En savoir plus sur Logiciel de gestion des processus métier
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus métier (BPM) est la pratique consistant à rationaliser et à améliorer les activités commerciales pour exécuter plus efficacement des actions commerciales spécifiques. Souvent, ces actions commerciales nécessitent une collaboration inter-équipes et se composent de nombreuses parties mobiles, qu'il s'agisse de systèmes logiciels ou d'interventions humaines. Il existe de nombreux produits logiciels BPM qui peuvent aider les entreprises à atteindre l'objectif ultime de l'automatisation transparente des flux de travail. Les outils BPM offrent souvent des fonctionnalités de modélisation, d'exécution et d'analyse des processus pour aider les gestionnaires d'entreprise à s'assurer que les processus qu'ils doivent réaliser fonctionnent de manière efficace et efficiente. Les possibilités sont vastes et variées : ce logiciel peut être utilisé pour une multitude de cas d'utilisation différents, tels que la facturation, le marketing et la comptabilité.
Avec les solutions d'automatisation des processus métier, les entreprises peuvent améliorer et accroître la collaboration et être sur la voie de l'automatisation. Grâce à des cartographies détaillées des processus et des outils de gestion des flux de travail, les professionnels peuvent obtenir une vue d'ensemble de leurs opérations commerciales et ainsi avoir une compréhension claire de la manière dont ils peuvent les optimiser.
Quels types de logiciels de gestion des processus métier (BPM) existent ?
Il existe quelques types et cas d'utilisation différents de logiciels BPM, mais chacun aide une organisation à rationaliser les flux de travail. Bien que tous ces outils capturent les processus métier et donnent aux utilisateurs la possibilité de les automatiser, ils diffèrent en termes de capacité des utilisateurs à créer des applications autonomes sur ces processus.
Logiciel BPM standard
Avec le logiciel BPM standard, les utilisateurs ont un contrôle total sur leurs processus métier, leur fournissant des outils pour surveiller la performance d'exécution et analyser leurs objectifs actuels, flux de travail, et plus encore. Il convient de noter que les solutions BPM n'existent pas isolément de la pile logicielle plus large d'une entreprise. Au contraire, il est essentiel qu'elles s'intègrent à divers autres outils, tels que les logiciels CRM et les logiciels ERP. Avec une intégration appropriée, les utilisateurs peuvent mieux comprendre les nombreux processus de l'entreprise afin de les optimiser ou de les automatiser.
Automatisation des processus numériques (DPA)
La DPA est un sous-ensemble du BPM et se réfère à ces produits qui incluent toutes les fonctionnalités de base du logiciel BPM, mais permettent également aux utilisateurs de créer des applications autonomes sur les processus métier. Par exemple, une entreprise de vente au détail peut utiliser l'automatisation des processus numériques pour analyser comment les représentants commerciaux vendent leurs produits dans diverses régions, comme la manière dont ils saisissent les données de pipeline dans des feuilles de calcul, envoient des e-mails aux prospects, et plus encore. Ensuite, un administrateur peut créer une application que les commerciaux peuvent utiliser pour rationaliser et automatiser ce processus, les aidant à devenir plus efficaces.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des processus métier (BPM) ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels BPM qui peuvent aider les entreprises à définir, automatiser et rendre compte des processus destinés à optimiser les entreprises pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Surveillance des processus en temps réel : Suivre les nombreux processus qu'une entreprise a peut être difficile, surtout lorsqu'il s'agit de le faire en temps réel à travers divers systèmes. Avec un logiciel BPM correctement déployé, les utilisateurs peuvent surveiller ces processus en temps réel. Cela offre l'avantage de pouvoir tester rigoureusement les variations et les changements apportés à ces processus. Par exemple, une entreprise peut tester l'effet de l'acheminement de tous ses cas de support vers un individu ou un système particulier. Si cela ne fonctionne pas bien, ils peuvent itérer et tester différentes options, tout en gardant un œil attentif sur leur fonctionnalité de surveillance BPM pour obtenir des informations.
Automatisation des documents : Les formulaires et documents sont omniprésents dans les entreprises, tels que les documents d'intégration pour les nouveaux employés, les contrats pour les clients ou les fournisseurs, et les enquêtes. Saisir et analyser manuellement les données de ces sources peut être chronophage et fastidieux. Le logiciel BPM peut aider à automatiser ce processus, que ce soit en partie ou en totalité. Par exemple, on peut utiliser le BPM pour automatiser la saisie des données des documents personnels des nouveaux employés dans le logiciel RH de base de l'entreprise.
