El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), también llamado captura de documentos, es la tecnología que se utiliza para convertir la mayoría de los tipos de imágenes que contienen texto escrito en datos de texto legibles por máquina. Una vez que los documentos escaneados pasan por el procesamiento OCR, el texto puede ser editado usando procesadores de texto. El software OCR abarca una amplia gama de casos de uso debido a su funcionalidad básica. Estas herramientas pueden ser utilizadas por prácticamente cualquier equipo dentro de una organización, especialmente los equipos de contabilidad, recursos humanos y entrada de datos para obtener información importante de grandes cantidades de archivos tanto en papel como digitales. El mejor software OCR puede reducir en gran medida el tiempo dedicado a la entrada manual, minimizar errores críticos y mejorar los esfuerzos de detección de fraude. Ciertas herramientas en esta categoría también pueden hacer que los documentos sean buscables y estén organizados de manera ordenada para su acceso posterior por las personas necesarias dentro de la organización.
El software OCR tradicional tiene una funcionalidad limitada pero fundamentalmente poderosa. Recientemente, una versión mejorada de la tecnología OCR, llamada software de procesamiento inteligente de documentos (IDP), ha evolucionado a partir de las limitaciones del OCR. La categoría OCR de G2 contiene ambos tipos de productos: software OCR puro y software IDP. El software OCR puro tiene toda la funcionalidad y casos de uso mencionados anteriormente. El software IDP también tiene toda la funcionalidad del software OCR, sin embargo, también utiliza tecnología avanzada como software de aprendizaje automático, software de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y software de reconocimiento de imágenes para escanear documentos de manera inteligente y mejorar continuamente en función de patrones y comportamiento del usuario. Estos productos también difieren del software OCR puro ya que solo se preocupan por el escaneo simple de un documento, no por el análisis de la información del mismo. Debido a que el texto extraído usando esta tecnología tiene significado, estos datos pueden ser utilizados para procesos posteriores. Por lo tanto, el software IDP puede integrarse con varias aplicaciones, sistemas y otras plataformas de automatización.
El software OCR a menudo se considera una tecnología oculta porque se utiliza en muchos otros productos de software cuyo propósito principal es algo diferente al procesamiento de documentos. Muchas opciones de software, como software CRM, sistemas ERP, software de contabilidad y software de gestión de contenido empresarial (ECM) utilizan la tecnología OCR para aumentar la eficiencia.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), un producto debe:
Procesar imágenes digitales y/o escaneos de varios tipos de documentos
Identificar y extraer datos relevantes dentro de documentos escaneados y convertirlos en texto legible por máquina que pueda ser buscado y editado
Ayudar con la clasificación y ordenación de archivos de documentos capturados
