgestellt werden, ist die Integration mit anderer Software einfacher. Die meisten Anbieter bieten auch APIs oder Partnerschaften mit ERP- oder Buchhaltungsanbietern an, um die Integration zu verbessern. Dies bedeutet jedoch nicht, dass AP-Automatisierung leicht mit jeder Art von Software integriert werden kann. Die Integration mit On-Premises-Software kann immer noch eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen, die veraltete Systeme auf Basis veralteter Technologie und alter Programmiersprachen wie COBOL verwenden.
Lernkurve: Alle neue Software kommt mit einer Lernkurve, aber einige sind komplexer als andere. Wenn einige AP-Automatisierungsfunktionen zu kompliziert oder umständlich sind, könnte die Automatisierung dem Unternehmen mehr Geld kosten, als sie spart. Oftmals wird eine Plattform automatische Updates bereitstellen, die neue Funktionen oder Updates enthalten können, die erfordern, dass Mitarbeiter lernen, wie man die Software erneut verwendet.
Wie kauft man AP-Automatisierungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für AP-Automatisierungssoftware
Bei der Auswahl von AP-Automatisierungssoftware ist es wichtig, zunächst zu prüfen, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, wenn es um AP-Automatisierungssoftwareprodukte geht, einschließlich solcher, die für die Geschäftsbedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleichen Sie AP-Automatisierungssoftwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Je nach Branche möchte der Käufer möglicherweise zunächst eine Longlist von Software erstellen, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen in der jeweiligen Branche zu helfen. Beispielsweise gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel, Hersteller, Restaurants usw. sowie für viele andere Arten von kommerziellen Organisationen entwickelt wurden.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer diese Liste basierend auf dem Budget verkleinern. AP-Automatisierungssoftware ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Anwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies ist der Fall, weil die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für das Geschäft möchte, sollte es bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind, zum Beispiel könnte man fragen, wie Bildaufnahmefunktionen funktionieren, wie man Berichte erstellt oder wie man Lieferantenrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen abgleicht.
Auswahl der AP-Automatisierungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Es ist wichtig, dass die Buchhalter oder Mitglieder des AP-Teams, die diese Software verwenden werden, in den Auswahlprozess einbezogen werden. Der Buchhalter könnte eine Anwendung bevorzugen, die mit den von ihm derzeit verwendeten kompatibel ist. Jedes Unternehmen ist anders und der Buchhalter ist wahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung darüber abzugeben, welche die beste Wahl für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens ist. Der Buchhalter könnte sogar in der Lage sein, dem Unternehmen bei der Installation und Einrichtung der ausgewählten Software zu helfen.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um einen ROI zu sehen, können Käufer nicht nach ein paar Monaten ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Die Verhandlung eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien vollständig darüber einig sind, was sie voneinander erwarten können.
Wenn das Unternehmen über den Cashflow verfügt, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Andere Male kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung der AP-Automatisierung Software oder der Integration mit einem anderen System benötigen. In der Regel wird das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es günstiger tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten verhandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und die Lösung auszuwählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Wenn möglich, sollten Käufer ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit mehr Vertrauen kaufen. Wenn das Tool als ineffizient oder nicht wie erwartet funktionierend empfunden wird, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
Trends in der AP-Automatisierungssoftware
Künstliche Intelligenz (KI)
KI hat das Potenzial, große Mengen an AP-Transaktionen zu analysieren, um versteckte Fehler oder Trends zu erkennen. KI kann auch verwendet werden, um potenzielle Probleme bei zukünftigen Einkäufen zu identifizieren, wie z. B. verspätete Zahlungen. Diese Art von Technologie kann auch verwendet werden, um Bots zu erstellen, die Mitarbeitern und Lieferanten helfen können. Während KI noch in den Kinderschuhen steckt, wird sie bereits verwendet, um die Genauigkeit zu verbessern und die Zeit zu reduzieren, die benötigt wird, um große Mengen an Transaktionen zu verarbeiten.
Cloud-basierte Lösungen
Cloud-basierte AP-Automatisierungsplattformen werden immer beliebter, da sie Vorteile gegenüber On-Premises-Optionen bieten. Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme, wie ein ERP, kann einfacher sein, was es ermöglicht, Produkt-Upgrades und neue Funktionen regelmäßig an Kunden zu veröffentlichen. Außerdem können Unternehmen mit einer vorgefertigten oder maßgeschneiderten AP-Automatisierungsplattform schneller in Betrieb gehen, was den ROI verbessert.