Les outils BPM diffèrent en ce qui concerne le niveau d'intelligence, ou de compréhension du langage naturel, qu'ils intègrent. Ainsi, bien que la plupart des solutions disposent de la reconnaissance optique de caractères (OCR) intégrée, certaines offrent également la capacité de comprendre les documents. Cela leur permettrait de "lire" les documents et, par exemple, de résumer le texte qu'ils contiennent ou de reconnaître des termes clés afin de les saisir dans d'autres documents ou systèmes.
Automatisation des processus : L'automatisation des processus et des flux de travail ne se fait pas du jour au lendemain. Le logiciel BPM offre des fonctionnalités pour faciliter cette automatisation grâce à la conception et à l'exécution des processus. En d'autres termes, les utilisateurs peuvent utiliser ce logiciel non seulement pour documenter les processus, mais aussi pour les créer ex nihilo et les automatiser, souvent via une interface de glisser-déposer.
En ce qui concerne la manière dont cela est facilité, de nombreux produits BPM disposent d'une bibliothèque dans laquelle conserver les flux de travail précédemment utilisés ou conçus pour une utilisation future. De plus, certains outils fournissent des modèles pour des cas d'utilisation courants, tels que les comptes fournisseurs, l'intégration des employés et les achats. Les utilisateurs peuvent adopter et adapter ces modèles à leurs besoins et cas d'utilisation particuliers.
Autres fonctionnalités des logiciels de gestion des processus métier : Génération de documents, Finance, Développement d'applications à faible code, Développement d'applications sans code, Analyse des processus
Sujets spécifiques : Ressources humaines
Quels sont les avantages des logiciels de gestion des processus métier (BPM) ?
Les entreprises achètent des logiciels BPM parce qu'elles ont besoin de résoudre un objectif opérationnel de manière rationalisée et efficace. Le logiciel BPM permet aux utilisateurs de créer facilement des flux de travail uniques, d'évaluer les étapes nécessaires pour atteindre l'objectif et d'intégrer toutes les différentes solutions impliquées dans le processus. Les actions à réaliser sont généralement chronophages et complexes, donc trouver un moyen d'automatiser ces processus métier peut être très bénéfique pour toute entreprise. De plus, les solutions BPM peuvent fournir des informations sur l'efficacité des processus. Les outils BPM peuvent aider à identifier les goulots d'étranglement et les étapes de processus inutiles, et ils aident même à responsabiliser les employés pour leurs actions.
Efficacité accrue : L'utilisation de solutions BPM garantit que les tâches sont effectuées de la manière la plus efficace possible. Les processus sont configurés de manière optimale pour que les entreprises ne gaspillent pas de ressources et que les employés ne perdent pas de temps, que les étapes ne soient pas sautées et que toutes les actions soient effectuées comme elles le devraient ; par conséquent, toutes les tâches sont effectuées à leur maximum.
Productivité améliorée : Si les entreprises tirent correctement parti des outils BPM, cela signifie qu'elles économisent le temps de leurs employés grâce à l'automatisation. En rationalisant et en automatisant les tâches fastidieuses, les travailleurs ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches critiques pour l'entreprise au lieu de travailler sur celles qui prennent du temps.
Collaboration améliorée : Les entreprises peuvent facilement se retrouver cloisonnées, avec des unités commerciales travaillant seules, concentrées sur leurs propres objectifs et métriques. Bien qu'elles s'efforcent toutes d'améliorer l'entreprise dans son ensemble, la collaboration entre les départements peut être difficile. Un avantage clé des logiciels BPM est de fournir une vue d'ensemble de tous les processus d'une entreprise, à travers ses départements. Avec une source unique de vérité en place, les conversations inter-départementales deviennent plus faciles et plus fructueuses.
Qui utilise les logiciels de gestion des processus métier (BPM) ?
Traditionnellement, les outils BPM sont utilisés par les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises. Les grandes entreprises ont tendance à avoir des départements plus cloisonnés, et lorsque les actions commerciales doivent être intégrées pour être efficaces, le logiciel BPM est une solution facile. Il est beaucoup plus rare que les petites entreprises aient besoin d'un outil dédié à la gestion des flux de travail.
Au sein des entreprises, les outils BPM sont fréquemment utilisés par les administrateurs des opérations et les administrateurs informatiques mais peuvent s'étendre à n'importe quel département qui a besoin d'automatiser les processus métier. Certaines entreprises peuvent avoir des analystes commerciaux ou des directeurs de processus dédiés qui s'assurent que les processus internes sont aussi rationalisés que possible. Voici quelques exemples spécifiques à un département :
Ventes : Le logiciel BPM peut aider à automatiser les actions effectuées par une équipe de vente, en particulier en ce qui concerne la création et l'approbation des contrats. De nombreux outils BPM offrent des fonctionnalités de gestion des documents spécifiquement conçues pour la création de contrats. Une fois qu'un représentant commercial a convaincu un prospect d'acheter, l'étape suivante du flux de travail est d'envoyer un contrat. En fonction des spécifications particulières de l'accord, un contrat peut être créé à l'aide des outils BPM.
Chaîne d'approvisionnement : Une fois qu'un accord est finalisé, l'étape suivante d'un flux de travail peut être d'expédier les marchandises achetées. Si un document est signé, le logiciel BPM peut aider à passer la commande exacte achetée par le client. C'est là que l'outil passe de travailler avec le CRM d'une entreprise à travailler avec leur logiciel de chaîne d'approvisionnement. La commande est automatiquement saisie dans le système ERP de l'entreprise et les marchandises sont fabriquées et expédiées.
Comptabilité : Maintenant que les marchandises sont expédiées et reçues, le département comptabilité doit noter l'échange exact de marchandises (c'est-à-dire combien a été expédié, combien ont-ils payé pour cela, etc.). Ces informations peuvent être saisies dans un système comptable à l'aide du logiciel BPM.
Quelles sont les alternatives aux logiciels de gestion des processus métier (BPM) ?
Les alternatives aux logiciels BPM peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de gestion des flux de travail : Les entreprises doivent avoir une idée claire de ce qu'elles essaient d'accomplir pour déterminer le type de logiciel qu'elles recherchent. Ainsi, si une entreprise recherche une solution plus légère pour faciliter le flux de travail, le logiciel de gestion des flux de travail pourrait être le meilleur choix. Ce logiciel aide à définir et à gérer les séquences d'activités et de tâches commerciales et est plus bénéfique pour les petites et moyennes entreprises avec un niveau de complexité faible à moyen de leurs opérations.
Logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA) : Si une entreprise cherche à automatiser des tâches routinières, la RPA pourrait être une bonne option. La RPA fournit des robots qui imitent les clics et d'autres activités sur l'écran de l'ordinateur et facilite l'automatisation d'une multitude de tâches, telles que la facturation et l'intégration des employés. Ces agents virtuels effectuent des actions suivant ces flux de travail avec ou sans supervision ou intervention humaine.
Logiciel de développement rapide d'applications (RAD) : Les entreprises doivent comprendre qu'elles peuvent poursuivre différentes voies pour atteindre l'automatisation. Au lieu du BPM ou en plus de celui-ci, les utilisateurs devraient enquêter sur le logiciel RAD, tel que la forme de plateformes de développement à faible code et sans code. Avec ce logiciel, les entreprises peuvent développer des logiciels rapidement avec un minimum de codage, réduisant ainsi le besoin d'une expérience de codage étendue. Certains de ces outils sont spécialement conçus pour l'automatisation des processus.
Logiciels liés à la gestion des processus métier (BPM)
Les solutions suivantes peuvent être utilisées en conjonction avec les outils BPM pour créer une automatisation des processus métier de bout en bout et faire progresser davantage la transformation numérique :
Logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA) : Le logiciel RPA est en quelque sorte une avancée de l'automatisation née du BPM. Le logiciel RPA permet aux entreprises de créer et de former des robots pour effectuer des tâches fastidieuses. En fournissant à la fois une automatisation supervisée et non supervisée, le logiciel RPA aide à faire passer le BPM à un niveau supérieur, en termes d'automatisation transparente des flux de travail et d'exécution des processus. Les outils RPA peuvent être utilisés côte à côte ou à la place des solutions BPM.
Logiciel de fouille de processus : Alors que les outils BPM aident à mettre en place des flux de travail et de l'automatisation, le logiciel de fouille de processus aide à surveiller l'automatisation et à s'assurer que les processus sont correctement exécutés. Le logiciel de fouille de processus aide à trouver où les processus échouent, quelles étapes sont sautées et à quel point les processus sont efficaces par rapport à l'objectif commercial global. Ces outils peuvent surveiller les journaux d'événements pour s'assurer que les employés suivent toutes les étapes nécessaires ou s'ils sautent certaines tâches. Avec l'aide de l'apprentissage automatique, le logiciel de fouille de processus peut souvent informer les analystes commerciaux des étapes inutiles qui peuvent rationaliser les processus métier.
Défis avec les logiciels de gestion des processus métier (BPM)
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis. Surtout en ce qui concerne les solutions BPM, qui s'intègrent et se connectent aux systèmes de l'organisation, il est important de prêter attention aux problèmes de base suivants :
Retour sur investissement (ROI) : Le plus grand problème avec le logiciel BPM est de comprendre le ROI. Il est difficile de mesurer le niveau exact de productivité et d'efficacité gagné grâce aux outils BPM, ce qui peut rendre difficile l'adoption et l'adhésion internes.
Intégration : L'intégration est une autre préoccupation, surtout avec la fréquence rapide à laquelle les entreprises ajoutent de nouvelles solutions logicielles. Cependant, avec les produits SaaS devenant la norme, la facilité d'intégration de produits logiciels disparates à travers les départements devient plus facile. Si une entreprise utilise des solutions héritées sur site, il peut être difficile et coûteux de faire fonctionner les processus théoriques de manière transparente en pratique.
Quelles entreprises devraient acheter des logiciels de gestion des processus métier (BPM) ?
La mise en œuvre de l'intelligence artificielle (IA) peut avoir un impact positif sur les entreprises dans une multitude de secteurs différents. Voici quelques exemples :
Services financiers : Au sein des institutions financières, telles que les banques, les sociétés de courtage et les coopératives de crédit, il est courant d'utiliser une multitude de systèmes différents. Ils peuvent bénéficier d'un outil BPM qui peut les aider à mieux comprendre leurs processus métier et l'utilisation de ces divers systèmes à travers l'entreprise. En tant qu'industrie fortement réglementée, le BPM peut être particulièrement bénéfique, car il peut aider à auditer les processus de l'entreprise.
Santé : Pour de nombreuses organisations liées à la santé, le logiciel peut aider avec des processus tels que la saisie de données relatives aux nouveaux patients et le traitement des demandes d'assurance. Cela aide à analyser l'efficacité des processus actuels et à les améliorer. Grâce à l'automatisation et à la rationalisation des processus, les entreprises de santé peuvent réduire les risques et les coûts, et rendre leur facturation et leurs recouvrements plus intelligents.
Gouvernement : On dit souvent que les organisations gouvernementales sont inefficaces. Ce stéréotype est attribué au fait que ces organisations pourraient utiliser une technologie héritée, ainsi que des outils disparates à travers les départements. Les effets de cette inefficacité ne sont pas négligeables. Avec le logiciel BPM, les organisations gouvernementales peuvent rationaliser et automatiser leurs flux de travail.
Tendances des logiciels de gestion des processus métier (BPM)
La transformation numérique s'infiltre dans tous les types de logiciels, et le BPM ne fait pas exception. L'IA et l'analyse prédictive sont deux des tendances les plus puissantes dans le domaine du BPM aujourd'hui.
Apprentissage automatique
En intégrant des fonctionnalités d'apprentissage automatique dans les outils BPM, ces solutions peuvent devenir plus adaptatives et prédictives. Si une solution BPM peut apprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et apporter des changements de manière autonome qui profitent à l'entreprise, alors elle fait gagner du temps, des efforts et de l'argent à l'entreprise. Cependant, bien que les produits BPM véritablement intelligents soient encore à des années-lumière, la logique est là et pourrait avoir un impact massif sur l'industrie.
Analytique
L'analytique est une tendance beaucoup plus immédiate pour les outils BPM. Être capable de surveiller et de visualiser les données qui entrent dans chaque processus est essentiel pour les entreprises. Cela donne aux utilisateurs commerciaux une compréhension exacte de l'efficacité et de l'efficience de chaque processus métier et permet aux équipes de s'ajuster en conséquence.
Comment acheter un logiciel de gestion des processus métier (BPM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels de gestion des processus métier (BPM)
Lorsqu'une entreprise cherche à déployer une solution BPM, il est important de commencer par le début. En d'autres termes, une entreprise devrait commencer par effectuer un aperçu des processus métier. Si une entreprise débute et cherche à acheter son premier logiciel BPM, ou quel que soit l'endroit où elle se trouve dans son processus d'achat, g2.com peut aider à sélectionner la meilleure option.
Prendre une vue d'ensemble des systèmes et processus commerciaux aidera les entreprises à identifier les points de douleur. Cela les aidera à déterminer quel logiciel acheter (par exemple, s'il peut gérer efficacement les processus de l'entreprise) et à développer des critères d'achat. Une liste de contrôle soigneusement créée peut aider à déterminer les fonctionnalités nécessaires et souhaitables, telles que les fonctionnalités, le budget, les intégrations, le nombre d'utilisateurs, les exigences de sécurité, les solutions cloud ou sur site, et plus encore.
Une demande d'information (RFI) peut être utile, surtout si le déploiement est de grande envergure et d'une portée importante. En produisant cela, une entreprise peut être bien placée pour recueillir des informations auprès des vendeurs. Selon l'ampleur du déploiement, il peut être utile de produire une RFI, une liste d'une page avec quelques points décrivant ce qui est nécessaire d'un logiciel BPM.
Comparer les produits de gestion des processus métier (BPM)
Créer une liste longue
L'évaluation des fournisseurs devrait commencer par une liste longue, ce qui aidera à déterminer si une solution donnée est adaptée ou non. Les acheteurs devraient créer une liste large d'outils qui s'alignent sur leurs objectifs commerciaux. Pour qu'il y ait un terrain de jeu équitable, il est important de poser le même ensemble de questions à chaque vendeur.
Créer une liste courte
Ensuite, un tri devrait avoir lieu. Grâce à des questions ciblées, des démonstrations et des essais, on peut passer d'une liste longue à une liste courte. Bien que cela diffère pour chaque entreprise et cas d'utilisation, trois à cinq produits sont généralement un bon nombre. Avec cette liste en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les fonctionnalités et les prix des différentes solutions.
Effectuer des démonstrations
Pour s'assurer que la comparaison est approfondie, l'utilisateur devrait démontrer chaque solution de la liste courte avec le même cas d'utilisation et les mêmes ensembles de données. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque fournisseur se compare à la concurrence.
Sélection du logiciel de gestion des processus métier (BPM)
Choisir une équipe de sélection
Avant de commencer, il est crucial de créer une équipe gagnante qui travaillera ensemble tout au long du processus, de l'identification des points de douleur à la mise en œuvre. L'équipe de sélection du logiciel devrait être composée de membres de l'organisation qui ont le bon intérêt, les compétences et le temps pour participer à ce processus. Un bon point de départ est de viser trois à cinq personnes qui occupent des rôles tels que le principal décideur, le chef de projet, le propriétaire du processus, le propriétaire du système ou l'expert en la matière du personnel, ainsi qu'un responsable technique, un administrateur informatique ou un administrateur de la sécurité. Dans les petites entreprises, l'équipe de sélection des fournisseurs peut être plus petite, avec moins de participants multitâches et assumant plus de responsabilités.
Négociation
Ce n'est pas parce que quelque chose est écrit sur la page de tarification d'une entreprise que cela signifie que c'est fixe (bien que certaines entreprises ne bougeront pas). Il est impératif d'ouvrir une conversation concernant les prix et les licences. Par exemple, le fournisseur peut être disposé à accorder une réduction pour les contrats pluriannuels ou pour recommander le produit à d'autres.
Décision finale
Après cette étape, et avant de s'engager pleinement, il est recommandé de lancer un essai ou un programme pilote pour tester l'adoption avec un petit échantillon d'utilisateurs. Si l'outil est bien utilisé et bien reçu, l'acheteur peut être confiant que la sélection était correcte. Sinon, il pourrait être temps de revenir à la planche à dessin.